Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) a été mis en place en 2018 pour encadrer le traitement des données personnelles au sein de l’Union européenne. Dans un contexte où le numérique, et en particulier le e-Commerce, prend de plus en plus de place dans nos vies, cette loi impose un cadre juridique aux entreprises qui collectent, conservent et utilisent les données personnelles des citoyens.
Les entreprises de services financiers, qui gèrent au quotidien un grand nombre de données personnelles sensibles, sont particulièrement concernées par le RGPD. En effet, celles-ci doivent vérifier que les données de leurs utilisateurs sont collectées, traitées, stockées et analysées conformément au RGPD. Dans le cas contraire, les sanctions peuvent atteindre 20 millions d’euros, ou 4 % du chiffre d’affaires global de l’entreprise l’année précédente.
En plus de la gestion des données au quotidien, le RGPD soulève la question du traitement des données pendant les événements avec un public extérieur à l’entreprise, que ce soit en ligne, en personne ou en hybride. Depuis le début de la pandémie de COVID-19, le nombre de webinaires et autres événements en ligne a explosé, mais ils ne sont pas toujours conformes au RGPD.
Avant d’héberger un événement, les entreprises de services financiers doivent s’assurer que leurs outils et ceux de leurs prestataires sont conformes au RGPD, depuis l’inscription des participants jusqu’à l’analyse de leurs feedbacks, en passant par toute l’organisation et le déroulé des présentations.
Données personnelles et événements : un vrai casse-tête
Quand vous organisez un événement, qu’il soit en ligne ou en personne, le traitement des données personnelles soulève beaucoup de questions. Comment obtenir le consentement des participants ? Quelles données collecter, et de quelle manière ? Où les stocker ? Que faire si un participant demande la suppression de ses données ?
Nous avons détaillé pour vous les enjeux clés de l’organisation d’un événement pour une entreprise de services financiers. Attention, spoiler : une plateforme de gestion événementielle 100 % conforme au RGPD vous facilitera la vie.
Une solution sûre pour des événements 100 % conformes
La sécurité avant tout
Pas question de faire des compromis au niveau de la sécurité des données pendant vos événements. L’article 32 du RGPD précise que les entreprises et leurs sous-traitants doivent mettre en place des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque des données traitées.
Heureusement, il existe des solutions clé en main pour anonymiser les données des participants à vos événements. La plateforme Lyyti, par exemple, répond à tous ces besoins grâce à sa certification internationale aux normes ISO-27001 pour la sécurité des données. Cette solution de gestion événementielle comprend plusieurs niveaux de sauvegarde de vos données, qui restent protégées à tout moment.
Consentement et circulation des données
Les articles 7 et 32 du RGPD précisent l’obligation de recueillir le consentement des utilisateurs pour traiter leurs données personnelles. Simplifiez-vous la vie : la plateforme Lyyti le fait de manière systématique pour tous les participants. Grâce à des formulaires personnalisés, vous pouvez aussi appliquer différentes politiques de confidentialité selon vos événements.
Les entreprises de services financiers doivent être particulièrement vigilantes sur le traitement des données : vous ne voulez pas que les informations concernant vos utilisateurs circulent sur n’importe quel document partagé. Lyyti a l’avantage de conserver vos données dans un seul emplacement sécurisé, tout en vous assurant leur propriété exclusive.
Faites attention à la manière dont vos équipes partagent les données liées à vos événements. Évitez l’envoi d’emails contenant des données permettant d’identifier des utilisateurs, comme des listes d’identifiants client, d’adresses email ou de catégories socio-économiques. Le risque est trop élevé de perdre le contrôle sur ces données : comment procéder si un participant demande à ce que vous supprimiez ses informations personnelles ? Avec Lyyti, vous pouvez générer des rapports anonymisés en ligne, et les partager avec vos équipes en quelques clics.
Héberger vos données dans l’Union européenne
Savez-vous dans quel pays vos différents prestataires hébergent vos données ? Chaque entreprise doit s’assurer que les serveurs hébergeant les données personnelles de ses utilisateurs sont localisés dans des pays conformes au RGPD. Ces données ne peuvent même pas transiter par des pays non conformes à la réglementation européenne.
Avec Lyyti, vous avez la garantie que toutes les données de vos participants sont hébergées exclusivement sur des serveurs localisés dans l’Union européenne, notamment en Allemagne, en Finlande et en Belgique. La transparence est une valeur clé chez Lyyti, qui partage sur son site la liste de ses tierces parties, avec leurs emplacements géographiques respectifs.
Une solution fiable et sûre
Toutes les entreprises implantées dans l’Union européenne (ou dont l’activité cible directement des résidents européens) doivent non seulement se conformer au RGPD, mais aussi s’assurer que c’est le cas de leurs sous-traitants. Plusieurs grands groupes du monde de la finance et des assurances font confiance à Lyyti pour gérer leurs données événementielles. Les entreprises Euler Hermes et Covéa s’appuient aussi sur Lyyti pour organiser leurs événements et garantir la sécurité des données.
Données personnelles et CRM
La conformité au RGPD est une mesure globale qui concerne tous les outils de votre entreprise. Pour autant, il est important que vos solutions communiquent entre elles, afin de pouvoir transférer des données facilement et en toute sécurité, selon un système de rôles et d’autorisations défini en amont.
La majorité des entreprises de services financiers adoptent des outils de gestion de la relation client (CRM - Customer Relationship Management) comme Hubspot ou Salesforce. D’autres développent des outils en interne. Lyyti présente l’avantage de pouvoir s’intégrer à tous ces systèmes grâce à une API ouverte simple et efficace : vos données événementielles sont gérées, sauvegardées et analysées conformément au RGPD.
Gagner du temps en maintenant votre niveau d’exigence
La protection des données personnelles est un sujet complexe, notamment dans le cadre d’événements avec des personnes extérieures à l’entreprise, et d’autant plus pour les entreprises de services financiers.
Vous gagnerez beaucoup de temps en choisissant un prestataire efficace, transparent et 100 % conforme au RGPD. Lyyti est une solution qui vous aide à organiser des événements performants, tout en répondant aux critères d’exigence élevés du secteur de la finance en matière de protection des données.
Demandez dès maintenant votre démo gratuite pour essayer la solution Lyyti.
Photo: Paulius Dragunas / Unsplash
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