Future of Events 2024: qu'avons-nous appris de notre événement phare de l'année ?

En avril 2024, Lyyti a diffusé en direct sa conférence en ligne "Future of Events 24" avec un objectif clair : renforcer la notoriété de la marque dans ses marchés principaux : la France, la Finlande et la Suède. L'événement s'est avéré être le plus réussi de l'histoire de Lyyti. Cet article explore les détails de ce succès et ce qui aurait pu être fait différemment pour vous donner des clefs d'amélioration de vos propres événements.

Les événements sont depuis longtemps considérés comme de puissants outils de marketing. Ils sont une plateforme unique d'engagement direct avec le public et offrent des expériences qui laissent des impressions durables sur les participants.

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les événements sont si efficaces dans le mix marketing :

• Intéractions directes : les événements permettent des intéractions en face à face, qui peuvent construire des relations plus solides que les intéractions numériques.
• Expérience de marque : ils offrent une expérience immersive, permettant aux participants de s'impliquer directement dans les valeurs, les produits et la culture de la marque.
• Opportunités de networking : les événements favorisent le networking, permettent de connecter les participants avec des experts de l'industries et de potentiels clients.
• Retours immédiats : ils offrent des retours en temps réel, aidant les organisations à comprendre les réactions et les préférences de leur public.
• Création de contenu : les événements génèrent une richesse de contenu, des diffusions en direct jusqu'au contenu généré par les participants sur les réseaux sociaux.
• Génération de prospects : ils sont efficaces pour la génération de leads, attirant des clients potentiels ayant manifesté un intérêt actif pour la marque ou le secteur.

Toutes ces raisons sont entrées en jeu lorsque l'équipe de Lyyti a envisagé d'oganiser Future of Events 24. L'événement représentait un gros investissement en termes de production et de temps. Une équipe projet de 4 personnes était chargée de contacter les intervenants, de mettre en place le site de l'événement, d'organiser le tournage vidéo dans les trois pays et de s'occuper du marketing.

Les objectifs de Future of Events 24 

L'idée derrière Future of Events 24 était de créer un événement où Lyyti pourrait mettre en valeur son expertise et renforcer la notoriété de sa marque sur des marchés où nous étions relativement jeunes et peu connus. Nous avions besoin d'un événement phare suffisamment important pour être commercialisé et qui placerait Lyyti comme un acteur crédible sur le marché.

L’objectif secondaire était de créer du matériel marketing à longue durée de vie sous forme de vidéos. Les ressources marketing sont souvent limitées, c'est pourquoi chaque entreprise a intérêt à réfléchir attentivement au type de contenu qui lui apporte le plus d'avantages. L'événementiel est heureusement un média qui rapporte beaucoup de contenu si la production est correctement planifiée.

Future of Events 24 a été diffusé simultanément en trois langues dans nos principaux marchés. Tous les intervenants ont été filmés avant l'événement afin qu'ils puissent être présents dans le chat en ligne le jour de l'événement. De cette façon, nous avons pu produire du contenu pour chaque marché et obtenir en beaucoup de matériel de qualité que nous pourrions utiliser en marketing dès la phase de pré-événement.

Les entreprises peuvent utiliser stratégiquement les événements pour construire et renforcer leurs marques. Dans le cas de Future of Events 24, Lyyti a accordé une attention particulière aux éléments suivants pour offrir une expérience événementielle unique à son public :

Mesures du succès

L'objectif principal de Future of Events 24 était d'accroître la notoriété de la marque et de créer un contenu marketing de valeur. Nous nous sommes concentrés sur notre présence en France et en Suède et sur le renforcement de notre position de leader sur le marché finlandais. Notre public cible est constitué des organisateurs d’événements, des gestionnaires d’événements et des professionnels du marketing.

Chez Lyyti, nous suivons la méthodologie d'Event Success Management. Selon celle-ci, chaque événement doit avoir des objectifs prédéfinis et un plan d'action clair qui définit les responsabilités, le budget et les efforts du marketing et des ventes.

Pour Future of Events, nous avons fixé les objectifs ci-dessous :

Objectif général : Développer la notoriété de la marque
Participants : 5000 participants
Nouveaux contacts : 40% de l'audience doit être constituée de nouveaux contacts
Experience Value Score (EVS) : 75/100

L'événement a été un succès avec 1472 participants. Bien que nous n'ayons pas atteint notre objectif, ce fut tout de même la plus haute participation d'un événement organisé par Lyyti. Nous avons dépassé notre objectif de nouveaux contacts en atteignant 52%. 

La notoriété de la marque est constamment surveillée et l'activité de Lyyti a augmenté pendant trois mois consécutifs après Future of Events 24. Nous avons constaté une nette augmentation des mentions sur les réseaux sociaux, notamment sur LinkedIn, ainsi qu'une augmentation du trafic sur notre site web. Notre nombre de followers sur LinkedIn a augmenté de 61 % dans les 30 jours qui ont suivi l'événement, et les recherches Google de la marque ont performées.

Chez Lyyti, nous mesurons tous les événements avec l'Experience Value Score (EVS), qui mesure si l'événement valait le temps des participants. La moyenne de l'EVS des trois livestreamings est de 66 sur 100. La note la plus basse (59) a été donnée à l'événement finlandais et la plus haute (79) à l'événement en France. Dans l’ensemble, nous sommes satisfaits du résultat même si nous n’avons pas atteint tous nos objectifs. Les retours du public étaient tous positifs et encourageants ce qui nous conforte dans notre satisfaction générale. 

Dans la section suivante, nous nous arrêtons sur les activités marketing, les commentaires de l'équipe et du public, ainsi que les actions que nous avons l'intention de mettre en œuvre pour Future of Event 25.

Aperçu marketing du Future of Events 24

Future of Events 24 fut un événement phare pour Lyyti en 2024. Il a été promu bien plus que d'autres événements à travers différents canaux. L'identité visuelle spécifique créée pour l'événement a contribué à le différencier et a justifié une publicité à plus long terme, qui s'est étendue de février jusqu'à l'événement à la mi-avril.

Les canaux marketing utilisés pour Future of Events 24 :

• Site internet
• E-mail marketing (newsletters)
• Réseaux sociaux (organique & paid)
• Plateforme Lyyti
• Réseaux de partenaires
• Canaux commerciaux (réunions & e-mails)
• Promotion des intervenants
• Publicités lors d'événements

Canaux les plus performants

Le CTA pré-événement consistait à inciter les gens à s'inscrire à l'événement. Le canal marketing le plus efficace de Lyyti est depuis longtemps la newsletter, mais pour Future of Events 24, nous avons pu expérimenter un peu.

Vous pouvez créer des types de participants sur la plateforme de gestion d'événements de Lyyti et utiliser le lien d'inscription unique pour découvrir d'où viennent les inscriptions. Cela a aidé l'équipe à vraiment comprendre où allouer le budget et d'où les participants potentiels viennent.

Les 3 principaux canaux d'inscriptions représentaient un peu plus de 50 % de toutes les inscriptions, et étaient :

1. E-mailing avec 30% de toutes les inscriptions
2. Réseaux sociaux avec 24% des inscriptions
3. Le site Lyyti avec 15% des inscriptions

Tous les canaux utilisés dans le mix marketing ont également été étroitement surveillés pour mesurer leur efficacité. Une découverte intéressante furent les images et les vidéos des coulisses de l'événements qui ont été les visuels publicitaires les plus performants.

Les trois principaux canaux ont également généré l'audience la plus engagée. Nous entendons par là (en pourcentage) les participants qui se sont inscrits à l'événement et qui y ont également assisté. Le ciblage du public a été plutôt réussi, puisque nous n'avons reçu qu'un seul commentaire selon lequel l'événement n'était pas pertinent pour le participant.

Le marketing post-événement comprend une landing page où toutes les vidéos sont accessibles en replay, un workflow d'e-mails marketing, des publications organiques et payantes sur les réseaux sociaux, des événements de suivi et des articles de blog.

Retours de l'audience

Les retours du public sont très importants pour comprendre ce qui s’est bien passé et quels problèmes résoudre pour le prochain événement. Les commentaires du public sont recueillis grâce à l’Experience Value Score.

Comme toujours, le taux de réponse a été élevé, soit une moyenne de 22 %, et l'équipe a reçu de nombreux commentaires précieux grâce au champ de réponse ouvert du questionnaire EVS. Le retour clair des participants est que les sujets étaient pertinents et intéressants. Cependant, la durée de l’événement a été jugée trop longue dans certains marchés et tous les intervenants n’ont pas été appréciés de la même manière.

Finlande

• Positif : Sujets significatifs, exécution professionnelle, thématiques diverses.
• Négatif : Événement trop long, problèmes techniques, qualité des intervenants hétérogène.

Suède

• Positif : Clarté des présentations, production bien orchestrée, sujets divers.
• Négatif : Temps d'attente entre les webinaires trop longs, pas assez inspirant.

France

• Positif : Sujets intéressants, intervenants exceptionnels, présentations dynamiques et opportunités de réseautage.
• Négatif : Quelques problèmes de connexion, un intervenant trop commercial.  

Chaque diffusion comptait entre cinq et sept intervenants et l'événement était conçu pour durer environ une demi-journée. Les participants pouvaient rejoindre ou quitter le streaming et basculer sur les autres chaînes si leurs capacités linguistiques le permettaient pour suivre d'autres conférences en suédois ou finnois. Certaines interventions ont été enregistrées en anglais pour être suivies par un public plus large.

L'équipe marketing de Lyyti avait planifié le calendrier des communications bien à l'avance pour atteindre toutes les personnes inscrites à l'événement. Avant l'événement, l'objectif était de garantir qu'un maximum de personnes inscrites assistent à l'événement, et la présentation des intervenants et des thématiques était le message le plus communiqué. Pendant l'événement, des communications ont eu lieu sur la plateforme de streaming et après l'événement, l'équipe commerciale a contacté les participants par e-mail et par téléphone.

La plus grande difficulté a été de communiquer toutes les options sur la manière de participer à l'événement et de rendre le concept aussi clair que possible. En regardant les commentaires, il s'avère que ce n’était pas clair pour tout le monde.

Le pourcentage de fréquentation était compris entre 50 et 60 %, ce qui est aligné avec d'autres événements organisés dans Lyyti. De ce point de vue, le nombre de participants était satisfaisant. Il a également été annoncé que l'événement serait enregistré, ce qui a également réduit le nombre de personnes assistant à l'événement en direct.

Aperçu de la production 

L'équipe Lyyti a travaillé dur pour donner vie à cet événement et nous sommes vraiment satisfaits du résultat, même s’il y a eu quelques ratés en cours de route.

Nous avons eu la chance de travailler avec Videosync comme partenaire technologique pour la plateforme de streaming et  comme société de production spécialisée responsable du montage du matériel. Pour ce qui est des équipes Lyyti : les équipes de locales étaient responsables de trouver les intervenants et de s'assurer que leurs conférences étaient enregistrées à temps. Une personne a été désignée responsable de la gestion du projet au global et une personne a créé l'identité visuelle de l'événement.

C'était un projet de taille, mais la collaboration de l'équipe était fluide, l'événement très professionnel et nous avons pu produire beaucoup de contenu pour l'avenir. Les principaux défis auquel nous avons fait face étaient liés à la production et à l’exécution techniques, aux ressources de temps et à la gestion des intervenants. L’une des principales raisons pour lesquelles le streaming finlandais a obtenu un score EVS inférieur était due à des problèmes de connexion avec la plateforme de streaming. De nombreux utilisateurs utilisaient des appareils mobiles et pour certains, accéder au flux était difficile. Le problème est devenu évident dès le début de l’événement et a persisté même si l’équipe essayait de trouver une solution.

D’après notre expérience, les problèmes techniques et la qualité des intervenants sont les sujets de retours que nous rencontrons le plus souvent. Surtout pendant les webinaires, il est important de s'assurer que votre plateforme de webinaire fonctionne correctement et que votre intervenant est engageant. Vous pouvez lire nos conseils pour des webinaires réussis dans notre récent article ici.

Analyse interne

Après un événement, chez Lyyti, toutes les personnes impliquées dans l'organisation sont invitées à une réunion de rétrospective. Lors de la réunion, nous passons en revue ce qui s'est bien passé et ce que nous pourrions améliorer. Les commentaires des participants sont soigneusement analysés, et nous sélectionnons quelques domaines d'amélioration et nous nous engageons sur certaines actions à mettre en œuvre pour une meilleure expérience événementielle la prochaine fois.

Ce qui a bien fonctionné : 

• Le rendu professionnel : une production et une exécution de qualité
• La notoriété de la marque : une visibilité significative sur les réseaux sociaux
• Le travail d'équipe : une collaboration interne réussie
• Le contenu : un contenu réutilisable pour de futurs événements 
• L'organisation de l'événement : une exécution fluide malgré les challenges 

Ce qui peut être amélioré : 

• Les problèmes techniques : éviter les problèmes de connexion
• Le planning : commencer la planification en amont pour assurer une meilleure collaboration interne avec les commerciaux
• Les intervenants : s'assurer d'une pertinence et d'une qualité de tous les intervenants
• La vue mobile : s'assurer de la compatibilité avec les téléphones
• L'engagement de l'audience : préparer plus de sondages & Q&As

Nos engagements pour Future of Events 2025 : 

En se basant sur les retours de Future of Event 24, nous avons acté de trois actions à prendre en compte avant de préparer l'édition 2025 du Future of Events.

• Le timing de l'événement : décaler notre événement à un moment moins chargé du calendrier événementiel, réduire le nombre de conférences dans la journée et pourquoi pas étaler l'événement sur plusieurs jours.
• L'implication de l'équipe : partager aux équipes internes une partie de l'organisation pour décharger l'équipe marketing et améliorer la collaboration.
• L'hybridation de l'événement : incorporer des éléments présentiels pour améliorer le networking et rendre l'expérience encore plus mémorable.

Future of Events 2024 nous a donné des leçons et des informations précieuses. En tirant parti de ces apprentissages, nous pouvons garantir le succès de tous les événements qui nous attendent, améliorer la notoriété de la marque et créer du contenu marketing percutant. Les événements jouent un rôle crucial dans le mix marketing, offrant une plateforme dynamique pour interagir avec le public et construire des relations durables avec la marque. Nous en sortons inspirés et espérons que vous aussi ! 

Hero photo par Lyyti