<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1029501197232858&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Lyyti Blogi > Tehokas tapahtumaviestintä ei ole rakettitiedettä

Tehokas tapahtumaviestintä ei ole rakettitiedettä

Saan sähköpostin. “Hei Maria. Lähetin sinulle pari viikkoa sitten kyselyn, mutta en ole vielä saanut vastauksiasi, vaikka yhteinen koulutuksemme lähestyy...”  Jaiks! Kiinni jäin! Vastaan heti.

Herään puhelimen ääneen. “Huomenta Maria! Aurinko paistaa ja portit avataan tunnin päästä. Valitsemasi workshop alkaa klo...” Ihanaa! Aurinkorasvaa pintaan ja kohti uutta tapahtumapäivää!

Olen kotona ja sudin ripsiväriä silmiin. Kello lyö 19:05 ja puhelimeni piippaa. “Maria! Sinua ei näy! Alkumalja nostetaan aivan kohta!” Viesti laittaa vipinää kinttuihini: soitan taksin ja viimeistelen ripset matkallani tilaisuuteen, joka alkoi klo 19:00.

Muistutustekstari!

Mitä kuvatuissa tilanteissa on yhteistä?

Minkälaisia saamani viestit olivat? Miksi ne toimivat? Miten on mahdollista, että ylipäänsä sain ne juuri silloin, kuin piti? Arvuuttelun sijaan paljastan vastaukset heti. Viestit olivat:

  • henkilökohtaisia
  • oikein kohdennettuja
  • hyvin ajoitettuja
  • silti automatisoituja

Tadaa! Tervetuloa tapahtumaviestinnän ei-niin-mystiseen maailmaan!

Roskaviestit ovat kohinaa

Kuten kaiken muunkin markkinoinnin ja viestinnän, myös tapahtumaviestinnän haasteena on kohina. Kohinaa on kaikki se viestintä, jonka en koe koskettavan suoraan minua tai joka ei juuri nyt ole ajankohtaista, mutta jota joudun vastaanottamaan siitä huolimatta. Olipa kerran muuan tapahtuman järjestäjä, joka muisti minua viidellä pitkällä kaksikielisellä tekstiviestillä yhden päivän aikana - siitä huolimatta, etten ollut tilaisuudessa. Melkoista kohinaa.

Jotta viestillä on edes jonkinlainen mahdollisuus tavoittaa yleisönsä, on sen oltava vähintään oikein kohdennettu ja saapua oikeaan aikaan vastaanottajalleen. Hyvät työkalut kohdennettua viestintää, mutta mikään työkalu ei tee suunnittelutyötä puolestasi.

Mitä viestitään ja kenelle?

Mieti tarkkaan, mitä viestilläsi haluat sanoa. Onko aika nostaa fillistä vai kerrata faktoja? Onko tarkoitus muistuttaa vai saada uteliaaksi? Kenelle viesti kohdennetaan? Milloin se on ajankohtainen? Entä minkälainen tarina tukee parhaiten viestin tavoitetta? Minkälainen viesti palvelee sekä vastaanottajan että tapahtuman järjestäjän intressejä?

Miten ja milloin?

Kun tiedät, mitä haluat sanoa, valjasta automaatio huolehtimaan toteutuksesta. Viestinnän automaatio tekee tapahtumillesi sen, minkä markkinoinnin automaatio tekee myynnille. Se tarjoilee oikean kokoisia paloja pureksittavaksi oikeille henkilöille oikeaan aikaan - ilman, että tapahtuman järjestäjä hukkuu post-it -lappuihin ja kalenterimuistutuksiin lähetysaikatauluista.

Ajasta siis muistutuskutsut niille, joilta et ole saanut vastausta tiettyyn päivään mennessä. Muistuta ilmoittautuneita tapahtumasi parhaista paloista ja sitouta heidät voimakkaammin tilaisuuteesi. Personoi viestit vastaanottajan valintojen mukaan ja ajasta ne lähtemään oikealla hetkellä, jotta osallistujasi tuntee, että hänestä huolehditaan. Lähetä kiitokset ja palautepyynnöt paikalla olleille heti tapahtuman jälkeen ja mittaa tapahtumasi välittömiä vaikutuksia. Ajasta toinen kysely muutamien kuukausien päähän nähdäksesi, onko muutos osallistujissasi ollut pysyvä tai ilmestyykö toisenlaisia vaikutuksia pidemmällä tähtäimellä.

Automaation avulla tapahtumaviestinnästä tulee kutakin osallistujaa palveleva henkilökohtainen polku, joka parhaimmillaan johtaa sinun ja palveluidesi luo.

maria_round.pngTämän tekstin takana on Lyytin kohtaamisguru Maria Saaristo, joka myös legendaarisena koulutuspäällikkönämme tunnetaan.

Täydellinen tapahtumaviestintä-lataa ilmainen opas

Kirjoittanut Maria Saaristo on 03.3.2017