4 vérités sur les événements réussis - Partie 3/3 : Stratégie d'événement

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Toute organisation a - ou du moins devrait avoir - une stratégie. Une stratégie est une feuille de route et une sélection d'activités qui seront utilisées pour progresser sur la feuille de route vers l'objectif, la vision.

Beaucoup ont également une stratégie de produit, une stratégie de vente et une stratégie de personnel définies séparément. Mais rares sont celles qui disposent d'une stratégie événementielle clairement documentée, alors que chaque organisation investit beaucoup de temps et d'argent dans les événements.

La principale raison en est que les événements sont considérés depuis trop longtemps comme une activité que l'on réalise soit par vieille habitude, soit simplement pour le plaisir de le faire. En outre, de nombreuses fonctions au sein de l'organisation produisent des événements, même si elles ne sont pas nécessairement conscientes de le faire.

 

Alors qu'est-ce qu'un événement ?

Un événement est toute réunion organisée (facilitée) de plus de deux personnes avec un résultat souhaité prédéterminé. Il s'agit par exemple de formations, de réunions du conseil d'administration, de sessions d'information pour l'organisation, d'événements de vente et de marketing et d'événements d'accueil pour les employés ou les clients.

On pense trop souvent que les événements se limitent aux événements de vente et de marketing et aux fêtes de Noël des entreprises. En réalité, chaque organisation organise chaque jour plusieurs événements.



Vérité d'un événement réussi numéro 4* : Toute organisation qui produit des événements a besoin d'une stratégie événementielle


La stratégie événementielle est un document qui détermine comment les événements soutiennent la stratégie principale de l'entreprise, qui mène à la vision. Les éléments suivants sont définis dans la stratégie événementielle :

  • Ce que les événements visent à réaliser et qui en bénéficie (groupes cibles, c'est-à-dire les catégories d'événements dans le portefeuille d'événements).
  • Quels types d'événements l'organisation utilise-t-elle ?
  • Quels types d'événements l'organisation n'utilise-t-elle PAS ?
Il est au moins aussi important de définir ce que nous ne faisons pas que ce que nous faisons !

Dans le meilleur des cas, la stratégie événementielle suit la stratégie de l'entreprise, est courte et claire, et se fonde également sur les valeurs de l'entreprise. La stratégie événementielle de Lyyti ressemble à ceci dans sa forme la plus simple.



La stratégie événementielle ne laisse personne dans l'expectative. Au contraire, elle indique clairement quels types d'événements sont organisés et pourquoi. La stratégie événementielle comprend également un portefeuille d'événements plus détaillé, qui décrit en détail les événements que l'organisation produit, les objectifs et les mesures de réussite. Nous avons déjà parlé du portfolio d'événements dans le cadre de cette série de blogs.

Sans une stratégie événementielle claire, les événements ne peuvent jamais faire partie des activités stratégiques, mais restent des projets individuels ad hoc, et dans ce cas, il est impossible de mesurer et de gérer l'événement dans son ensemble. Si l'impact des événements ne peut être prouvé, il est difficile de justifier leur place dans le budget, même s'ils y trouvent leur place dans le cadre d'autres mesures.

Créer une stratégie événementielle

Si vous souhaitez créer une stratégie événementielle pour votre organisation, examinez d'abord le type d'événements que vous avez produits dans le passé et ceux qui, selon vous, fonctionnent le mieux. Examinez les événements réussis à la lumière de votre stratégie commerciale actuelle et réfléchissez à la manière dont les événements peuvent contribuer à atteindre les objectifs fixés pour l'organisation. Développez-vous l'image de l'employeur ou les chiffres de vente ? S'ils sont bien planifiés et mis en œuvre, les événements peuvent soutenir de nombreux objectifs différents.

Ensuite, réfléchissez à qui les événements doivent être organisés. À qui voulez-vous attirer l'attention avec ces événements ? Les événements fonctionnent particulièrement bien pour communiquer du contenu, transmettre des sentiments et produire des expériences. Par la suite, un événement peut être un bon choix, par exemple, pour renforcer les relations avec les clients ou lorsque vous devez vous démarquer dans une concurrence difficile.

Lorsque vous savez ce que les événements doivent accomplir et pour qui ils sont organisés, réfléchissez au type d'événements qui servira le mieux votre organisation. Chez Lyyti, nous préférons les événements plus petits, où nous pouvons rencontrer les participants en face à face et établir un lien avec eux. Nous voulons communiquer sur l'efficacité et l'impact des événements, et nos propres événements se concentrent donc sur le renforcement de ce message.

Vous pouvez facilement créer une stratégie événementielle en pensant aux éléments suivants :


  1. Tirer les leçons des expériences passées.
    Décidez du type d'objectifs que les événements peuvent soutenir.
  2. Réfléchissez au public pour lequel les événements doivent être organisés.
  3. Choisissez le type d'événements qui reflètent votre propre organisation, le type de messages que vous transmettez et le type d'impression que vous espérez laisser.
  4. Définissez le type d'événements que vous ne souhaitez pas voir organisés dans votre organisation.

Les événements peuvent avoir des nuances très différentes selon le type d'objectifs qu'ils poursuivent. Parfois, vous pouvez planifier le bon type d'événement lorsque vous savez ce que vous n'en attendez pas. Il est plus facile d'y penser en termes de coûts. Vous pouvez louer un bel espace pour votre événement à un coût plus élevé ou construire un espace événementiel créatif à partir de votre propre bureau pour moins d'argent. Si la rentabilité est un critère pour vos événements, elle doit être consignée dans la stratégie de l'événement.

Chez Lyyti, nous encourageons toutes les organisations qui produisent des événements à créer une stratégie d'événement, un portefeuille d'événements et à réfléchir soigneusement à la manière dont les participants vivent l'événement. Nous souhaitons que les événements soient produits, analysés et développés systématiquement dans l'esprit de la méthodologie de gestion du succès des événements. Même les événements peuvent et doivent être organisés en fonction d'objectifs, et le bénéfice qu'ils produisent doit être clairement justifié.

 

Hero photo: Tim Mossholder on Unsplash


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Si vous voulez voir comment Lyyti peut vous aider à créer des expériences événementielles exceptionnelles, nous vous suggérons de regarder notre démo !

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