Pourquoi relier vos événements à votre CRM ?

Pourquoi relier vos événements à votre CRM ou pourquoi intégrer vos données événementielles à votre CRM ?

Au-delà de la réputation qu’il permet de bâtir ou d’entretenir, un événement d’entreprise est surtout une opportunité de générer des prospects et de fidéliser ses clients. Pour autant, 4 entreprises sur 5 ne parviennent pas à mesurer le ROI de leurs événements, simplement par l’utilisation d’outils inadaptés. En cause, une absence de vision stratégique englobant les événements dans la stratégie digitale de l’entreprise. 

Bien qu’il ait lieu offline, l’organisation d’un événement d’entreprise se fait essentiellement online, via des outils digitaux permettant de créer une liste de contacts - les participants potentiels qui s’inscrivent en ligne - (attention d'ailleurs à ne plus utiliser de listes excel pour gérer vos contacts). Au même titre que les leads obtenus par le téléchargement de contenu par exemple, ces contacts pourront être qualifiés à la suite de l’événement puis transformés en prospects par les équipes commerciales.  

Pour cela, le CRM doit être replacé au centre de la stratégie événementielle de l’entreprise.

L’importance d’une base de données commune de traitement des données événementielles 

Voyons les différents écueils que vous pouvez rencontrer en tant qu’organisateur d’événements d’entreprise en l’absence d’une base de données commune : 

Écueil #1 : Mêler base de données offline et online, et constamment transférer les données d’un outil à un autre :

Si vous gérez l’organisation de vos événements d’entreprise avec des invitations Outlook pour les inscriptions, un fichier de suivi créé sur Excel ou l’accueil des participants avec un listing papier, vous rencontrez sans doute des difficultés dans le partage des informations entre équipes, le traitement des données événementielles et le suivi de performances. Ces imports et exports manuels permanents entre différents types d’outils sont à la fois chronophages et sources d’erreurs dans les données. 

La solution : automatiser les tâches afin de disposer d’une base de données mise à jour en temps réel. 

A lire aussi : 5 étapes pour associer vos stratégies marketing offline et online 

Écueil #2 : Ne pas utiliser d’outil partagé entre les organisateurs de l’événement et les commerciaux :

L’organisateur est généralement à l’origine de la création d’une base de données pour le suivi de son événement. Et cela est bien logique puisqu’il en est le chargé de projet. Cependant, ce sont les commerciaux qui possèdent la donnée car ce sont bien souvent eux qui envoient les invitations afin de garder la main sur la prise de contact. Dans la majorité des cas, les organisateurs d’événement n’ont pas accès au CRM lorsqu’il en existe un dans l’entreprise et dépendent donc de l’équipe commerciale pour la mise à jour de la base de données de l’événement (invitations envoyées, invitations reçues, participation ou refus de l’invité, relances…). Pas de maîtrise de la base de données = perte de traçabilité. 

La solution : gérer les données événementielles depuis un unique outil partagé entre les équipes. 

Écueil #3 : La base de données n’est pas exploitée ni partagée entre équipes après l’événement :

Post événement, les organisateurs conservent souvent la liste des participants, davantage comme base d’informations, que comme levier d’actions de suivi, telles qu’envoyer des emails de remerciement et des questionnaires de satisfaction par exemple.

Si cette liste est envoyée aux forces de vente, l’absence de visibilité sur les actions commerciales effectuées ne permettent pas aux organisateurs de connaître les opportunités générées et donc de calculer le retour sur investissement de l’événement. Une information pourtant capitale pour un chargé de projet. Aussi, la difficile mise à jour manuelle des données inter-équipes ne permet pas aux commerciaux de disposer en temps réel de l’historique du participant (inscription ou absence de réponse, participation ou no-show) et donc de personnaliser leur argumentaire lors de relances commerciales des prospects. Enfin, d’un point de vue marketing, l’événement n’étant pas intégré dans la stratégie digitale de l’entreprise, les prospects générés par l’événement ne sont pas intégrés dans un workflow de contenu permettant de les faire mûrir pour faciliter la transformation de cette opportunité en vente par les commerciaux. L’invité ou le participant à l’événement ne progresse donc pas dans le cycle de vente. 

La solution : créer l’historique de contact dans le CRM de l’entreprise, en lien avec des outils de marketing automation.

Intégrer ses événements à votre CRM d’entreprise avec Lyyti :

Face aux différents écueils souvent rencontrés par les entreprises listés ci-dessus, les outils CRM et de Marketing Automation sont incontournables afin de fluidifier l’organisation d’événements d’entreprise et d’améliorer la collaboration entre les équipes Evénement, Ventes et Marketing. 

Pour rappel, les CRM, plateformes de gestion de la relation client, permettent de collecter et de traiter les informations des contacts commerciaux et des opportunités business créés, afin de conduire ces leads à la conversion, en fonction de leur profil et de leur comportement. HubSpot Sales Hub, Salesforce Sales Cloud, Microsoft Dynamics ou encore Pipedrive sont parmi les CRM les plus utilisés. Et les outils de Marketing Automation ? Concrètement, ces outils (tels que HubSpot Marketing Hub ou Salesforce Pardot) offrent la possibilité de mettre en place et d’envoyer automatiquement aux contacts de son CRM en fonction de leur maturation et d’un score attribué au lead, des workflows d’emails et de contenu destinés à les mener à la conversion. 

Lors de l’organisation d’un événement d’entreprise, l’outil de Marketing Automation intervient afin d’enregistrer l’événement comme point de contact dans le parcours digital du client. Les leads parvenus à cette étape de la campagne marketing sont donc automatiquement concernés par l’événement organisé. Une plateforme de gestion événementielle telle que Lyyti permet alors de mettre en place toute la partie organisationnelle de cet événement (création, envoi des invitations, suivi des réponses, suivi des présences et no-shows, reporting post-événement) et de transmettre au CRM de l’entreprise les informations des invités du début à la fin de l’événement et les points de contact. Les commerciaux disposent ainsi d’informations automatiquement mises à jour en temps réel sur le comportement des prospects et clients et sont en mesure de mettre en place les actions commerciales adaptées. 

Lyyti, plateforme de gestion d’événements, permet ainsi aux entreprises d’optimiser leurs performances de marketing événementiel en intégrant ses données au CRM d’entreprise : 

• L’import et l’export des données est automatisé sans avoir à réaliser d’extraction de fichier Excel. Grâce aux API de Lyyti, les données des contacts sont importées du CRM vers Lyyti et les données collectées par Lyyti sont exportées vers le CRM. 
• Les commerciaux bénéficient d’un reporting optimisé en sachant si leur contact est inscrit ou non à l’événement auquel il a été invité et quelles sont les catégories d’événement auxquels il s’inscrit. Une force afin d’aiguiller la stratégie de prospection et de relance et d’adapter son discours au comportement et aux intérêts du contact.  
• En combinant le CRM d’entreprise et les données événementielles fournies par Lyyti, les organisateurs de l’événement ont accès aux performances commerciales (rendez-vous générés, opportunités créées et deals signés grâce à l’événement) et sont donc en mesure de calculer le ROI de l’événement et ainsi de décider avec les équipes Marketing de son efficacité et de son renouvellement ou non-renouvellement. 

Pour un événement d’entreprise qui convertit, il est donc indispensable de considérer les événements comme partie intégrante de la stratégie digitale de son entreprise (et donc des workflows de son logiciel de Marketing d’Automation) et d’intégrer les données événementielles à son CRM de façon automatisée, grâce à une plateforme de gestion événementielle telle que Lyyti. Découvrez le retour d’expérience des clients de Lyyti.   

Pour aller plus loin : 

1. Comment transformer vos événements en points de contact dans le parcours digital de vos clients ?
2. 5 étapes pour associer vos stratégies marketing online et offline
3. Améliorer le succès de votre évènement et des ventes en combinant votre CRM et les données de vos évènements - Comment bien démarrer