Planifier et organiser un événement peut rapidement devenir un véritable défi. Beaucoup d’entreprises peinent à gérer les inscriptions, à envoyer les bonnes communications au bon moment, à suivre la participation et à mesurer les résultats. Les processus manuels prennent du temps, génèrent des erreurs et nuisent à l’expérience des participants.
Les logiciels de gestion d'événements résolvent ces problèmes en automatisant les tâches répétitives, en centralisant les données relatives aux événements et en améliorant l'engagement des participants. Ils aident les entreprises à se concentrer sur la création d'événements de grande valeur au lieu de se perdre dans les détails opérationnels.
Dans cet article, nous vous expliquons pourquoi ces logiciels sont devenus incontournables, quelles fonctionnalités privilégier et comment Lyyti aide les entreprises à organiser des événements plus performants.
Envie d’en savoir plus sur la gestion d’événements ? Découvrez notre guide complet : Les bases de la gestion d’événements : tout ce qu’il faut savoir pour bien commencer
Il simplifie la planification et les opérations de l'événement en centralisant les inscriptions, les communications et la gestion des participants en un seul endroit.
Il offre une meilleure expérience grâce à un enregistrement rapide, des infos claires et un accès facile à tous les détails de l’événement
Il réduit le travail manuel et les erreurs en automatisant les tâches répétitives comme l’envoi de rappels, la gestion des listes et le traitement des paiements.
Il permet de prendre des décisions grâce aux données en suivant la fréquentation, l’engagement et le retour sur investissement grâce à des rapports et analyses détaillés.
Il organise des événements hybrides ou en ligne et touche un public plus large tout en garantissant une expérience professionnelle de qualité
Il renforce votre image de marque grâce à des sites web et pages d’inscription personnalisés, une communication homogène et un impact visuel maîtrisé.
Il améliore le suivi post-événement en recueillant des commentaires, en générant des leads et en intégrant les données des participants dans vos outils CRM et marketing.
Les invitations et inscriptions constituent le point de départ de tout événement. Elles déterminent comment les participants sont invités et comment leurs coordonnées sont collectées avant l’événement. Un processus bien structuré permet de donner le ton et de favoriser un engagement dès le départ.
Cette fonctionnalité est importante car elle :
Simplifie la gestion des participants et fait gagner du temps
Assure une collecte précise des données et limite les erreurs manuelles
Offre un point d’entrée fluide dans l’expérience de l’événement
Réduit les absences grâce à des processus d’inscription clairs
Fournit des informations utiles pour un meilleur suivi et des analyses approfondies
Lyyti transforme l’inscription en un processus professionnel et orienté données. Il remplace les feuilles de calcul par un système d’inscription en ligne facile à utiliser et totalement personnalisé à votre marque. Vous pouvez créer des pages d’inscription attractives avec des champs personnalisés ou prêts à l’emploi, contrôler l’accès à l’événement via des liens ouverts ou individuels, et gérer différents types de participants, comme les conférenciers, VIP ou employés.
Lyyti permet également d’inscrire facilement des participants individuellement ou en groupe, de gérer les paiements des billets, de définir des limites de capacité et d’automatiser les listes d’attente. Les événements peuvent être dupliqués rapidement, ce qui fait gagner du temps tout en assurant une cohérence entre plusieurs éditions.
Simplifiez la gestion des inscriptions avec Lyyti et offrez à vos participants une expérience fluide, personnalisée et sans accroc dès le premier contact.
La communication événementielle regroupe tous les messages échangés avec les participants avant, pendant et après un événement, comme les confirmations, rappels, mises à jour ou messages de suivi. Une communication bien pensée instaure la confiance, favorise la participation et contribue à une expérience positive pour les participants.
Cette fonctionnalité est essentielle car elle :
Tient les participants informés et engagés à chaque étape de l’événement
Réduit les absences grâce à des communications automatisées et personnalisées
Garantit que les participants disposent des bonnes informations au bon moment
Favorise des liens durables avec les participants après l’événement
Lyyti propose des outils de messagerie automatisés permettant aux organisateurs d’envoyer des e-mails et SMS de marque à des groupes de participants spécifiques. Les messages peuvent être programmés au moment idéal, depuis les confirmations initiales jusqu’aux remerciements post-événement.
La plateforme propose un éditeur simple en « glisser-déposer », qui permet de créer des messages professionnels sans compétences techniques. Les modèles existants peuvent être réutilisés et personnalisés, ce qui fait gagner du temps tout en garantissant la qualité.
Grâce au ciblage basé sur les données, les participants ne reçoivent que des informations pertinentes, améliorant ainsi leur expérience et leur engagement.
Avec Lyyti, gardez vos participants informés et impliqués grâce à une communication automatisée et ciblée.
Une application d’enregistrement permet aux organisateurs de suivre les participants dès leur arrivée et de gérer leur présence en temps réel. Elle remplace les feuilles d’émargement manuelles et rend le processus sur site beaucoup plus efficace. Un enregistrement rapide et fluide laisse aussi une première impression positive aux participants.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile car elle :
Réduit le temps d'attente aux points d'entrée
Fournit des données précises sur la fréquentation
Permet de mettre à jour rapidement les informations des participants
Facilite la communication directe avec les participants pendant l’événement
Lyyti propose une application mobile d’enregistrement accessible partout, qui permet aux organisateurs d’inscrire les participants via codes QR ou recherche manuelle. Les nouveaux participants peuvent être ajoutés directement sur place, et le statut de présence se met à jour instantanément.
L'application permet également de communiquer rapidement en envoyant des SMS à des groupes de participants spécifiques, comme ceux qui ne sont pas encore arrivés. L’impression de badges et les options d’auto-enregistrement sont également prises en charge, offrant ainsi un processus d’accueil flexible et efficace. Avec l’application d’enregistrement de Lyyti, l’expérience sur place devient fluide, rapide et professionnelle.
Un outil de sondage aide les organisateurs à recueillir les retours des participants, du personnel ou des clients. Il permet de mieux comprendre comment l’événement s’est déroulé et d’identifier les axes d’amélioration.
L’outil de sondage est utile car il :
Recueille des retours précieux de la part des participants et du personnel
Met en évidence les points forts et les aspects à améliorer
Appuie les décisions sur des données concrètes pour les prochains événements
Mesure la satisfaction des participants et le succès global de l’événement
Lyyti propose un outil de sondage flexible qui permet de concevoir des questionnaires adaptés à tout type d’objectif incluant l’expérience des participants, le feedback du personnel ou le retour d’information des clients. Les sondages peuvent être partagés via des liens ouverts ou personnalisés, selon vos besoins.
Les réponses collectées sont présentées sous forme de graphiques clairs et de rapports en ligne faciles à partager avec votre équipe ou vos parties prenantes. Cela permet d’analyser rapidement les résultats, de prendre des décisions éclairées et d’améliorer continuellement la qualité de vos événements.
Avec l’outil de sondage de Lyyti, transformez les retours en actions concrètes et faites de chaque événement une réussite encore plus grande.
Le streaming vous permet d’héberger du contenu en direct ou enregistré pour vos audiences en ligne. C’est une fonctionnalité essentielle pour les événements virtuels ou hybrides, car elle permet aux participants de se joindre depuis n’importe quel lieu.
Le streaming est important car il :
Étend la portée de l’événement au-delà du lieu physique
Offre une participation flexible aux participants à distance
Propose des options de visionnage interactif et à la demande
Renforce la visibilité et la présence de votre marque sur les canaux numérique
Lyyti simplifie l’organisation de vos événements et webinaires en ligne. Vous pouvez vous pouvez créer des pages d’inscription à votre image, automatiser l’envoi d’invitations et de rappels, puis diffuser facilement du contenu en direct, préenregistré ou à la demande. La plateforme s’intègre à vos outils existants ou propose des solutions de diffusion prêtes à l’emploi. Grâce aux fonctionnalités interactives, vos participants restent engagés, tandis que les données post-événement, incluant les retours d’expérience avec l’Experience Value Score (EVS) – permettent d’évaluer la performance et le retour sur investissement.
Avec les solutions de streaming de Lyyti, offrez des expériences virtuelles captivantes et élargissez votre audience sans limites.
Experience Value Score, ou EVS, mesure la satisfaction globale des participants à votre événement. Contrairement aux simples chiffres de fréquentation, il se concentre sur la qualité de l’expérience vécue.
L’importance de l'EVS :
Capture l’expérience des participants avec une seule question simple
Offre un taux de réponse élevé pour un retour d'information rapide
Identifie les événements qui fonctionnent bien et ceux qui ont besoin d'être améliorés
Soutient l’amélioration continue de la qualité de vos événements
Lyyti automatise entièrement le processus EVS en envoyant automatiquement des demandes de feedback après l’événement. Les scores sont compilés et présentés dans des tableaux de bord clairs, qui mettent en évidence les tendances et les événements les plus performants.
Les résultats EVS peuvent être comparés selon différents types d’événements, ou encore confrontés aux moyennes du secteur, afin de mieux comprendre l’expérience vécue par vos participants.
Avec Event EVS, Participant EVS et Pulse EVS, vous pouvez suivre aussi bien l’expérience globale que des retours rapides sur site.
Mesurez ce qui compte vraiment avec l’Experience Value Score de Lyyti et améliorez durablement l’impact de vos événements.
Les rapports et les données sur les événements vous permettent de suivre et d’analyser en profondeur les résultats de vos événements. Ils couvrent notamment le nombre de participants, les ventes de billets, les taux de fréquentation et les indicateurs d’engagement.
Pourquoi les rapports et les données sont essentiels :
Fournit des informations pour évaluer le succès de l'événement et le retour sur investissement
Aide à identifier les absents et repérer les sessions les plus populaires
Permet de planifier des améliorations basées sur des données concrètes pour vos prochains événements
Prend en charge les suivis commerciaux et marketing avec des leads précis
Lyyti centralise et organise toutes les données des événements en temps réel, incluant les inscriptions, la fréquentation et l’activité d’engagement. Vous avez accès à des rapports en ligne faciles à partager, en toute sécurité, avec votre équipe, vos commerciaux ou votre direction.
Grâce aux intégrations avec vos outils CRM et d’automatisation marketing, les données des participants s’intègrent directement dans vos processus existants.
De plus, les options de reporting personnalisables permettent de suivre les indicateurs clés de performance (KPI) les plus pertinents pour vos objectifs, afin de faciliter des décisions rapides et éclairées.
Transformez vos données événementielles en informations stratégiques grâce aux outils de reporting et d’analyse de Lyyti.
L’image de marque et le design déterminent la perception et l’expérience des participants lors de votre événement. Une image de marque cohérente renforce la confiance et crée une expérience professionnelle pour tous.
Importance de l’image de marque et du design :
Renforce la crédibilité et le professionnalisme de l’événement
Augmente la reconnaissance de votre marque auprès des participants
Permet de créer des supports de communication attractifs et visuellement séduisants
Assure la cohérence des messages sur tous les points de contact de l’événement
Lyyti vous permet de créer des sites Web d'événements professionnels et des pages d'inscription qui reflètent l'identité de votre marque. Vous pouvez facilement choisir mises en page, couleurs et images, et même personnaliser les URL pour une expérience entièrement marquée.
Les outils de planification permettent de contrôler le moment où certains contenus deviennent visibles, facilitant ainsi la diffusion des informations de manière structurée.
Cette flexibilité garantit aux participants une expérience claire et cohérente, de l’invitation à la communication post-événement.
Mettez votre marque en valeur et impressionnez votre public grâce aux fonctionnalités de design et de personnalisation de Lyyti.
Les intégrations permettent de connecter votre logiciel événementiel à d’autres outils commerciaux, comme les CRM, les plateformes d’automatisation marketing ou les solutions d’analyse. Une API REST offre des connexions personnalisées avec vos systèmes internes, garantissant un flux de données fluide et réduisant le travail manuel.
L’importance des intégrations et de l’API :
Supprime la saisie manuelle des données et fait gagner du temps
Centralise les données relatives aux événements, aux ventes et au marketing
Prend en charge l'automatisation pour la gestion et le suivi des prospects
Permet des connexions personnalisées flexibles avec vos outils existants
Lyyti s’intègre aux principales plateformes du marché, comme HubSpot, Salesforce, Microsoft Dynamics 365 et Eloqua, transférant automatiquement les pistes d’événements vers vos CRM et systèmes marketing pour un suivi immédiat.
L’intégration avec des outils d’analyse tels que Google Analytics 4 et Tag Manager permet de suivre les performances des sites d’événements, tandis que les intégrations de streaming comme Univid optimisent la diffusion des événements virtuels. Pour des besoins spécifiques, Lyyti propose une API REST ouverte, permettant de connecter vos systèmes internes et flux de travail en toute simplicité.
Connectez votre écosystème technologique grâce aux intégrations et à l’API REST de Lyyti pour automatiser vos flux de travail et maximiser l’impact de vos événements.
La confidentialité et la sécurité garantissent que les données des participants et des événements sont protégées contre tout accès non autorisé. Elles assurent également la conformité avec des réglementations telles que le GDPR, renforçant la confiance des participants et protégeant votre organisation contre les risques liés aux données.
L'importance de la confidentialité et de la sécurité :
Protège les données personnelles et de paiement des participants
Assure la conformité avec les réglementations comme le GDPR
Réduit les risques de violation de données ou d’accès non autorisé
Renforce la confiance des participants dans vos événements
Lyyti respecte strictement le GDPR et traite les données exclusivement au sein de l’UE. Son cadre de sécurité suit la norme ISO/IEC 27001 et comprend une analyse continue des vulnérabilités, une surveillance 24/7, le chiffrement de toutes les données stockées et transmises, ainsi que des tests de pénétration annuels.
Les mesures de sécurité physique et des points d’accès telles que les serrures électroniques, les appareils cryptés de l’entreprise, la formation du personnel, garantissent la protection des données à tous les niveaux. Les sous-traitants font l’objet d’audits minutieux pour maintenir des standards de sécurité élevés.
Protégez les données de vos événements et les informations des participants grâce aux fonctions avancées de confidentialité et de sécurité de Lyyti.
La billetterie et les paiements permettent de gérer les frais d’inscription des participants et toutes les transactions financières liées à vos événements. Cette fonctionnalité prend en charge les billets gratuits ou payants et facilite le suivi des recettes.
L'importance de la billetterie et des paiements :
Simplifie la collecte des paiements pour les organisateurs
Offre des options de billetterie flexibles pour différents types de participants
Assure le suivi des performances financières et de la génération de revenus
Améliore le confort des participants grâce à de multiples méthodes de paiement
Lyyti permet aux organisateurs de définir les tarifs des billets, gérer la disponibilité et attribuer des catégories de participants telles que VIP ou conférenciers. Les paiements sont traités de manière transparente via Paytrail pour les virements bancaires et mobiles, ou Stripe pour les transactions par carte de crédit.
Les rapports financiers fournissent un aperçu complet : ventes de billets, recettes, performances des codes de campagne et état des paiements, facilitant ainsi le suivi de la santé financière de l’événement. Ce système permet également de contrôler la capacité des sessions, de gérer les listes d’attente et de reproduire rapidement les configurations de billetterie pour les événements futurs.
Simplifiez la gestion de la billetterie et des paiements avec Lyyti et gardez le contrôle total sur les finances de votre événement.
Lyyti est bien plus qu’un simple logiciel de gestion d’événements : c’est une solution complète conçue pour optimiser les résultats de vos événements et simplifier l’ensemble du processus de planification et d’exécution. L’un de ses principaux atouts réside dans l’accent mis sur le retour sur investissement. Lyyti aide les organisations à identifier les événements les plus performants et ceux qui nécessitent des améliorations, permettant ainsi une allocation plus intelligente des ressources et de meilleurs résultats financiers. Les entreprises qui utilisent Lyyti constatent des gains mesurables : augmentation de la fréquentation, meilleure conversion des prospects, hausse du chiffre d’affaires et réduction des coûts opérationnels.
Un autre point fort est le soutien complet offert par Lyyti tout au long de la stratégie événementielle. Les clients ne reçoivent pas seulement un outil : ils bénéficient de conseils d’experts, de formations personnalisées et d’un centre de ressources riche en bonnes pratiques et astuces sur la gestion d’événements. Cela permet aux équipes d’adopter rapidement les meilleures pratiques et de créer des événements engageants, capables d’atteindre les objectifs de l’entreprise et de captiver les participants.
Lyyti met également l’accent sur une intégration rapide et une utilisation facile. Grâce à des modèles prêts à l’emploi et des outils d’automatisation qui réduisent les tâches manuelles, les événements de marque peuvent être mis en ligne en quelques jours seulement. Les équipes peuvent ainsi se concentrer sur la création de valeur et l’établissement de relations plutôt que sur la configuration répétitive.
Peut-être plus important encore, Lyyti offre un support centré sur l’humain. Que ce soit par téléphone, chat, email, Slack ou Messenger, de vraies personnes sont toujours disponibles pour répondre aux questions, résoudre les problèmes et fournir un accompagnement expert.
Enfin, la crédibilité de Lyyti repose sur son expérience auprès de marques mondiales reconnues, comme Air France, KONE ou Warner Bros Discovery, avec des taux de satisfaction clients remarquables (CSAT 98+ et NPS 50+). Cette expérience éprouvée fait de Lyyti un choix fiable pour les entreprises qui souhaitent maximiser l’impact de leurs événements tout en réduisant le stress opérationnel.
Un logiciel de gestion d’événements est un outil numérique qui facilite la planification, l’organisation et le suivi des événements. Il centralise la gestion des inscriptions, des communications, de la billetterie, du contrôle d’accès et des rapports. Lyyti est un exemple de solution tout-en-un offrant ces fonctionnalités pour simplifier la planification et l’exécution des événements.
Les entreprises utilisent ces logiciels pour gagner du temps, réduire les tâches manuelles et améliorer l’expérience des participants. Ils automatisent des actions comme l’envoi d’invitations, la gestion des inscriptions et la collecte des retours, tout en fournissant des données pour optimiser les événements futurs. Lyyti permet aux équipes de se concentrer sur la création d’événements plus engageants plutôt que sur la paperasserie administrative.
Ces outils permettent de suivre la fréquentation, de mesurer l’engagement et d’intégrer les données aux systèmes de vente et de marketing. Cela aide à identifier quels événements sont performants et où des améliorations sont nécessaires. Lyyti, par exemple, fournit des analyses détaillées et l’Experience Value Score pour évaluer le succès et le retour sur investissement de chaque événement.
Oui, la plupart des plateformes prennent en charge les événements virtuels et hybrides. Elles proposent la diffusion en direct, des pages d’événement personnalisées et une communication automatisée pour les participants à distance. Lyyti prend en charge les événements en présentiel, en ligne et hybrides, avec des options flexibles pour l’inscription et la diffusion en continu.
Il est important de choisir une solution qui inclut l’inscription en ligne, la communication avec les participants, la billetterie et les paiements, les outils d’enregistrement, les rapports et l’intégration avec les systèmes CRM et marketing. Lyyti offre toutes ces fonctionnalités, avec en plus une assistance spécialisée et une prise en main simple et rapide.