<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1029501197232858&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Lyyti Blogi > Tiedätkö tapahtumasi tavoitteet ja osaatko välittää ne myös osallistujille?

Tiedätkö tapahtumasi tavoitteet ja osaatko välittää ne myös osallistujille?

Tapahtumien järjestäminen on aina investointi, kuuluivat ne liiketoimintaan tai eivät. Siksi kaikilla tapahtumilla tuleekin aina olla tavoite, eikä tapahtumaa ilman tavoitetta kannata oikeastaan edes järjestää. Mutta mitä ovat tapahtuman tavoitteet ja kenen tavoitteita ne ovat? Jokaisessa tapahtumassa on aina kaksi osapuolta, järjestäjä ja osallistujat.  Heistä kummallakin on omat toiveet ja tavoitteet, jotka pitäisi täyttää tapahtuman onnistumiseksi, mutta miten se onnistuu? 

Ovatko osallistujan tavoitteet myös minun tavoitteitani?

 

 

Mauno target

Ideaalitapauksessa osallistujan ja järjestäjän tavoitteet ovat täysin yhteneväiset. Yksityiselämässä tällainen esimerkki on helppo keksiä. Yritysmaailmassakin tällaisia esimerkkejä on. Jos järjestät vapaamuotoisen kesäpäivän asiakkaillesi, kummankin osapuolen tavoitteena on viettää mukava iltapäivä ja toivon mukaan syventää asiakassuhdetta. Toki tämän tyyppisessä tapahtumassa järjestäjän ja osallistujan tavoitteet yleensä eroavat toisistaan yhdessä asiassa: järjestäjä voi toivoa tekevänsä kannattavia kauppoja ja osallistuja voi toivoa saavansa hyviä tarjouksia. Nämä tavoitteet voivat kuitenkin toteutua samanaikaisesti.

 Useimmiten järjestäjän ja osallistujan tavoitteet eivät kuitenkaan ole identtisiä. Kokouksen järjestäjän tavoite voi olla saada jokin edistämänsä asia läpi, mutta osallistujat tahtovatkin lähinnä vaihtaa kuulumisia harvemmin tapaamiensa kollegojen kanssa. Seminaarin järjestäjä voi odottaa saavansa potentiaalisia asiakkaita ja uusia ideoita liiketoimintaansa, mutta osallistujien tavoitteena voikin olla vain verkostoitua keskenään.

Nimetön suunn.malli (6)-1Se, että osallistujan ja järjestäjän tavoitteet eivät ole identtisiä, ei kuitenkaan välttämättä ole huono asia.

Tavoitteet voivat olla myös toisiaan täydentäviä. Itse asiassa tämä vaihtoehto on huomattavasti yleisempi. Elokuvan ensi-illan järjestäjä haluaa saada salin täyteen ja osallistuja haluaa päästä näkemään uuden elokuvan. Nämä tavoitteet täydentävät toisiaan täydellisesti.

Ensimmäinen ajatus tapahtumaa ideoidessa on usein joko yksittäinen oma tai osallistujan tavoite tai sitten jäsentymätön idea tapahtuman varsinaisesta päämäärästä. Jotta ajatukset ja ideat saadaan järjestykseen, ensimmäinen askel tapahtuman tavoitteiden asettamiseksi on helppoa esimerkiksi SMART-kaavaa noudattamalla:


Specific: 
 

Tavoitteiden tulee olla mahdollisimman tarkkaan määriteltyjä ja yksityiskohtaisia, jotta ne ovat selkeitä kaikille tapahtuman parissa työskenteleville läpi tapahtuman elinkaaren ja pystyt seuraamaan, kuinka hyvin saavutit asettamasi tavoitteet.

Measurable: 

Tapahtuman markkinointitavoitteiden tulee olla selkeästi mitattavissa. Vinkkejä siihen, mitkä ovat B2B-tapahtumien parhaita mittareita sekä miten ne kannattaa omaa toimintaa varten määrittää voit käydä lukemassa täältä. 

Attainable: 

Saavutettavuus. On tärkeä asettaa korkeita tavoitteita, mutta myös pitää ne sellaisina, että niihin on oikeasti mahdollista päästä.

Relevant: 

Tapahtuman ja tapahtumalle asetettujen tavoitteiden tulee olla merkityksellisiä yrityksellesi, jotta niistä on oikeasti hyötyä. Kysy itseltäsi, lisäävätkö asettamasi tavoitteet esimerkiksi yrityksen myyntiä tai tuovatko ne myynnille uusia liidejä?

Timely:

Yhtä tärkeää kuin tavoitteiden määrittäminen on aikataulu, jonka puitteissa tavoitteisiin on tarkoitus päästä.


Kun tapahtuman peruskivet on valettu paikalleen, voidaan alkaa rakentamaan tapahtuman tavoitteiden laajempaa kokonaisuutta. Tapahtuman tavoitteiden kokonaisuutta voidaan kuvata kolmella tasolla: (1) Itse tapahtuman päämäärä, (2) yksittäisten osapuolten tavoitteet ja (3) yksittäiset tekijät, joilla tavoitteisiin päästään. Tapahtumaa suunniteltaessa kannattaa pitää tämä kolmijako mielessä:

1. Tapahtuman päämäärä: 

Mikä on tapahtumani lopullinen tarkoitus? Miten luon tapahtumallani lisäarvoa sekä itselleni että osallistujille? Mihin uusiin mahdollisuuksiin tapahtumani voi johtaa.


2. Osapuolten tavoitteet:
 

Mitä hyötyjä toivon itse tapahtumaltani? Mitä hyötyjä asiakas voisi toivoa? Yksittäiset hyödyt/tavoitteet muodostavat kokonaisuutena tapahtuman päämäärän.


3. Yksittäiset tekijät, joiden avulla tavoitteet saavutetaan:

Tapahtuman suunnittelun kannalta on tärkeää ymmärtää, mitkä yksittäiset asiat johtavat tavoitteiden saavuttamiseen.


Tapahtuman suunnittelu ja markkinointi muistuttaa monessa mielessä ratkaisumyyntiä. Summittaisella ominaisuuksien ja yksityiskohtien esittelyllä saa korkeintaan vastaväitteitä ja informaatioähkyn aikaiseksi. Jos sen sijaan selvittää, mitä itse tapahtumalta haluaa ja mihin osallistuja pyrkii, voi keskittyä ongelmanratkaisuun ja hyötyihin.

Joka vaiheessa osallistujan päällimmäisenä ajatuksena pitää olla, että tapahtuma vastaa hänen tarpeitaan ja että tapahtumaan osallistumalla saavutetaan jokin muukin hyöty kuin pelkkä "mukava tapahtuma".


Jos tiedät, mitä hyötyjä tai tavoitteita osallistuja voi saavuttaa osallistumalla tapahtumaasi, pystyt myös tunnistamaan yksittäisiä tekijöitä tai asioita, joiden avulla tavoitteet saavutetaan. Kerro siis jo kutsussa keskeisimmät ja osallistujalle tärkeimmät tekijät, niin saat tapahtumasi täyteen! Vinkit hyvän ja kattavan kutsun kirjoittamiseen voit lukea täältä. 

 

Opas B2B-tapahtumaprosessin kehittämiseen

 

Kirjoittanut Petri Hollmén on 21.3.2019

Minut löytää: