Les webinaires et les événements en ligne ne peuvent pas remplacer les rencontres physiques à 100%, mais ce n'est pas une raison pour totalement les délaisser, surtout dans le monde actuel où l'évolution des technologies avance à grand pas.
Lorsque les événements traditionnels en personne sont limités, il devient nécessaire de trouver de nouvelles façons de rassembler les gens. De nouveaux types d’événements émergent pour faire face, comme par exemple le fait de remplacer les rencontres traditionnelles par des événements en ligne.
Découvrez ici notre outil de livestreaming pour créer vos événements en ligne en moins de 60 secondes !
Pour organiser un webinaire, c’est-à-dire partager votre émission et permettre aux participants de s’y joindre, vous avez besoin d’une plateforme fiable. Vous pouvez choisir parmi de nombreux outils de webinaire. Voici quelques conseils recommandés par nos clients : GoToWebinar, Demio et Microsoft Teams.
Faites attention aux choses suivantes lorsque vous choisissez votre outil :
Assurez-vous que l’espace où le webinaire a lieu est paisible et calme. Il est très important que les participants puissent voir et entendre la transmission. Cependant, il n’y a pas besoin d’avoir peur de la technologie; un ordinateur portable avec une caméra web est un bon début.
Vous souhaitez aller plus loin qu’un simple webinar et proposer une expérience interactive pour vos évènements ? Pourquoi ne pas élargir le choix de fonctionnalités pour vos évènements hybrides, phigital ou 100% digital (streaming, captation, votes, sondages, de la VOD, questions/réponses, portail avec accès à différents ateliers en lignes….) ? Je vous invite à lire notre article Innovations et interactions : que pouvez-vous proposer lors de webinars ?
Le processus d’invitation dans un webinaire est essentiellement le même que dans un événement traditionnel. Par conséquent, vous pouvez et devez utiliser un système de gestion d’événements pour recueillir et administrer les données sur les participants. Il est très facile de négliger l’importance de la communication dans un événement en ligne, puisque le coût d’un no-show est beaucoup plus faible que dans un événement sur place. Cependant, les rappels sont particulièrement importants dans un événement en ligne, puisque le participant n’a pas besoin d’être physiquement en déplacement pour y assister.
En plus des rappels, il est également pertinent de guider le participant d’une manière très pratique, de sorte qu’il soit aussi facile que possible de s’y rendre sur son propre ordinateur. C’est aussi une bonne idée d’envoyer le lien vers le webinaire par courriel, environ 15 minutes avant celui-ci.
Lorsque vous introduisez de nouvelles actions ou de nouveaux outils dans votre travail, il est compréhensible que vous manquiez une étape ou que vous ne soyez pas en mesure de prédire tous les résultats possibles. La préparation est essentielle! Testez la structure de votre webinaire, du point de vue de l’organisateur et du participant. Vous pouvez même organiser un webinaire d’essai pour vos collègues, juste pour être sûrs de vous le jour J. Cela vous donne la possibilité de pratiquer et vous donne également confiance dans le fait que les aspects techniques sont en place. Vous aurez ainsi aussi la chance de reconnaître et de vous préparer à d’éventuels écueils.
Conseil de pro ! Assurez-vous d’avoir une personne-assistante pour le webinaire. Les participants peuvent ainsi contacter l’organisateur s’ils ont des questions ou des problèmes, avant et pendant le webinaire. La personne de contact agit comme une sorte de support technique pour le participant.