Exempel på en komplett marknadsföringsplan för event (plus gratis mall)

Du har bestämt dig för att arrangera ett event. Du har kommit fram till vilken typ av evenemang det ska vara, du förstår syftet med det och vet hur du ska genomföra det. Du har gått igenom alla stegen i vår guide för lyckade event, men en viktig sak återstår: att skapa en plan för att marknadsföra eventet. Hur bär man sig åt för att göra det?

Det bästa hade ju varit om vi kunde tipsa dig om en standardmodell som passar i alla lägen, men så enkelt är det tyvärr inte. Även om du kan kopiera vissa aktiviteter från ett event till ett annat så måste du alltid sätta dig in i den aktuella målgruppen och ta reda på hur du når just dem på bästa sätt.

Det betyder inte att du måste börja om från början och uppfinna hjulet varje gång. Vi har tagit fram ett exempel på hur en marknadsföringsplan kan se ut så att du får lite idéer och en bra grund att stå på.

De 3 faserna i marknadsföringen av ett event

Marknadsföringen kan delas in i tre olika faser: före, under och efter eventet.

Det här är en viktig sak att komma ihåg. Eventmarknadsföring handlar inte bara om att få så många som möjligt att anmäla sig – det gäller också att promota enskilda aktiviteter som ingår i eventet, mäta resultatet efteråt och följa upp genom att marknadsföra era produkter.

Tänk på marknadsföringen när du planerar

Gör upp marknadsföringsplanen tidigt, redan när du börjar planera ditt event, men kom ihåg att vara realistisk i fråga om tid och resurser. Tänk ut alternativa lösningar att ta till om du stöter på problem längs vägen eller inte riktigt får den respons du hade hoppats på.

Det kan vara svårt att uppskatta kostnaderna för marknadsföring första gången du håller ett event. Kom ihåg att planen är till för att hjälpa dig. Även om den inte är skriven i sten så bör du ha goda skäl innan du gör några ändringar.

Marknadsföring före eventet 

Oavsett om du tänker satsa på content eller hålla dig till mer traditionella metoder behöver du ta reda på vilka kanaler och taktiker som passar bäst i ditt fall. Här är några exempel:

• Eventsida – behövs både för att marknadsföra evenemanget och för att ta emot anmälningar.
• E-postmarknadsföring – dina listor, talarlistor, partnerlistor osv.
• Sociala medier – utnyttja dina egna kontakter men även talarnas.
• Digital annonsering – ett effektivt sätt att nå väl definierade målgrupper, oavsett om det är Google, LinkedIn eller någon annan kanal som passar bäst.
• Communities – om dina potentiella deltagare är aktiva i en särskild community kan du försöka komma på ett sätt att informera dem utan att uppfattas som spammig.
• Nurturing kampanjer – skicka regelbundna uppdateringar och påminnelser till dem som redan har anmält sig.

Den här listan kan både göras längre och kortare beroende på eventets storlek och dina resurser. Det viktiga är att du bestämmer dig tidigt för vilka aktiviteter du ska genomföra så att du kan planera för dem i tid.

Marknadsföring under eventet

När eventet väl är igång gäller det att promota de olika aktiviteter som ingår i upplevelsen. Här är det viktigt med datasegmentering så att du skickar rätt meddelande till rätt person, särskilt vid hybridevent. Den som bara deltar digitalt vill antagligen inte få sms om en fysisk nätverksfrukost, det ger ingen bra upplevelse.

Sms och mejl brukar vara bästa sättet att nå ut under den här fasen, men du kan också använda sociala medier för att visa vad som händer här och nu. Se till att du har en bra eventhashtag som alla känner till – det är A och O för att kunna nå publiken och skapa engagemang.

Marknadsföring efter eventet

När eventet är slut bör du ha schemalagt ett e-postutskick för att samla in feedback och ett Experience Value Score så att du kan utvärdera eventet och förbättra din process.

Sedan är det dags för uppföljningen, och den varierar också mycket beroende på typ av event. Här är några exempel på vad som kan ingå efter ett webbinarium:

• Ett mejl till alla som var med. Tacka dem för att de deltog och skicka en länk så att de kan se webbinariet igen om de vill.
• Ett mejl till dem som inte dök upp. Skicka med en länk så att de kan se den inspelade versionen.
• Ytterligare ett uppföljningsmejl med föreläsningsanteckningar eller nedladdningsbart material som har med ämnet att göra.
• Ett mejl med svar på alla frågor som ställdes under webbinariet.
• Ett sista uppföljningsmejl med en inbjudan att kontakta ert säljteam för att prata mer om lösningen som diskuterades på webbinariet.
• Tänk också på att höra av dig till dem som inte anmälde sig. Följ upp marknadsföringen du gjorde före eventet, kanske genom att skapa och erbjuda låst innehåll som är baserat på eventet.
• Glöm inte heller att skicka uppdateringar till andra på ditt företag. Innehållet kan vara intressant för dem också.

Processen ser såklart annorlunda ut om du har hållit en fysisk kundkonferens, men du kan ändå hämta idéer från det här exemplet.

Tidslinje för eventmarknadsföring

En viktig del av strategin är att skapa en tidslinje och avgöra hur mycket tid du behöver för marknadsföringen. Gäller det ett mindre event kanske det räcker med några veckor, men vid större arrangemang krävs det en kampanj som pågår flera månader och inkluderar ett antal olika aktiviteter.

Ett webbinarium behöver till exempel inte marknadsföras mer än högst sex veckor i förväg. Men oavsett typ av event så finns det några stående kampanjer som alltid bör genomföras, så det är viktigt att se till att du har resurser för dem.

Sammanfattning och avslutning

Det viktigaste du kan ta med dig från det här inlägget är vikten av planering. Det är till stor hjälp att utgå ifrån ett exempel på en marknadsföringsplan, men du måste ändå ta dig tid att utarbeta en effektiv strategi. Glöm inte att kika på vår guide för lyckade event där du kan lära dig mycket mer om evenemangsplanering.

Eventmarknadsföring är en utmaning, både att organisera och att genomföra. Lyyti erbjuder en rad eventverktyg som kan underlätta rejält och ge dig en enklare och smidigare process. Vill du ha fler tips och idéer får du gärna ladda ner vår Event Marketing Playbook.

Ladda ner ett exempel på en marknadsföringsplan för event

Oavsett om du är nybörjare eller bara vill ha lite nya fräscha idéer kan det vara intressant att se ett exempel på en färdig marknadsföringsplan. Därför har vi skapat en enkel och nedladdningsbar mall för marknadsföring av event.

Mallen bygger på ett mindre, fysiskt evenemang kring en produkt som redan har en viss kundkrets som känner till erbjudandet sedan tidigare. Ladda ner den nu och anpassa den efter ditt event!

Hero photo by JOSHUA COLEMAN on Unsplash