<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1029501197232858&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Lyyti Blogi > Minkälainen on hyvä vahvistusviesti?

Minkälainen on hyvä vahvistusviesti?

Tässä blogisarjassa käsitellään hyvän ja tehokkaan tapahtumaviestinnän toteuttamista. Edellisessä kirjoituksessa käsittelimme hyvää kiitossivua. Kiitossivu on välitön signaali siitä, että ilmoittautuminen on tullut perille. Mutta sitten osallistujat haluavat jotain kättä pidempää – ja usko tai älä – jotain mitä tulostaa. On aika lähettää vahvistusviesti!

Mutta minkälainen on hyvä vahvistusviesti? Tässä viisi vinkkiä, jotka kannattaa huomioida kun rakennat ilmoittautumisprosessia.

Hyvä vahvistusviesti...

...saapuu viivyttelemättä.

”Ilmoittautuneille lähetetään vahvistus viimeistään kaksi viikkoa ennen koulutusta, paitsi jos tapahtuma on heinäkuussa, jolloin erillistä vahvistusta ei lähetetä.”

Yllä oleva lause on erään kunnan sivuilta. Miksi heinäkuussa järjestettävään koulutukseen suhtaudutaan eri tavalla? Eikö heinäkuun osallistujat halua tarkempia tietoja vahvistuksen muodossa?

Hyvä vahvistus saapuu osallistujalle viivyttelemättä – mieluiten viimeistään joitakin minuutteja ilmoittautumisen jälkeen.

 

...tiivistää ja kokoaa olennaiset tiedot.

Hyvä vahvistus tiivistää järjestäjän, tapahtuman ja osallistujan tiedot yhdelle selkeälle sivulle. Kuka järjestää, missä, koska ja mitä minä taas olenkaan itsestäni ilmoittanut ja mihin ohjelmaosioihin ilmoittauduinkaan?

Psst, tärkeää on myös aina löytää vahvistuksesta järjestäjän kattavat yhteystiedot!

...kertoo kattavat ohjeet saapujalle.

Väärin tehdyssä kutsussa kerrotaan kaikki mahdollinen parkkipaikoista ja mahdollisista esteistä. Nämä tiedot kuuluvat ilmoittautumisprosessin loppupäähän, eli vahvistukseen. Vahvistus kulkee hyvin usein osallistujan mukana tilaisuuteen, joten on luontaista kertoa siinä kuinka paikalle saavutaan ja mitä tehdä, jos ei löydä tai tulee viime hetken este.

Faktat osallistujalle vasta vahvistukseen, ei kutsuun!

...on kaksisuuntainen.

Hyvä vahvistus tarjoaa kanavan osallistumisen peruuttamiseen tai omien tietojen muuttamiseen. On inhimillistä huomata vasta toisella lukemalla, että jotain meni väärin. Virheen korjaaminen tulisi olla yhtä helppoa kuin ilmoittautuminenkin. Toisin sanoen, jos ilmoittautuminen tapahtui verkossa, ei korjauksia varten pitäisi tarvita tarttua luuriin.

Myös esteitä tulee, se on luonnollista. Jos pakotat hoitamaan peruutukset puhelimitse, joudut pahimmillaan kuuntelemaan keksittyjä syitä peruuttaa tai osallistujat jättävät peruuttamatta aiheuttaen suuren no show-prosentin. Usko tai älä, kukaan ei pidä peruuttamisesta, siksi se tulee olla tehtävissä mahdollisimman kivuttomasti!

Joskus kasvottomuus takaa parhaan lopputuloksen kaikille.

...on helposti tulostettavissa.

”Paperiton toimisto. Missä?”

Vaikka kaikki kulkeekin mukana älypuhelimessa, niin ihmiset rakastavat konkreettisia todisteita. Jotain, joka toimii myös ilman sähköä tai verkkoa. Vahvistus kannattaa tuottaa PDF-muotoon, sillä se takaa parhaan lopputulostuksen tulostettaessa.

Bonusvinkki: Vahvistus mahdollistaa kävijäseurannan

Vahvistus voi toimia myös lippuna. Jos vahvistukseen on liitetty henkilökohtainen viiva- tai QR-koodi, niin kävijäseurantakin hoituu lähes automaattisesti. Vahvistuksen rooli muuttuukin tiedon välittämisestä erittäin tärkeän kävijätiedon keräämiseen.

 pete_1218

Kirjoittaja on Lyytin toimitusjohtaja. Artikkelin ohjeet perustuvat yli kymmenen vuoden kokemukseen tapahtuma-alasta sekä empiriaan yli 30 000:sta asiakkaidemme organisoimasta tapahtumasta.

 

Tehokas tapahtumaviestintä: Lataa ilmainen opas

 

Kirjoittanut Petri Hollmén on 28.3.2019

Minut löytää: