<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1029501197232858&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Lyyti Blogi > Miksei markkinoinnin automaatio vähennä tapahtumajärjestäjän tuskaa?

Miksei markkinoinnin automaatio vähennä tapahtumajärjestäjän tuskaa?

Tapahtumiin ilmoittaudutaan tänä päivänä sähköisten ilmoittautumislomakkeiden ja sähköpostin kautta, Facebookissa tai jopa soittamalla. Ilmoittautumisia vastaanottavalle osapuolelle prosessi vaatii monia eri työkaluja ja pari käsiparia. 

Suurin manuaalinen työ liittyy usein tapahtumaviestintään ja osallistujien tietojen päivittämiseen. Ensin tieto kerätään hallittavaksi yhteen paikkaan, ilmoittautumisesta lähetetään vahvistus, muistutusviesti ja vielä kiitosviesti tapahtuman jälkeen. Tämän lisäksi peruutuksia ja uusia ilmoittautumisia tulee hallita tapahtumakapasiteetin rajoissa.

Yksinkertaisuudessaan tapahtumajärjestäjä tarvitsee siis:

  • työkalun, josta kutsut lähetetään tapahtumaan (esim. paperinen kutsu, sähköposti, linkki ilmoittautumissivulle)
  • riittävät tiedot tapahtuman osallistujista (esim. kyselylomake, kuittaus sähköpostiin, allergiat)
  • rekisterin, jossa osallistujien tietoja säilytetään, hallitaan ja ylläpidetään (esim. excel, muistivihko, sähköposti, muu järjestelmä) 
  • kanavan osallistujien kanssa viestimiseen, sekä muutosten ja peruutusten vastaanottamiseen (esim. sähköposti, puhelin)
  • ja vähintään yhden käsiparin ctrl+C ja ctrl+V naputtamiseen, eli tietojen manuaaliseen ylläpitoon ja ilmoittautumisten vastaanottamiseen tai parhaimmillaan pelkän tapahtumaprosessin hallintaan.

 

Opas onnistuneeseen tapahtumanhallintajärjestelmän hankintaan.png

Tästä syystä tehokkain ilmoittautumismalli tapahtumaan onkin sähköinen ilmoittautumislomake. Sähköinen ilmoittautumislomake mahdollistaa tiedon vastaanottamisen yhteen paikkaan automaattisesti, jolloin osallistujien yksittäisiä tietoja on mahdollista eritellä, koota yhteen, raportoida, järjestellä ja suodattaa halutuilla tekijöillä.

Maailmasta löytyy valtava määrä järjestelmiä, jotka tukevat tietojen keräämistä

Tapahtumia hallinnoidaan niin markkinoinnin automaatiojärjestelmän, kyselytyökalun kuin muun tiedonkeräyslomakkeen avulla. Edellä mainitut järjestelmät kuitenkaan harvoin taipuvat tapahtumille elintärkeisiin kapasiteettirajoituksiin, jonotuslistoihin, eri osallistujatyyppeihin ja kohdennettuun viestintään - ainakaan automatisoidusti. Esimerkiksi kyselytyökalulla on mahdollista kerätä kohdeyleisöltä tietoa ja koostaa raportteja jatkokäsittelyä ja analysointia varten. Kyselytyökalu toimii siis osallistujatiedon keräämiseen, mutta hallinta ja viestintä ovat haastavaa. Myös integraatioiden toteuttaminen on lähes mahdotonta.

Miten siis tapahtumia järjestetään tänä päivänä markkinoinnin automaatiojärjestelmää, kyselytyökalua tai Google Formsia hyödyntämällä? Vastaus on: kehnosti ja ennen kaikkea manuaalisesti. GDPR-asetusta silmällä pitäen, tulisi entistäkin enemmän kiinnittää huomiota siihen kuinka paljon osallistujatietoja hallinnoidaan ja siirretään käsin järjestelmästä toiseen.

Miten tapahtumanhallintajärjestelmä eroaa muista tiedonkeräystyökaluista?

Tapahtumanhallintajärjestelmä mahdollistaa sen automatisoidusti minkä tapahtumajärjestäjä tekee käsin ctrl+C ja ctrl+V toimintojen välissä. Se toimii yhtenä työkaluna neljän sijaan. Alla listattuna tärkeimmät toiminnot, puutteet ja erottavat tekijät, jotka nostavat tapahtumanhallintajärjestelmän eri liigaan markkinoinnin automaatiojärjestelmiin ja kyselytyökaluihin verrattuna.

1. Tapahtuman kapasiteetti voi määrittyä tilan tai istumapaikkojen määrän mukaan. Tapahtumanhallintajärjestelmän avulla tapahtumakohtaisen kapasiteetin asettaminen on helppoa ja auttaa välttämään tapahtumien ylibuukkauksen ja osallistujalistojen manuaalisen hallinnoinnin jonotustoiminnon avulla (lisää kohdassa 3).

2. Osallistujatyypit mahdollistavat eri kapasiteetit eri kohderyhmille. Usein tapahtumissa järjestäjä haluaa eritellä kapasiteettejä ja varata tilaa esimerkiksi asiakkaille, prospekteille ja yhteistyökumppanien verkostolle. Esim. 100 hengen tapahtumasta voidaan varata 40 paikkaa asiakkaille, 10 paikkaa VIP-vieraille ja loput prospekteille.

3. Jonotuslista: Tapahtumajärjestäjän ideaalimaailmassa tapahtumakutsu lähetetään kymmenelle hengelle, ilmoittautumisia vastaanotetaan kymmenen ja paikan päälle ilmaantuu kymmenen osallistujaa. Hyvin usein näin ei kuitenkaan ole, vaan ilmoittautumistilanne elää yleensä aivan viime hetkille saakka ja paikalle on hankala saada korvaavia osallistujia. Kapasiteetin manuaalinen hallinta ja optimointi käsin vie hurjasti aikaa. Automatisoitu jonotuslista-toiminto helpottaakin huomattavasti osallistujalistan hallintaa. Kun tapahtumaan vapautuu paikkoja, jonotuslistalla odottavat henkilöt saavat siitä automaattisesti tiedon ja pääsevät ilmoittautumaan mukaan.

4. Integraatiot: Tapahtumanhallintajärjestelmä on tiimipelaaja, joka tukee kaikin voimin osallistujatiedon keräämistä ja datan jatkohyödyntämistä myös muissa järjestelmissä, kuten CRM- ja markkinoinnin automaatiojärjestelmissä.

5. Data kirjoittaa itsensä yli: Markkinoinnin automaatiojärjestelmät ylläpitävät parhaiten viimeisintä ajankohtaista tietoa. Tämä tuottaa usein haasteita mikäli yritys järjestää useampia tapahtumia. Automaatiojärjestelmät ylikirjoittavat lähes aina viimeisimmän tiedon, jolloin mahdollisesti menetetään tapahtuman kannalta tärkeitä tietoja. Jos henkilö täyttää tapahtumaan 1 "kyllä, saavun bussilla" ja tapahtumaan 2 "ei, tulen omalla autolla", on edessä katastrofin ainekset mikäli tiedot menevät sekaisin. Jos jokaiselle tapahtumalle taas luodaan omat spesifit kentät, olet pian solmussa kymmenien samannimisten propertien keskellä.

5. Muutoksien ja peruutusten hallinta: Omien tietojen muokkaamisen on oltava osallistujan näkökulmasta ilmoittautumistakin helpompaa. Sen sijaan, että osallistuja joutuu etsimään tapahtuman peruutustietoja ja yhteyshenkilön yhteystietoja, voi hän itse muokata tietojaan tai ilmoittaa esteestä järjestäjän määrittämään ajankohtaan saakka linkkien kautta. Näin tapahtumajärjestäjä ei joudu hallitsemaan ilmoittautumistilannetta omassa sähköpostissaan tai päivittämään reaaliaikaista tilannetta alati käsin esimerkiksi Exceliin.

6. Palautteet ja kysely: Palautteita ja kyselyitä varten joudutaan usein turvautumaan ulkopuoliseen järjestelmään, vaikka kyselytyökalun hyödyntäminen kuuluu kiinteänä osana tapahtumajärjestäjän työkalupakkiin. Hyödyntämällä tapahtumanhallintajärjestelmää et tarvitse erillistä järjestelmää palautteiden ja kyselyiden laatimiseen, vaan kyselytyökalu on osana järjestelmää.

7. Raportointi: Tapahtumille on tyypillistä, että osallistujadataa tarvitsee moni eri toimija monessa eri kohdassa. Ruoka-aineallergiat kerrotaan keittiölle ja kuljetusyhtiö tarvitsee tapahtuman osallistujalistan. Osallistujien tietoja tulee kuitenkin jakaa ulkopuolisille tahoille hyvin harkitusti ja vain täsmälleen ne tiedot, jotka taho tarvitsee toteuttaakseen oman osuutensa tapahtumajärjestelystä. Ilman sähköisiä online-raportteja tai koontiraportteja osallistujatiedon jakaminen muille sidosryhmille ei onnistu GDPR-tietosuoja-asetuksen mukaisesti. 

8. Viestintä: Tapahtumanhallintajärjestelmästä hoituu koko tapahtumaviestintä alusta loppuun! Järjestelmä mahdollistaa kohdennetun, personoidun ja ennen kaikkea automatisoidun tapahtuman viestinnän. Sähköpostiviestien lisäksi järjestelmästä pystyy lähettämään myös tekstiviestejä!

9. Tapahtumaosallistujien träkkäys: Ilmoittautuminen on eri asia kuin oikeasti tapahtumaan osallistuminen. Mikään ei ole nolompaa kuin kiittää jälkikäteen ihmistä, joka ei ole ollut itse tapahtumassa paikalla. On tärkeää ymmärtää kuka tuli paikalle tai kuka jätti kokonaan tulematta (no-show). Tapahtuman onnistumisen mittarina voi olla esimerkiksi tietty no-show % ja ilman tietoa oikeista paikallaolleista, et pysty todella ymmärtämään tapahtumiesi tunnuslukuja. Rekisteröintimahdollisuudet ovat usein rajalliset (tai olemattomat) markkinoinnin automaatiojärjestelmissä. 

Sen lisäksi, että tapahtumanhallintajärjestelmä vähentää hurjasti tapahtumajärjestäjän manuaalista työmäärää ja parantaa tehdyn työn tehokkuutta, se kasvattaa järjestettävien tapahtumien laatua, sitouttaa osallistujia ja parantaa tapahtumien tuotto-odotusta. Puhumattakaan maksullisten tapahtumien järjestämisestä kyselytyökalua tai markkinoinnin automaatiota hyödyntäen, mutta se onkin jo ihan toinen juttu.

Koostimme aiheesta oppaan, jonka voit ladata ilmaiseksi tästä.

New Call-to-action

Kirjoittanut Kaisa Oksanen on 20.2.2018

Minut löytää: