Comment choisir le Système de Gestion d'Evénements adaptés à vos besoins

Planifier un événement peut être une tâche difficile. De la logistique à la restauration, de nombreux facteurs doivent être pris en compte. Choisir le bon Système de Gestion d'Evénements peut rationaliser l'ensemble du processus et garantir le bon déroulement de votre événement. Mais avec autant d’options disponibles, comment faire le bon choix ?

Cet article vous aidera à identifier les facteurs clés à prendre en compte afin que vous puissiez sélectionner la meilleure plateforme de gestion événementielle adaptée à vos besoins.

Obtenez un aperçu de la gestion d'événements en lisant « Les bases de la gestion d'événements : tout ce que vous devez savoir pour commencer ».

Les considérations clés avant de choisir un système de gestion d'événements

Lors de la sélection de services de gestion d'événements, vous devez évaluer plusieurs aspects fondamentaux pour vous assurer que le fournisseur de services s'aligne sur les besoins spécifiques de votre événement. Avant de contacter un prestataire, il est crucial de définir d’abord les objectifs de votre événement et d’établir votre budget. 

Ces deux éléments jettent les bases de l’ensemble du processus de planification et guident vos décisions à venir.

Définir clairement les buts et les objectifs de votre événement est la base d’un processus de planification réussi. Sans objectif bien défini, il n’est pas facile de garantir que chaque aspect de l’événement corresponde à votre vision. L'établissement d'objectifs clairs, qu'il s'agisse d'accroître la notoriété de la marque, d'organiser une célébration ou de faciliter le réseautage, fournit à votre équipe de gestion d'événements un plan précis. 

Cela leur permet de coordonner plus facilement les éléments de l’événement, tels que la sélection du lieu, les stratégies marketing et l’expérience des invités, d’une manière qui soutient votre objectif global.

Lorsque vous définissez vos objectifs, vous créez une feuille de route qui non seulement guide la prise de décision, mais aide également à mesurer le succès. Par exemple, si votre objectif est d’augmenter la visibilité de votre marque, votre équipe de gestion d’événements peut se concentrer sur des stratégies telles que la couverture médiatique et l’engagement sur les réseaux sociaux.

En clarifiant dès le départ l'objectif de votre événement, vous vous assurerez que le service de gestion d'événements que vous choisissez est équipé pour offrir l'expérience que vous envisagez.

Définir un budget clair est tout aussi important lors du choix du bon système de gestion d’événements. Votre budget sert de guide, vous aidant à naviguer dans les différentes options de services tout en garantissant que les ressources sont allouées efficacement.

Établir un budget précis et pratique est essentiel pour éviter les pièges courants. Sous-estimer votre budget peut conduire à des compromis dans l’exécution, tandis qu’une surestimation peut entraîner des dépenses inutiles, réduisant ainsi la rentabilité globale.

Un budget bien pensé vous permet de :

• Donner la priorité aux éléments clés de l’événement qui correspondent à vos objectifs.
• Négocier efficacement avec les prestataires de services pour maximiser la valeur sans dépenses excessives.
• Éviter les contraintes financières inattendues qui pourraient faire dérailler le processus de planification.
  

  Une fois que vous avez défini vos objectifs et établi un budget, vous pouvez mieux évaluer les considérations clés suivantes :

  
  
• Comprendre la nature de votre événement :différents types d'événements nécessitent différents niveaux d'expertise et de ressources. Que vous organisiez une conférence d'entreprise, une réunion sociale ou un événement hybride, le type d'occasion dicte la gamme de services dont vous aurez besoin. Bien que de nombreux prestataires puissent répondre à différents types d'événements, le client doit être clair sur ses objectifs, ses ambitions et son budget. Cette clarté garantit que le fournisseur choisi peut adapter ses services pour répondre aux besoins spécifiques de l’événement, qu’il s’agisse d’une grande conférence d’entreprise ou d’un plus petit rassemblement communautaire.
  
  

Les facteurs importants à considérer comprennent :

• Le nombre de participants.
• La complexité de la configuration du lieu.
• Le niveau de coordination requis entre les fournisseurs et les prestataires de services.

En définissant d'abord clairement vos objectifs et votre budget, vous disposerez d'une base solide pour évaluer ces trois considérations importantes : le type d'événement, les données démographiques du public et l'ampleur de l'événement, qui prépareront le terrain pour sélectionner le fournisseur de gestion d'événements le plus approprié.

"La base de tout grand événement est de connaître votre public et de comprendre les objectifs clés. Ce n'est qu'alors que vous pourrez sélectionner les bons services pour soutenir votre vision." Petri Hollmén, PDG de Lyyti

Facteurs à prendre en compte lors de la sélection du système de gestion d'événements

1. Évaluer l'expérience et l'expertise

Lors de l’évaluation des services de gestion d’événements, il est important d’explorer plus en profondeur que le simple nombre d’années de l’entreprise dans le secteur. Bien que l'expérience soit précieuse, demandez-vous s'ils ont géré des événements similaires au vôtre en termes de portée, d'objectifs et de défis.

Une entreprise possédant une vaste expérience en matière d’événements d’entreprise n’est pas nécessairement la meilleure solution pour un événement social ou expérientiel à grande échelle, et vice versa.

• Le type d’événements qu’ils ont gérés. Ont-ils travaillé sur des événements de taille et de type similaires à ceux que vous prévoyez ?
• Les objectifs spécifiques qu’ils ont aidé les clients à atteindre. Est-ce que ceux-ci correspondent aux résultats que vous visez ?
• Le niveau de complexité qu’ils ont traversé. L'événement était-il simple sur le plan logistique ou impliquait-il plusieurs éléments mobiles, comme diverses parties prenantes ou des exigences uniques ?
  

2. Comprendre la gamme de services fournis

Comprendre la gamme de services fournis par une société de gestion d'événements est important pour s'assurer que leurs offres correspondent aux besoins spécifiques de votre événement. Selon le type et l'ampleur de votre événement, vous pourriez avoir besoin de différents niveaux d'assistance.

Tout d’abord, vous devez clarifier quels services sont importants pour votre événement. Pour les événements à grande échelle, des services complets de bout en bout qui gèrent tout, de la réservation de la salle à la coordination le jour même, peuvent vous faire gagner beaucoup de temps et d'efforts. Des plateformes comme Lyyti fournissent des solutions pour l'inscription des participants, la communication sur les événements et la collecte de commentaires, vous permettant de gérer efficacement les événements physiques et virtuels.

• Recherche et gestion de sites
• Coordination des fournisseurs
• Gestion des invités et des inscriptions
• Support logistique complet
• Personnel et coordination des événements sur place

• Installation audiovisuelle
• Dispositions de restauration
• Logistique du site

En comparant vos besoins aux services offerts, vous pouvez vous assurer de cet alignement et éviter de payer pour des services inutiles.

Le bon partenaire de gestion d’événements propose une suite de services qui s’intègrent parfaitement, vous permettant de vous concentrer sur la situation dans son ensemble sans vous soucier des détails.

Lors de la sélection d'un service de gestion d'événements, il est important de comprendre les ressources de son équipe et ses réseaux de fournisseurs pour garantir le bon déroulement de l'événement.

Une équipe interne bien coordonnée, combinée à un solide réseau de fournisseurs fiables, peut améliorer considérablement la qualité de votre événement. Lyyti s'intègre à la plupart des plateformes marketing et des systèmes CRM, permettant aux gestionnaires d'événements de tirer parti des relations avec les fournisseurs existants tout en gardant toutes les données événementielles connectées de manière transparente.

Les entreprises de gestion d'événements qui ont établi des relations avec des fournisseurs bénéficient souvent des avantages suivants :

• Obtenir de meilleurs tarifs pour aider à gérer les budgets plus efficacement.
• Coordination rationalisée, réduisant les risques de problèmes de communication ou de retards.
• Capacités de résolution de problèmes plus rapides, en particulier lors de la gestion de changements de dernière minute ou de crises imprévues.

En évaluant à la fois l'organisation de l'équipe interne et l'étendue de ses relations avec les fournisseurs, vous serez mieux placé pour choisir un service capable d'offrir un événement réussi et fluide.

4. Vérifiez l’utilisation de la technologie et de l’innovation

Lors de l’évaluation des services de gestion d’événements, la technologie joue un rôle central dans l’élaboration de l’expérience événementielle moderne. Il s'agit à la fois d'un outil de rationalisation des opérations et d'un élément essentiel pour améliorer l'engagement des participants.

Les entreprises de gestion d'événements qui privilégient les solutions innovantes peuvent améliorer considérablement l'efficacité et le succès de votre événement. Lyyti améliore le succès des événements grâce à ses communications événementielles automatisées, ses fonctionnalités de diffusion en direct et ses analyses de données en temps réel, garantissant une expérience transparente et engageante pour les participants.

• Des systèmes d'inscription en ligne qui simplifient le processus d'inscription pour les participants tout en offrant des mises à jour et des analyses en temps réel pour les organisateurs.
• Des applications événementielles mobiles qui permettent des horaires personnalisés, une interaction avec les participants et des notifications instantanées, enrichissant ainsi l'expérience globale de l'événement.
• Les plateformes d'événements hybrides et virtuels permettent aux événements d'atteindre un public mondial, offrant des options de participation flexibles à ceux qui ne peuvent pas y assister en personne.

5. Recherchez de solides compétences en communication et en résolution de problèmes

Des compétences efficaces en communication et en résolution de problèmes sont essentielles pour garantir le bon déroulement de votre événement. Aucun événement ne se déroule jamais comme prévu et des problèmes imprévus surviennent souvent.

Lorsque vous sélectionnez un partenaire de gestion d'événements, vous avez besoin de quelqu'un qui vous tient constamment informé et répond rapidement lorsque des défis surviennent.

Recherchez un service de gestion d’événements qui démontre :

• Une communication proactive : ils doivent vous informer régulièrement de tout changement ou problème potentiel, afin de garantir que vous n'êtes jamais laissé dans le noir.
• Une prise de décision rapide : vous voulez une équipe capable de réfléchir rapidement et de résoudre les problèmes avant qu'ils ne dégénèrent en problèmes plus importants.
• Une facilité à résoudre des conflits : la capacité à rester calme sous pression et à gérer efficacement les situations inattendues est importante.
  
  Ces compétences aideront à prévenir les perturbations et à garantir que votre événement se déroule sans revers majeurs.

6. Recherchez la créativité et la vision

Lors de la sélection d’un service de gestion d’événements, la créativité et la vision jouent un rôle clé dans l’élaboration de l’expérience événementielle. Un prestataire de services innovant n’améliorera pas seulement l’esthétique de l’événement ; ils vous aideront à proposer des expériences qui trouvent un écho auprès de votre public tout en s'alignant sur les objectifs fondamentaux de votre événement.

Au-delà des éléments visuels, la créativité influence le déroulement de l’événement, la manière dont les participants s’engagent et la façon dont l’expérience s’avère mémorable.

Pour vous assurer que vous choisissez un service qui incarne ces qualités, déterminez s'il :

• Présente des idées originales et fraîches pour différencier votre événement des autres.
• Comprend suffisamment bien votre marque ou votre mission pour intégrer des concepts innovants sans vous éloigner de votre vision.
• Propose des expériences uniques qui non seulement divertissent, mais qui correspondent également à l’objectif de l’événement.

Conclusion

Choisir le bon service de gestion d’événements est à la fois une décision stratégique et une nécessité pratique. Le bon partenaire apporte un alignement de la vision, une communication efficace et une exécution digne de confiance.

Même si aucun facteur ne garantit à lui seul le succès, garantir que le service correspond à vos objectifs, à votre budget et à vos attentes constitue une base solide. En fin de compte, un service de gestion d’événements bien choisi crée des opportunités pour des expériences fluides qui reflètent et améliorent vos objectifs.

Lyyti est une plateforme de gestion d'événements tout-en-un conçue pour vous aider à planifier et à exécuter des événements fluides, qu'ils soient en personne, en ligne ou hybrides, en garantissant que chaque aspect correspond aux objectifs de votre événement. Planifiez une démo gratuite dès aujourd'hui pour voir comment Lyyti peut améliorer votre prochain événement et faciliter la planification.

FAQ

Quels types d’événements les plateformes de gestion d’événements gèrent-elles généralement ?

Les plateformes de gestion d'événements gèrent généralement un large éventail d'événements, notamment des événements d'entreprise tels que des conférences, des lancements de produits et des séminaires, ainsi que des événements sociaux tels que des mariages, des festivals et des soirées privées. Elles peuvent également gérer des événements à but non lucratif comme des galas de charité ou des collectes de fonds, ainsi que des événements publics à grande échelle comme des salons professionnels, des expositions et des concerts.

Combien coûtent les services de gestion d’événements et quels facteurs influencent la tarification ?

Le coût des services de gestion d'événements varie considérablement en fonction de plusieurs facteurs, notamment la taille et la complexité de votre événement, les services requis, l'emplacement et l'expérience de la société de gestion d'événements. La gestion complète d'événements peut inclure la sélection du lieu, la logistique, les divertissements, la restauration, etc., chacun influençant le coût global. Des facteurs supplémentaires tels que la durée de l'événement, les besoins technologiques et la personnalisation jouent également un rôle. Il est important de discuter de votre budget et de vos besoins spécifiques avec des prestataires de services potentiels pour vous assurer d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix.

Quels sont les principaux avantages de faire appel à une plateforme de gestion d’événements par rapport à la planification d’un événement moi-même ?

Faire appel à une société de gestion d’événements offre plusieurs avantages clés par rapport à la planification d’un événement vous-même. Ces professionnels apportent leur expérience, leurs relations avec l’industrie et leurs connaissances spécialisées qui peuvent vous faire gagner du temps, réduire le stress et garantir un processus global plus fluide. Ils sont compétents dans la gestion des budgets, la négociation avec les fournisseurs et la gestion des défis imprévus, ce qui peut entraîner des économies de coûts et un événement final plus soigné. De plus, leur expertise leur permet de créer des expériences événementielles uniques et créatives adaptées à vos besoins, tandis que vous pouvez vous concentrer sur d'autres aspects importants de votre organisation.

Quels sont les signaux d’alarme à surveiller lors du choix d’une société de gestion d’événements ?

Lorsque vous choisissez une entreprise de gestion d'événements, surveillez les red flags tels qu'une mauvaise communication, un manque d'expérience dans la gestion d'événements similaires, des prix vagues ou des frais cachés, des critiques ou des témoignages négatifs et une incapacité à comprendre vos besoins ou objectifs spécifiques. De plus, soyez prudent s’ils semblent désorganisés ou incapables de fournir des références ou un plan clair.

Combien de temps à l’avance dois-je réserver une plateforme de gestion d’événements pour mon événement ?

Il est généralement recommandé de réserver un système de gestion d’événements au moins 6 à 12 mois à l’avance, en particulier pour les événements de plus grande envergure ou pendant les hautes saisons. Cela laisse suffisamment de temps pour planifier, sécuriser les lieux et coordonner tous les détails nécessaires pour garantir le succès de l'événement.