<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1029501197232858&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Lyyti Blogi > Vieraskynä: Avulias Lyyti virta-avaimena Garage-party tapahtumassa

Vieraskynä: Avulias Lyyti virta-avaimena Garage-party tapahtumassa

Voisikohan syntymäpäiväjuhliin edellyttää sisääntulossa lipun tai muun tunnisteen näyttämistä? Tämä askarrutti tapahtuman projektiryhmää, eli huoltotiimiä Garage-party tapahtumaa suunniteltaessa.

DSCF2476-421049-edited.jpg

Miksi lippujentarkastus?

Silloin kun juhlaan kutsutaan satoja ihmisiä, niin ainoa henkilö joka tuntee kaikki vieraat, on juhlittava itse. Tämä oli tilanne myös tässä juhlassa. Projektiryhmää huoletti myös, miten havaita ja hallita näyttävän sisääntulon houkuttelemat ulkopuoliset kuokkavieraat ihan vaan kaikkien turvallisuudenkin vuoksi. Ja toki olisi kiitosviestinnän kohdistamisen kannalta erinomaista tietää, ketkä olivat paikalla.

Ratkaisu: Lyyti

Ratkaisun avain löytyi läheltä, koska kutsuprosessiin oli päätetty valjastaa Lyyti. Tästä helppokäyttöisestä palvelusta kaivettiin esiin myös Lyytin lippu-ominaisuus. ’Suit-sait’ kutsun ilmoittautumisosaan liitettiin Lyytin QR-koodi ja ilmoittautuneille kerrottiin sen toimivan tapahtuman ’avaimena’, eli sisäänpääsynä tapahtumaan. Osallistujille toimitettiin vielä viimeisessä viestissä muistutus: näytä Garagen avain sisääntulossa älypuhelimestasi tai tulosta se mukaasi. Kiitettävästi ihan kaikki toimivat ohjeiden mukaan. Sisääntulo sujui mallikkaasti ja nopeasti. Homman helppoudesta nauravaiset Riikka ja Elisa skannasivat ihan vaan omilla älypuhelimillaan QR-koodit.

Viestintä ja tietojen hallinta sai kiitosta

Monitaitoinen Lyyti -sovellus oli laadukas ja avulias työkalu koko tapahtumalle. Ihmettelimme jälkikäteen kuinka olisimme tulleet toimeen, jos kaikkia tapahtumaan kutsuttavien tietoja, toiveita ja muutoksia olisi yritetty pitää yllä excelillä. Jopa alussa mainittu turvallisuuteen liittyvä varmistus hoitui näin jouhevasti. Myös aloittamisen ajoituksen kannalta helpotti online-seuranta osaltaan seremoniamestarin työn laadukkuutta.

Garage_2015.jpg

Lyytin kautta sujui koko tapahtuman viestintä: ennakkokutsu, varsinainen kutsu, viikkoa ennen muistutus ja tapahtumaa edeltävänä päivänä tekstiviesti ja tapahtuman jälkeen kiitosviestit. Jälkikäteen osallistujat kiittelivätkin tapahtumaan liittyvää viestintää. Systemaattinen ja hallitusti ajoitettu viestintä jätti mukavan muistijäljen. Huoltotiimi uskoo, että ytimekkään ja pitkin kevättä tapahtuneen viestinnän ansiosta myös no- show jäi lähes nollaan.

Tekstin kirjoitti

Helena Vallo #tapahtumatohtori
Garage-partyn huoltotiimin esimies

 

Kirjoittanut Guest Blogger on 28.1.2016