3 étapes pour une expérience événementielle de qualité

L'expérience d'un événement est toujours très subjective. Décider si vous avez eu une bonne ou une mauvaise expérience d'un événement est le plus souvent une question qui vient du cœur. Le sentiment venant en tête si nous avons apprécié un événement et si nous considérons qu'il valait la peine d'y participer.

Après avoir organisé, assisté et évalué des milliers d'événements, nous pouvons affirmer que la chose la plus fondamentale que vous puissiez faire pour construire une expérience événementielle exceptionnelle est de réussir à gérer les attentes.

Votre public aura, avec certitude, une attente en venant à votre événement et le fait de répondre à cette attente, voire de la dépasser, aura un impact considérable sur la façon dont l'événement sera perçu, c'est-à-dire s'il s'agit d'une expérience formidable ou non.

Chez Lyyti, la mesure d'un grand événement est déterminée par la réponse à une question simple : "L'événement valait-il la peine que vous y consacriez du temps ?". L'estimation globale du participant sera la somme des différentes parties de l'événement. En fin de compte, vous ne pouvez pas dire au participant ce qu'il doit ressentir à propos d'un événement, mais vous pouvez certainement l'influencer pour que l'expérience soit meilleure.

Vous pouvez influencer ce que vos participants peuvent attendre de l'événement, vous pouvez influencer la façon dont ces attentes sont satisfaites et vous pouvez influencer la façon dont les gens se souviendront de l'événement. La première personne qui doit être convaincue que votre événement sera formidable, c'est vous, alors transformons l'exercice décoiffant de "définition des attentes" en un exercice positif et excitant de "création d'un engouement".

Pour faire de votre événement une expérience exceptionnelle, posez et répondez à ces trois questions fondamentales :

Comment allez-vous créer un engouement ?
Comment allez-vous égaler ou dépasser l'engouement que vous avez suscité ?
Comment allez-vous maintenir l'engouement positif après l'événement ?

Vous pourrez trouver des idées pas-à-pas dans notre Guide tout-en-un du marketing événementiel B2B. Penchons-nous sur certaines de ces étapes à travers un cas d'étude. 


Étude de cas : Le marathon de Paavo Nurmi

Pour vous mettre sur la voie, examinons l'exercice du point de vue d'un événement réel et des mesures prises par les organisateurs de l'événement pour favoriser une bonne expérience. Récemment, quelques employés de Lyyti ont participé à un événement de course à pied à Turku. Le marathon Paavo Nurmi (PNM) est un événement traditionnel auquel participent des centaines de coureurs.

Le succès de l'événement se résume en fin de compte au succès de chaque concurrent. Le rôle de l'organisateur de l'événement était de soutenir le coureur de la meilleure façon possible du point de vue de l'organisation de l'événement.

Décomposons les trois étapes principales dans le contexte du PNM.

 

Cas PNM - Comment allez-vous créer un engouement ?

La façon dont vous préparez le terrain joue un rôle très important dans la création d'un événement de qualité. La création d'un engouement se résume en grande partie au marketing événementiel. Et ce qui est bien avec le marketing événementiel, c'est que les gens s'y attendent, ils peuvent même l'attendre avec impatience.

PNM a été fort avec sa communication et son marketing. L'e-mail a été beaucoup utilisé ; les coureurs ont reçu des bannières qu'ils pouvaient partager sur les médias sociaux, ils ont reçu de nombreux rappels sur l'événement, et un guide spécial de participation avec des instructions détaillées sur la façon de se préparer et ce qu'il faut faire pendant l'événement.

Cette année était le 30e anniversaire de l'événement et le marketing pré-événement était abondant sur les canaux médiatiques propres à l'organisation également. Le marketing de l'événement dans les médias payants a touché les habitants de la région et des foules sont arrivées le long du parcours pour encourager les coureurs. L'organisation du PNM compte de nombreux partenaires et sponsors, et de nombreuses entreprises ont intégré le marketing du PNM dans leurs activités.

La communication pré-événement a eu une grande influence sur le battage médiatique que les organisateurs ont construit. Les coureurs s'enthousiasmaient pour la compétition, s'entraînaient davantage, surveillaient ce qu'ils allaient manger et comment ils allaient se préparer à la chaleur.

Il existe de nombreuses façons de planifier le marketing événementiel et pour vous faciliter la tâche, nous avons compilé un guide du marketing événementiel comprenant un modèle téléchargeable. Nous avons également rédigé un article de blog sur l'utilisation de l'e-mail dans le marketing événementiel.

 

Comment allez-vous égaler ou dépasser l'engouement que vous avez suscité ?


Vous avez réussi à enthousiasmer votre public pour votre événement et il arrive sur les lieux avec beaucoup d'enthousiasme. La façon dont vous allez accueillir vos participants et les accompagner tout au long de l'événement vous propulsera vers le succès ou vous fera attendre les applaudissements.

À PNM, l'organisation a été efficace dès l'arrivée des coureurs sur le site. Les dossards étaient faciles à récupérer sans longues files d'attente, chaque coureur du dimanche se sentait comme un pro avec une puce de chronométrage, les instructions étaient claires et le personnel guidant les coureurs et les spectateurs était nombreux. De nombreux divertissements ont également été proposés sur le site de l'événement. Les enfants ont pu courir un mini-marathon, des interviews ont été organisées sur le site et de la musique a été diffusée pour mettre les gens de bonne humeur.

Pendant l'événement, des bénévoles ont encouragé tous les coureurs le long du parcours, débarrassé les routes des voitures et guidé les coureurs dans tous les coins du parcours. Le week-end du PNM a été chaud. Le premier jour, lorsque les gens couraient les distances de 5 et 10 km, il était clair qu'une plus grande attention aurait pu être accordée aux stands d'eau. Le deuxième jour, lorsque les distances du semi-marathon et du marathon étaient l'événement principal, le problème des points d'eau avait été résolu et des fontaines d'eau avaient également été installées le long du parcours pour rafraîchir les coureurs par ce temps torride.

Vous pouvez renforcer le sentiment qu'éprouve un participant en déterminant les points d'interaction clés de l'événement et en prêtant attention à la manière dont vous rendrez l'expérience plus forte au moment du contact.

Comment allez-vous faire perdurer l'engouement positif après l'événement ?
La promotion après l'événement semble être l'aspect le plus oublié pour faire perdurer les expériences positives. C'était également le cas avec la PNM.

Donner à vos participants l'opportunité de revivre de grands moments peut faire des merveilles pour votre marque et pour vos prochains événements. La communication post-événement en général est une excellente occasion de se connecter avec votre public. Vous pouvez transformer les participants à l'événement en ambassadeurs de la marque en leur fournissant du matériel, des moments et des souvenirs de l'événement auquel ils ont participé.

En vous appuyant sur le battage médiatique que vous avez construit pendant l'événement, vous pouvez encourager les participants à partager leur expérience sur leurs propres canaux, proposer des rencontres, augmenter les ventes et la visibilité de la marque. Un simple "merci d'avoir participé" peut faire une impression positive et renforcer une image de marque respectable.

Dans le cas de PNM, l'organisation aurait pu demander des commentaires sur l'événement, convaincre les coureurs débutants de se lancer dans la course à pied avec l'un de ses partenaires et encourager les gens à partager leur expérience. Or, elle a négligé de recueillir des réactions et des idées qui sont fraîches dans l'esprit des participants et qu'ils seraient désireux de partager.

Il est important de tirer parti du sentiment lorsqu'il est frais et encore intense. Nous connaissons tous le dicton "le temps guérit toutes les blessures", mais le temps engourdit aussi le sentiment que vous avez ressenti lorsque vous avez vécu quelque chose d'extraordinaire. Nous sommes tous passés par là ! Enthousiasmé après une occasion spéciale, étourdi lors d'un premier coup de foudre, heureux après une réunion réussie, soulagé lorsqu'une conférence est terminée. Avec le recul, tout semble moins intense.

La plateforme de gestion d'événements de Lyyti rend automatique la demande d'un retour d'information en envoyant un e-mail juste après l'événement pour demander si le participant a estimé que l'événement valait son temps. Cette fonction s'appelle le score de valeur de l'expérience et vous pouvez l'utiliser pour recueillir des données sur votre événement et améliorer votre prochain événement.

Que pouvez-vous faire maintenant ?
Assurez-vous de vous poser ces trois questions la prochaine fois que vous planifierez un événement :

Comment allez-vous créer un engouement ?
Comment allez-vous égaler ou dépasser l'engouement que vous avez suscité ?
Comment allez-vous faire perdurer cet engouement positif après l'événement ?
Soyez enthousiaste à propos de votre événement. Vous pouvez d'abord le présenter à vos collègues pour voir si ce que vous proposez trouvera un écho auprès des gens. Ensuite, associez des actions de création de l'enthousiasme à chacune des trois étapes.

N'oubliez pas de penser à la manière dont les participants interagiront avec votre événement et au moment où ils le feront. Le timing est primordial, alors assurez-vous de communiquer avec votre public souvent et au bon moment. Demander un retour d'information, par exemple, doit se faire juste après la fin de l'événement.

Comparez les autres événements et voyez ce qu'ils ont fait de bien et comment vous pourriez appliquer quelque chose de similaire à votre événement. Dans notre exemple, les volontaires et leur comportement ont été considérés comme des ingrédients clés qui ont fait de l'événement une expérience formidable.

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