Confidentialité & sécurité

Des listes d'informations dispersées, c'est-à-dire enregistrées ici et là, peuvent poser problème. Des listes dispersés se forment facilement lors d’événements, lorsqu’il existe un besoin indéniable de partager des informations spécifiques sur les participants avec des tiers tels que des représentants de la restauration ou de l’hébergement.

Lyyti propose une base de données centralisée des participants pour le stockage en toute sécurité des informations personnellement identifiables. Les données peuvent être partagées en toute sécurité via des rapports en ligne, qui peuvent être étroitement réglementés par l'expéditeur : le rapport peut être protégé par mot de passe, l'accès peut être restreint et le rapport peut expirer à une certaine heure. Grâce aux rapports en ligne, le destinataire n'a jamais besoin de sauvegarder de données personnelles sur son propre appareil.

La fonctionnalité de reporting en ligne est incluse dans tous les types de licence Lyyti.

La politique de confidentialité est le document qui explique à la personne enregistrée comment et pourquoi ses données sont stockées et traitées. Une entreprise peut avoir plusieurs politiques de confidentialité en raison de plusieurs registres, par ex. un à des fins de marketing et un autre pour les données clients. La politique de confidentialité doit être accessible aux personnes enregistrées.

Tous nos clients ont la possibilité de créer et de publier (en plusieurs langues si nécessaire) une politique de confidentialité pour leurs événements Lyyti. En pratique, cela est suffisant lorsque le client ne tient qu'un seul registre.

Une fonctionnalité de politique de confidentialité est incluse dans tous les types de licence Lyyti.

Si une entreprise gère des événements qui forment des systèmes de classement ou des listes distinctes (par exemple, des événements clients liés aux listes de marketing ou des événements internes liés au registre des employés), il peut être nécessaire de gérer plusieurs politiques de confidentialité différentes.

Une personne peut être inscrite dans un système de classement dans Lyyti sur la base d'un consentement explicite, où la personne coche une case pour accepter d'être enregistrée. L'inscription peut également être basée sur d'autres conditions, qui doivent être précisées à la personne lors de son inscription. Dans ce cas, un consentement explicite n’est pas nécessaire, à condition que les conditions soient clairement présentées à la personne enregistrée.

Plusieurs listes distinctes dans Lyyti constituent un modèle particulièrement utile pour les agences événementielles. Dans ce modèle, le client produit des événements pour son client, ce qui en fait non pas un contrôleur de registre, mais un processeur. Une agence événementielle peut créer des politiques de confidentialité spécifiques au client, gérer les questions de consentement spécifiques au client et modifier ou supprimer des données dans des listes spécifiques de son client.

La fonctionnalité de listes multiples est disponible dans les licences Lyyti qui incluent le Centre de Conformité. Le Centre de Conformité est inclus dans les licences achetées ou mises à jour après le 1er janvier 2017.

Si le consentement explicite du participant/de la personne inscrite est demandé pour quelque chose (par exemple pour une newsletter), les informations de consentement peuvent être stockées et traitées dans Lyyti. La fonctionnalité de question de consentement est facile à utiliser et transparente tant pour l’utilisateur que pour le participant. Si le consentement a été donné lors d'un événement précédent, Lyyti le reconnaîtra sur la base de l'adresse e-mail liée à la participation, ce qui élimine les questions de consentement répétées.

Une question de consentement et la gestion du consentement sont incluses dans tous les types de licence Lyyti.

Lorsqu'il est nécessaire de répondre à plusieurs questions de consentement distinctes (par exemple plusieurs newsletters différentes ou d'autres types de consentements marketing), un nombre illimité peut être créé dans Lyyti. Les questions de consentement pertinentes peuvent être sélectionnées pour chaque événement à la discrétion de l’utilisateur.

La fonctionnalité de questions de consentements multiples est disponible dans les licences Lyyti qui incluent le Centre de Conformité. Le Centre de Conformité est inclus dans les licences achetées ou mises à jour après le 1er janvier 2017.

Conformément à l'article 15 du règlement, la personne inscrite (en l'occurrence le participant) a le droit d'accéder à ses données personnelles et aux informations sur la manière dont ses données personnelles sont traitées, et de demander des modifications ou leur effacement.

Lyyti a résolu ce problème en fournissant une fonction de recherche qui récupère toutes les données sur un participant et les compile dans un fichier PDF ou en langage machine. La recherche peut être exécutée soit parmi les événements appartenant à un utilisateur, soit parmi tous les événements appartenant à l'ensemble de l'entreprise cliente.

La récupération des données des participants à partir des événements d'un utilisateur est incluse dans tous les types de licence Lyyti.

La récupération des données des participants à partir des événements de l'ensemble de l'entreprise et la génération de fichiers PDF ou en langage machine sont disponibles dans les licences Lyyti qui incluent le Centre de Conformité. Le Centre de Conformité est inclus dans les licences achetées ou mises à jour après le 1er janvier 2017.

Lorsqu'une entreprise gère plusieurs registres, la recherche des données des participants peut être effectuée soit dans un seul registre, soit dans tous les registres existants à la fois.

La récupération des données des participants à partir d'une ou plusieurs listes est disponible dans les licences Lyyti qui incluent le Centre de Conformité. Le Centre de Conformité est inclus dans les licences achetées ou mises à jour après le 1er janvier 2017.

Les informations personnelles identifiables perdent leur statut de sensibilité lorsque toutes les données qui pourraient aider à relier les informations à une personne physique sont supprimées. Le processus est appelé anonymisation, après quoi les données ne sont plus soumises au RGPD. Ces données d'événement anonymisées peuvent être utilisées à des fins statistiques, etc. Le besoin d'anonymisation peut résulter soit de la demande de la personne inscrite à l'événement, soit lorsque la nécessité de traiter certaines informations personnelles a disparu (par exemple, un temps suffisamment long s'est écoulé depuis l'événement).

Une fonctionnalité d'anonymisation permettant de traiter un participant individuel à la fois est incluse dans tous les types de licence Lyyti.

Lorsqu’une entreprise contrôle plusieurs listes, il peut s’avérer nécessaire de rechercher et d’anonymiser une personne enregistrée dans une seule de ces listes. Un bon exemple est une entreprise qui exige un consentement explicite pour inscrire un participant dans son registre des participants, mais qui souhaite séparer sa liste de participants et sa liste commerciale.

Les agences d'événements et les organisateurs de conférences apprécient cette fonctionnalité, car elle permet de conserver séparément les listes des participants des différents clients et de diriger facilement la recherche de participants vers la bonne liste.

L'anonymisation couvrant une ou plusieurs liste est disponible dans les licences Lyyti qui incluent le Centre de Conformité. Le Centre de Conformité est inclus dans les licences achetées ou mises à jour après le 1er janvier 2017.

L'anonymisation de l'intégralité d'un événement en un seul clic est une fonctionnalité pratique pour se débarrasser des données personnelles identifiables, par ex. pour les événements anciens et archivés.

L'anonymisation de l'intégralité d'un événement est disponible dans les licences Lyyti qui incluent le Centre de Conformité. L’anonymisation étant irréversible, cette fonctionnalité n’est accessible qu’à l’utilisateur administrateur.

L'anonymisation automatique est un ensemble d'outils permettant à l'utilisateur administrateur de définir certaines règles d'anonymisation à l'échelle de l'entreprise. Les données peuvent être configurées pour être anonymisées à un moment donné, ou alors un certain champ ou une certaine question peuvent être anonymisé automatiquement à la discrétion de l’utilisateur administrateur.

Cet ensemble d'outils est particulièrement utile aux grandes entreprises et autres clients qui souhaitent standardiser et centraliser les pratiques de gestion des données et d'anonymisation pour l'ensemble de l'entreprise.

L'anonymisation automatique est disponible dans les licences Lyyti Entreprise.

La participation à un événement agit souvent comme une expression de consentement, par ex. lorsqu'un participant s'inscrit à un événement et accepte simultanément de recevoir une newsletter comme indiqué dans la politique de confidentialité du registre du marketing. Dans ces cas, les informations de consentement ainsi que les informations sur les participants doivent être saisies dans un autre système (par exemple une plateforme de marketing), où le registre est ensuite traité.

L'exportation des informations de consentement via des rapports et la génération de fichiers Excel est disponible dans tous les types de licence Lyyti.

Les utilisateurs qui gèrent et traitent généralement leurs registres dans un autre système (CRM, plateforme marketing, système RH, etc.) et la gestion de leurs événements dans Lyyti, apprécient le fait que les informations de consentement puissent être gérées automatiquement. L’exportation (et l’importation) automatique des informations de consentement peut être facilitée via l’API de Lyyti.

L'exportation et l'importation des informations de consentement via l'API sont disponibles dans les licences Lyyti Entreprise.

Les informations concernant l’état de santé, l’activité politique ou l’orientation sexuelle d’une personne physique sont des exemples d’informations personnelles sensibles. Les informations personnelles sensibles ne doivent être traitées et stockées que lorsqu’elles sont absolument nécessaires et supprimées lorsqu’elles ne sont plus nécessaires.

Lyyti propose des outils permettant de signaler certaines questions comme données sensibles et de planifier la suppression de ces données. L'utilisateur administrateur peut définir les règles relatives aux données sensibles pour l'ensemble de l'entreprise, garantissant ainsi une suppression sûre et certaine des données sensibles.

Des outils de gestion des données personnelles sensibles sont disponibles dans les licences Lyyti Entreprise.

Veuillez garder à l’esprit que les événements eux-mêmes n’ont pas besoin d’être supprimés, car ils ne constituent pas des informations personnellement identifiables.

Lorsqu’il s’agit de données personnelles contenues dans des événements passés, il est bon de réfléchir à ces points :
L'organisateur est-il soumis à une obligation légale de conserver les données, par ex. relative à une preuve d’études ou à des fins de comptabilité ?
L'organisateur a-t-il une base et une finalité légales pour le traitement des données, par ex. dans des événements destinés aux clients déjà inscrits dans le registre des clients ?
L'organisateur a-t-il une raison de stocker les données dans le cadre d'une activité économique légitime ou pour remplir des obligations contractuelles (par exemple un événement récurrent où une participation antérieure peut affecter les futures listes d'invités) ?
S’il n’est pas nécessaire de conserver des données personnelles issues d’événements passés, cela peut être pour les anonymiser, par exemple les événements qui se sont terminés il y a plus de deux ans, au lieu de les supprimer complètement. Nous recommandons de procéder à cette opération un événement à la fois, car l'anonymisation ne peut pas être annulée.