La distanciation sociale nous pousse tous à revoir nos pratiques de communication et à se tourner vers des solutions numériques à distance afin de maintenir le lien. Ces nouveaux types d'événements nécessitent une certaine adaptation des procédés pour les organisateurs d'événements qui doivent désormais apporter des solutions toujours plus innovantes et interactives à leurs événements. Que ce soit des formations, des apéros-discussions ou des séminaires, les événements d’entreprise n’échappent pas à cette règle. En version online, un événement d’entreprise peut alors prendre la forme d’une présentation, d’une masterclass, d’un programme de formation ou encore d’un échange avec un.e experte.
Si un événement en ligne demande bien moins de préparation logistique qu’un événement physique, préparation et suivi demeurent toutefois essentiels. Découvrez à la fin de l'article les bonnes pratiques pour réussir l'organisation de votre événement en ligne.
Vous avez choisi l’outil de visioconférence adapté pour votre événement en ligne ? Vous avez fait le plus simple, il faut maintenant passer à la véritable planification.
Le défi principal d’un événement en ligne est tout d’abord de réussir à attirer suffisamment de participant.e.s; ou en tout cas, autant de participant.e.s que le nombre idéal que vous avez fixé. Lancer un événement en ligne nécessite donc la mise en place d’un plan de communication solide.
Car un événement en ligne coûte très peu comparé à un événement physique, nous pourrions être tenté.e.s de les multiplier, sans objectif particulier.
Pour autant, un événement en ligne nécessite des ressources pour sa mise en place, occupe le temps précieux des participant.e.s et des intervenant.e.s, et impacte la notoriété de votre entreprise. Il est donc indispensable de se demander en quoi votre événement sera utile, que pourra t-il apporter aux participant.e.s, que va t-il apporter à votre entreprise, comment rester en lien avec ces prospects, etc.
La réponse à ces questions dépendra par ailleurs du degré de maturation du prospect ciblé par l’événement car les attentes d’un prospect en termes de contenu diffèrent selon l’étape du processus de décision à laquelle il se trouve. S’agit-il de la phase de découverte (prise de conscience de son besoin), de considération (recherche de solutions), de décision (comparaison de solutions) ou d’achat (fidélisation) ?
Quelques exemples d’objectifs. Un événement en ligne peut servir à alimenter votre base de leads, à faire progresser vos prospects le long de votre cycle de vente, à générer des idées de contenu (lors d’une session de Q&As par exemple), à resserrer les liens avec vos équipes en ces temps de confinement ou encore à garder le lien avec votre communauté, que ce soit vos client.e.s ou vos partenaires.
Pour fixer des objectifs pertinents, n’hésitez pas à utiliser la méthode SMART :
Les objectifs que vous aurez fixés détermineront le type d’événement en ligne pertinent à mettre en place.
De la communication mise en place pour promouvoir votre événement dépendra une bonne part de sa réussite. Comment optimiser votre communication ?
1) Créez un contenu précis et complet
Le contenu de votre événement sert essentiellement à fournir toutes les informations nécessaires afin d’inciter à s’y inscrire : l’objectif de l’événement, le format, le détail de son déroulement, la présentation des intervenant.e.s, ainsi que la date, l’horaire, le nombre de places disponibles, les outils/équipements nécessaires pour participer. Il s’agit également de préciser s’il est recommandé d’envoyer ses questions et attentes en avance, si un support sera fourni, si une rediffusion sera proposée ou encore si une session de questions/réponses est prévue. Plus les informations seront précises, plus le.la potentiel.le participant.e saura à quoi s’attendre.
2) Définissez une stratégie de promotion
Après avoir créé votre contenu vient le moment de choisir les canaux de communication à utiliser pour diffuser votre événement. Cependant, uniquement diffuser le lien de votre séance de visioconférence dans un e-mail ou sur Linkedin ne sera pas suffisant pour attirer l’attention et susciter l’intérêt de votre cible.
Nous vous recommandons de créer une page de destination dédiée afin de donner de la visibilité à votre événement, d’intégrer du contenu détaillé et interactif et de pouvoir inclure un formulaire d’inscription relié à vos outils de relation client.
A noter : pouvoir avoir une vision en temps réel des inscriptions vous permettra à la fois d’estimer le nombre de participant.e.s en amont et de vous adapter en conséquence, de contacter ces participant.e.s avant l’événement pour créer du lien et/ou faire du teasing, ainsi que d’évaluer les performances de votre communication et d’intensifier les relances si nécessaire.
3) Ciblez votre audience
Essayer de toucher le plus de personnes possible pourrait vous être préjudiciable car votre communication ne génèrera pas davantage de participations et pourrait impacter votre réputation en étant perçue comme un spam.
En ce qui concerne l’emailing en particulier, il s’agit de définir avec précision et discernement votre liste de diffusion Je vous invite à ce sujet à consulter notre article “Comment éviter que vos messages ne tombent dans les spams."
Que ce soit via une publication ou des messages sur Linkedin, par le biais d’une publicité Facebook ou par l’envoi d’un email, ne négligez pas un bon ciblage et une bonne segmentation en amont pour ne toucher que les personnes les plus susceptibles d’être intéressées et de participer à votre événement. Car plus que le ratio du nombre d’inscrit.e.s par rapport au nombre d’invité.e.s, c’est surtout la qualité de vos participant.e.s qui est primordial afin que votre événement vous permette d’atteindre vos objectifs.
Pour conclure, voici quelques astuces pour rendre votre événement online plus efficace et capter l’attention de vos participant.e.s :