4 vérités sur les événements réussis - Partie 1/3 : l'expérience des participants

blog participant experience

Le domaine des événements a été bouleversé ces dernières années. Au début de la pandémie de Covid, les rencontres entre personnes ont soudainement été forcées en ligne et la nature des événements est soudainement devenue virtuelle. Lorsque le boom du Zoom était à son apogée, les personnes qui passaient leur temps à participer à des événements en ligne ont mieux compris l'importance des rencontres en direct et l'aspiration collective à des rencontres dans la vie réelle s'est accrue.

Maintenant que les événements en direct reviennent, nous constatons que le domaine de l'événementiel a changé. Bien que les événements en direct soient clairement les préférés du public et des organisateurs d'événements, les événements en ligne et hybrides sont devenus une partie naturelle de l'éventail des événements.

Mais d'un autre côté, rien n'a changé. Quatre vérités s'appliquent toujours aux événements, en suivant lesquelles toute organisation s'assurera que les investissements financiers et en temps réalisés dans les événements produisent des résultats.

Dans cette trilogie de blogs, je vais passer en revue les quatre structures stratégiques les plus importantes qui font le succès des événements. Je commencerai par la plus importante, l'expérience du participant. La première étape consiste à comprendre comment l'expérience du participant prend vie. Ensuite, il est bon de savoir comment la mesurer (avec le score EVS, bien sûr) et l'améliorer (en suivant, bien sûr, la méthodologie de l'Event Success Management).

Dans les prochains articles, je verrai comment construire un portefeuille d'événements significatifs et comment une stratégie événementielle efficace est non seulement utile mais nécéssaire aux organisateurs d'événements. 

Le participant à l'événement est un individu et l'expérience du participant est unique.

Tous les événements sont unis par le public et, surtout, par le participant individuel. Les événements peuvent être divers, même s'ils sont similaires en termes de contenu et de répétition, comme les événements faisant partie d'une tournée de présentation plus large. Les objectifs des événements varient également d'une organisation à l'autre. L'une vise la formation, une autre la vente et la troisième l'accroissement de la notoriété de la marque.

Chaque événement n'est fait que par ses participants. Si vous n'avez pas de participants, vous n'avez pas non plus d'événement. Tous les participants sont également unis par le fait qu'ils sont tous des individus qui vivent et voient le monde de manière très subjective. Deux expériences ne sont jamais identiques lors d'un même événement. Seul le participant lui-même peut évaluer son expérience.

L'expérience du participant est affectée par de nombreux facteurs. Certains d'entre eux sont des éléments sur lesquels vous, en tant qu'organisateur de l'événement, pouvez agir. Mais pour la plupart, vous ne le pouvez pas. L'expérience personnelle est surtout influencée par les attentes du participant lui-même, par sa situation de vie (par exemple, un calendrier serré juste au moment de votre événement), par la société avec laquelle le participant se retrouve pendant l'événement et, par exemple, par une bonne ou mauvaise expérience de service à la clientèle qui a fait mouche. Chaque expérience est unique.

Vérités numéro 1 et 2 d'un événement réussi : L'expérience des participants doit être mesurée (1) et développée (2).

La vérité fondamentale concernant les événements est que ce n'est qu'en se concentrant sur l'amélioration continue et agile de l'expérience des participants que vous pouvez atteindre et même dépasser vos objectifs.

La chose la plus importante dans le développement de l'expérience du participant est la mesure. Il n'y a qu'une seule façon de connaître l'expérience du participant : en demandant aux participants eux-mêmes. Je suis le seul à pouvoir juger de ma propre expérience.

Nous avons précédemment écrit comment influencer positivement l'expérience des participants à l'événement dans le billet de blog 3 étapes faciles pour un événement réussi.

Mesure de l'expérience des participants et score de valeur de l'expérience

Il y a une chose qui unit tous les participants : pour participer à votre événement, ils y ont investi leur temps. Le temps est une ressource naturelle non renouvelable dont nous disposons tous en quantité limitée mais imprévisible. Chacun d'entre nous prend chaque jour de petites décisions d'investissement. Est-ce que je vais courir pendant mon temps libre ou est-ce que je regarde un film avec ma famille ? À quoi vais-je consacrer ma prochaine heure libre de réunion au travail ? Il s'agit donc d'investir du temps, et l'expérience du participant doit donc être mesurée par rapport à l'investissement en temps.

La mesure que nous avons développée, l'Experience Value Score (EVS), mesure la valeur ressentie par le participant de manière immédiate et subjective. Le participant répond simplement à une question :

"L' événement valait-il la peine que vous y consacriez du temps ?"

Il répond à cette question en cliquant sur le smiley approprié parmi cinq options. A partir de ces réponses, Lyyti calcule l'EVS reçu par l'événement, qui peut être comparé à différents types d'événements et à la moyenne de votre propre organisation.

L'enquête EVS parviendra automatiquement au participant juste après la fin de l'événement. Lorsque l'on mesure l'expérience subjective, il est extrêmement important que le feedback soit reçu immédiatement, et non après une nuit de sommeil. Ma propre expérience est fortement liée à un sentiment, et ce sentiment s'estompe rapidement avec le temps. La chose qui vous excite maintenant vous semblera beaucoup moins excitante dans une semaine. Il en va de même pour une expérience négative. Même si les réactions négatives sont moins bien acceptées, elles encouragent à apprendre et à faire les choses un peu différemment.

Parallèlement à l'évaluation du smiley, il est important de recueillir un court feedback ouvert, avec lequel le participant justifie sa réponse. Les réponses sont divisées en trois catégories : positives, neutres et négatives. Afin de développer l'expérience du participant pour le prochain événement, vous devez surtout prêter attention aux extrêmes : négatif et positif.

Développement de l'expérience des participants et méthodologie de l'Event Success Management

La gestion du succès des événements est un moyen simple et pratique de garantir que chaque événement est plus réussi qu'auparavant. En se concentrant sur le cycle de l'événement, le tout peut être divisé en parties et développé systématiquement.

Nous appelons cette entité "planifier-mettre en œuvre-mesurer-analyser-partager" le cycle de l'événement. En le mettant activement en œuvre, un volant d'inertie est créé pour l'ensemble de l'organisation, ce qui conduit à un développement agile de l'expérience des participants et, avec elle, à la réalisation et au dépassement des objectifs commerciaux des événements !

Ce développement de l'expérience du participant est le niveau de base de l'Event Success Management, sans lequel les événements n'obtiendront jamais de bénéfices progressifs.

Au lieu de considérer les événements comme des entités individuelles qui commencent et se terminent, il est plus utile de les voir comme une roue continue d'événements, où chaque événement alimente le suivant à mesure que vous affinez et améliorez vos processus. L'outil le plus efficace dans le développement des événements sont les rétro-sessions.

Une rétrospective bien gérée permet d'identifier les éléments qui ont bien fonctionné et qui devraient être intégrés aux nouveaux événements, ainsi que les problèmes qui pourraient nécessiter une approche différente. Elles vous donnent l'occasion de célébrer ce qui était bon et de vous concentrer sur la manière de devenir encore meilleur.

Si plusieurs organisateurs ont participé à l'événement, les résultats doivent être examinés lors d'une session rétro commune, au cours de laquelle le retour d'information est analysé et un engagement est pris pour conserver les bonnes choses et développer les mauvaises. En rétro, il est important de choisir seulement 2 ou 3 choses à développer ou à changer. Si vous essayez de tout régler, vous n'arriverez à rien. Les choses qui fonctionnent et qui devraient être développées sont enregistrées dans le document rétro.

En conséquence, la planification de l'événement suivant commence par la lecture de la rétroaction de l'événement précédent et la réflexion sur la façon d'améliorer l'expérience des participants lors de l'événement suivant. Il est également important de rendre public le document, les résultats et les leçons apprises au sein de votre propre organisation, afin que la leçon ne soit pas seulement connue d'un organisateur, mais que d'autres bénéficient également de votre expérience.

Nous avons précédemment écrit un blog sur la façon de réussir une rétro et avons inclus un modèle téléchargeable pour soutenir la session rétro.

Prochaines étapes

Ce développement de l'expérience des participants est le niveau de base de la gestion du succès des événements, sans lequel les événements ne pourront jamais obtenir de bénéfices progressifs. Dans le prochain blog, nous aborderons un niveau supérieur : le portefeuille d'événements et sa gestion.

Le travail de l'organisateur d'événements est facilité par un système de gestion d'événements polyvalent et permettant de gagner du temps, tel que Lyyti. Découvrez ici notre guide sur comment maximiser l'impact de vos événements.

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Hero photo: Tim Mossholder sur Unsplash


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Si vous voulez voir comment Lyyti peut vous aider à créer des expériences événementielles exceptionnelles, nous vous suggérons de regarder notre démo !

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