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Le Guide ultime des événements réussis

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Le monde des événements a changé au cours de la pandémie. Il n'y a rien de surprenant là-dedans, mais cela amène à se demander comment l'événementiel a changé et ce que cela signifie pour les organisateurs. Et plus important encore, que puis-je faire pour réussir mes événements en 2021? C'est là que nous vous aidons, avec un guide des meilleures pratiques pour vous permettre d'obtenir des résultats probants dans l'organisation de vos événements.

Aujourd'hui, les participants s'attendent plus que jamais à ce que tout événement auquel ils participent leur apporte quelque chose. Pour les organisateurs, cela signifie qu'il est nécessaire de créer un système permettant d'améliorer en permanence l'expérience de leurs événements. Cependant, cet objectif a toujours été problématique lorsqu'on travaille sur un groupe disparate d'événements sans lien apparent.

Trouver ce fil conducteur et l'utiliser pour adopter une méthodologie moderne qui permette à tous les membres d'une entreprise d'en tirer profit permettra à l'entreprise de devenir un leader dans l'organisation d' événements. 

L'Event Success Management est l'avenir. Sans nous limiter à ce seul aspect, examinons pas à pas les processus de gestion d'événements réussis en 2021.

Qu'est-ce qu'un événement en 2021?

Souvent, nous avons une approche qui tend à définir les événements comme des actions marketing à traiter et à analyser séparément. Il est aussi commun de penser que les événements sont destinés à une audience à l'externe de 50 à 10 000 participants se déroulant soit en personne, soit en ligne.

Il est temps de déconstruire ces deux idées.

Tout d’abord, le chemin vers le succès des événements en 2021 consiste à comprendre que beaucoup d’événements devraient relever tout simplement de la catégorie des événements. Par exemple :

  • Une réunion d'équipe régulière de huit personnes
  • Une réunion d'entreprise mensuelle pour tout le personnel
  • Une réunion ponctuelle avec un groupe de clients.

L'adoption du concept selon lequel presque tout peut être un événement alimente le deuxième changement de pensée. Les événements n'existent plus de manière isolée les uns des autres. Les sujets peuvent être aussi différents que vous pouvez l'imaginer, mais il est possible de les comparer à partir de la même base en utilisant une méthode commune pour mesurer le succès de l'événement.

Il est également essentiel de reconnaître que le format de ce qui constitue un événement a évolué. Auparavant, tout le monde se réunissait dans un lieu géographique spécifique, mais les événements hybrides et les événements en ligne sont désormais démocratisés.

L'importance du marketing événementiel en 2021 n'a pas changé, seuls certains éléments ont évolué.

Comment créer un événement réussi?

Pour certains événements, le thème et le nom sont déjà fixés, pour d'autres, vous devrez y travailler dans le cadre de la première étape. Cependant, comprendre pourquoi une personne assistera à votre événement doit être au centre de votre réflexion et ce, dès le départ. 

Pensez-y : l'organisation d'un événement, quel qu'il soit, consomme les ressources les plus précieuses de votre entreprise et des participants: le temps.

Faire des participants le centre d'un événement, plutôt que de se focaliser sur les résultats commerciaux souhaités, est un changement que vous devez faire en 2021. En raison du volume considérable d'événements, le succès reviendra à ceux qui se démarqueront du peloton en montrant comment ils valorisent et optimisent le temps des participants.

Nous comprenons que l'organisation d'un événement a un coût et que chacun a des objectifs à atteindre, mais en adoptant l'approche centrée sur le client, vous pourrez constater deux choses :

1 - Les participants heureux d'avoir passé du temps à votre événement sont plus susceptibles de devenir des leads et donc des résultats commerciaux positifs à l'avenir. Ils seront plus réceptifs à d'autres messages de votre part et à l'établissement de relations commerciales.

2 - En mesurant leur opinion sur l'événement à l'aide de l'Experience Value Score, vous pouvez identifier les actions à améliorer après chaque événement, ce qui signifie de meilleurs résultats pour vos événements dans le futur.

Tout cela signifie qu'établir les besoins de vos participants doit être votre priorité numéro un. En 2021, cette approche vous permettra de vous démarquer de la concurrence, toujours attachée à faire passer ses objectifs en premier.

Une fois ce point réglé, vous pouvez passer à la définition de vos objectifs. Vous pouvez envisager plusieurs mesures ; pour un événement marketing, il peut s'agir du nombre d'inscrits, de participants réels ou de pistes de vente générées. Pour un événement interne, il peut s'agir de s'assurer que toute l'entreprise est informée des développements clés.

Ramenez tout cela à un seul objectif, à savoir ce que vous souhaitez que vos participants retirent de l'événement et quelle mesure vous utiliserez . Cela vous permettra de vous concentrer sur l'événement individuel, tandis que le score de valeur de l'expérience vous donnera la mesure générale du succès.

Une fois ces étapes terminées, vous êtes prêt(e) pour la suite !

L'événement marketing en 2021

La promotion d'un événement peut sembler être quelque chose que vous avez probablement fait de nombreuses fois auparavant. Selon la nature de l'événement que vous organisez, vous devrez, en réalité, atteindre un grand nombre des mêmes objectifs :

  • Sensibilisation
  • Gérer les enregistrements
  • Tenir les inscrits au courant
  • Envoyer des rappels

Il existe une multitude d'outils de planification d'événements qui peuvent prendre en charge ces tâches.  L'idéal est d'utiliser un outil d'organisation d'événements qui s'intègre à votre CRM, mais quelle que soit la voie que vous empruntez, des e-mails de marketing aux invitations personnalisées, il est essentiel de maintenir l'intérêt de votre public.

Alors, quoi de neuf ?

Nous avons déjà abordé l'idée de classer une définition plus large d'événements comme des manifestations. Cela permet à un plus grand nombre de fonctions de s'impliquer dans leur organisation. Nous voyons des événements organisés par les RH, des événements organisés par les équipes marketing et plus encore. 

Avec l'augmentation du nombre de personnes assumant cette responsabilité, la mise en place d'une équipe chargée de la réussite des événements devient une condition essentielle pour garantir la réussite et le développement de vos événements dans l'ensemble de l'entreprise et ne pas limiter les leçons apprises à un silo.

Les tâches peuvent être similaires, mais ceux qui les accomplissent n'auront pas la même expérience qu'un gestionnaire d'événements. Pour que votre marketing événementiel en 2021 soit aussi cohérent et productif que possible, il est indispensable de tenir tout le monde au courant des meilleurs processus à suivre et de veiller à ce qu'ils fassent remonter toutes les nouvelles idées.

Quelle que soit la tactique que vous décidez d'adopter, qu'il s'agisse de marketing de contenu pour les événements ou d'autre chose, il peut être utile de partir d'un modèle de plan de marketing événementiel.

La gestion réussie d'un événement

Qu'il s'agisse d'un événement en direct, hybride ou en ligne, il y a toujours une multitude de choses qui requièrent votre attention pour la réalisation d'un événement. Cela peut aller des badges d'événement à la gestion des intervenants, en passant par le bon fonctionnement de la technologie de diffusion en ligne.

Naturellement, il existe des plateformes événementielles pouvant vous aider dans une grande partie de ce processus, mais comment obtenir un avantage en 2021 par rapport à ce que tout le monde fait ?

Vous pourriez commencer par réfléchir à la meilleure façon d'organiser un événement sécurisé à l'ère post-Covid.

Ensuite, assurez-vous que vous maximisez l'engagement des participants par le biais des canaux les plus appropriés. Par exemple, les logiciels d'applications événementielles peuvent vous aider à organiser des questions-réponses en direct, des sondages, des jeux, etc. Cela donne un sentiment d'interactivité supplémentaire qui permet aux participants de se sentir plus proches de l'événement et d'en faire partie.

Comment effectuer les rappels pour un événements en 2021

Dans le cadre d'un événement traditionnel, vous enverriez une enquête pour mesurer le déroulement de l'événement, mais les taux de réponse peuvent être faibles et il est difficile de savoir comment comparer efficacement différents événements.

"Si tu fais toujours ce que tu as toujours fait, tu auras toujours ce que tu as toujours eu."

– Personne inconnue

Cette citation a été attribuée à diverses personnes, sa véritable source peut être mise en doute, mais sa signification est indéniable. Envoyer cette enquête et recueillir les résultats de manière isolée ne vous mènera nulle part. C'est un système obsolète qui a fait son temps.

C'est là que l'innovation en matière d'événements entre en jeu pour cette année. Désormais, dès que chaque événement est terminé, les participants reçoivent automatiquement un mail comportant une mention, identique pour chaque événement :

“L'événement valait-il que j'y passe du temps”

La pureté du système Experience Value Score créée une échelle par rapport à laquelle vous pouvez ensuite comparer chaque événement. La puissance de ce système ne doit pas être sous-estimée.

Experience Value Score

Le fait de disposer d'un système permettant de mesurer le succès de l'événement par rapport aux autres ne change rien aux autres tâches que vous devez accomplir.

En fonction de la nature de votre événement, il se peut que vous deviez encore segmenter les données pour mieux comprendre qui y a participé, soigner les prospects potentiels et créer un contenu attrayant après l'événement.

N'oubliez pas, cependant, que ces actions seules ne suffisent plus en 2021. Elles se concentrent sur l'événement en tant que bloc unique plutôt qu'en tant que partie d'une tour qui ne cesse de croître et de s'améliorer.

Revenir sur un événement pour l'améliorer

Ouf ! C'est fait. Ce moment de soulagement où le stress de l'organisation de votre événement s'estompe est arrivé. Néanmoins, il est temps de tirer des leçons et de voir si les objectifs commerciaux ont été (espérons-le) atteints.

Asseyez-vous avec votre équipe et faites une rétrospective post-événement. Analysez ce qui a fonctionné, ce qui n'a pas fonctionné, ce que vous feriez différemment et ce que vous apporterez à votre prochain événement. 

Cela fait peut-être déjà partie de votre processus. Cependant, vous êtes maintenant en mesure d'entreprendre un exercice comparatif avec d'autres événements en utilisant le score de valeur de l'expérience, ainsi que d'analyser tout retour d'information supplémentaire reçu.

Une fois cette étape franchie, résumez tout ce qu'il faut savoir, positif et négatif de l'expérience et partagez ensuite ces conclusions clés au sein de votre organisation. Jamais l'adage "sharing is caring" n'a été plus approprié.

Ce qu'il faut retenir de tout cela, c'est que le succès des événements en 2021 repose sur le fait de ne considérer aucun événement comme unique et distinct. Chacun d'entre eux fait partie de la chaîne d'amélioration à long terme.

Construire des événements réussis dans le futur

Une expérience réussie à un événement permet d'avoir des participants plus heureux. Des participants plus heureux se traduisent par de meilleurs résultats commerciaux.

Cela touche au cœur même de l'Event Success Management.

Event Success Management

Les entreprises qui considèrent les événements comme une course de sprint unique se laisseront rapidement distancer par celles qui comprennent que chaque événement fait partie d'une course continue en 2021.

Quelle est la prochaine étape dans le secteur des événements ?

Les mois et les années à venir vont être impactées par l'Event Success Management dans l'ensemble du secteur.

Ceux qui adoptent cette méthodologie vont améliorer de manière continue leurs événements.

Aussi simple que cela peut paraître, le processus d'organisation d'événements est beaucoup plus difficile lorsqu'on souhaite  que ses articipants aient le sentiment que leur temps a été utilisé à bon escient. Changer l'état d'esprit pour que cela soit au cœur de votre approche peut s'avérer un défi, mais les retours potentiels sont énormes.

Chez Lyyti, nous souhaitons mener une révolution dans le secteur de l'événementiel. Notre logiciel événementiel comprend tout ce dont vous avez besoin pour gérer un événement en douceur et s'adapte à votre système CRM.