4 vérités sur les événements réussis - Partie 2/3 : Portefeuille d'événements

Les événements et les projets ont beaucoup en commun : tous deux ont, ou du moins devraient avoir, un objectif très clair, une "DoD", c'est-à-dire une définition de ce qui est fait, et une durée limitée dans le temps. L'organisation d'un événement requiert souvent d'excellentes compétences en gestion de projet.

Bien que les projets et les événements présentent de nombreuses similitudes, ils sont toujours gérés de manière très différente dans les organisations. Malheureusement, les événements font souvent partie de la catégorie de gestion "plus souple". Ils ne requièrent pas d'objectifs aussi clairs que les projets, et très peu d'organisations disposent d'un "bureau de projet", où les projets sont suivis et développés de manière ciblée. Dans le modèle du bureau de projet, la gestion du projet est professionnelle et le portefeuille de projets est activement examiné au niveau de l'équipe de direction.

Bien qu'un événement unique pourrait être considéré comme un projet et une multitude d'événements comme un portefeuille d'événements ;  les événements sont trop souvent planifiés et organisés sans stratégie. Seuls quelques personnes dans une organisation typique peuvent répondre à la question "Combien d'événements avons-nous organisés dans les 12 derniers mois ?", même avec une estimation générale.

Chez Lyyti, nous croyons, et nous le savons déjà par notre propre expérience, que l'une des raisons importantes du succès des événements est la gestion active et professionnelle de l'ensemble des événements. Nous appelons l'ensemble des événements un portefeuille d'événements et la production et le développement des événements la gestion d'un portefeuille d'événements.

Portfolio des événements Lyyti

Nous avons identifié les deux groupes cibles les plus importants, ou catégories, que nous voulons influencer par des événements : les clients et les employés. Ces deux catégories sont ensuite divisées en clients potentiels et existants et en employés.

Pour chaque événement de la catégorie, nous définissons son impact sur notre stratégie afin d'avoir une vision claire des objectifs à atteindre. Par exemple, avec les événements de la catégorie "Nouveaux clients", nous recherchons la croissance et un plus grand nombre d'événements sur notre plateforme. Cet objectif nous amène à cibler les clients potentiels qui organisent un grand nombre d'événements afin qu'ils s'inscrivent aux événements que nous organisons.

Des indicateurs de réussite ont été définis pour chaque catégorie. Ils sont suivis dans leur ensemble. Les objectifs doivent être atteints au niveau de chaque mesure individuelle, pour que l'événement dans son ensemble soit considéré comme un succès. Par exemple, l'objectif EVS moyen peut être d'un bon niveau, mais si le nombre d'événements planifiés ou mis en œuvre est insuffisant ou si le nombre de participants est inférieur à l'objectif, l'ensemble est considéré comme n'ayant pas atteint les objectifs.

Vérité d'un événement réussi n°3* : Un portefeuille d'événements doit être créé et géré activement

Le portefeuille d'événements de Lyyti est géré sur une base annuelle et trimestrielle. Les événements individuels de chaque catégorie d'événements sont inclus dans l'horloge annuelle, qui est mise à jour en fonction des besoins de l'entreprise.

Les événements phares de Lyyti sont marqués en premier dans le plan et les autres événements sont ajoutés autour d'eux. Les ressources de l'organisation étant limitées, nous mettons l'accent sur les événements des différentes catégories en fonction de la situation globale de l'entreprise. Si le besoin de recrutement est faible dans les trois à six prochains mois, mais que de nouveaux clients n'ont pas été obtenus conformément à l'objectif, les niveaux d'activité dans la catégorie des nouveaux employés seront réduits et les investissements seront augmentés dans la catégorie des nouveaux clients.

Chez Lyyti, le portefeuille d'événements est géré par le "Groupe de pilotage du succès des événements", qui se compose d'employés de différentes fonctions. Le groupe est composé de membres des équipes de vente, de marketing, de service à la clientèle et de stratégie. Les tâches les plus importantes du groupe de pilotage du succès des événements sont de rendre les activités événementielles visibles et de coordonner l'équilibre des différentes catégories d'événements - ou du moins leur proportion par rapport aux objectifs commerciaux et à la stratégie globale.

*Voir les vérités qui se cachent derrière des événements réussis n° 1 et 2

Comment créer un portefeuille d'événements pour votre organisation

Le démarrage est toujours le plus difficile, il est donc bon de simplifier les étapes de la création d'un portefeuille d'événements.

1. Décidez qui gérera le portefeuille d'événements et dont la participation aura une incidence sur le succès des événements.
2. Identifiez les domaines d'activité que les événements peuvent soutenir
3. Rédigez les groupes cibles et les objectifs des événements.
4. Inscrivez vos événements dans le calendrier
5. Créez un groupe de pilotage des événements ou un groupe similaire qui examine les événements du point de vue de toutes les fonctions.
6. Gérez activement le portefeuille d'événements et procédez à des ajustements en fonction des besoins de l'entreprise.

Les avantages du portefeuille d'événements

Le portefeuille d'événements rend visible l'ensemble de l'activité événementielle de l'organisation. Lorsque les événements sont planifiés à l'avance, il est plus facile de les mettre en œuvre dans le cadre d'une activité réussie.

Le portefeuille d'événements rend également les activités événementielles mesurables - et donc gérables. Des objectifs écrits ouvertement et des mesures faciles à suivre facilitent la planification, la mise en œuvre, l'évaluation et le développement des événements. L'objectif de chaque événement individuel est de promouvoir la stratégie de l'organisation par le biais de la stratégie événementielle. C'est le sujet du prochain blog et de l'article de conclusion de cette série de blogs.

Hero photo: Tim Mossholder sur Unsplash

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Si vous voulez voir comment Lyyti peut vous aider à créer des expériences événementielles exceptionnelles, nous vous suggérons de regarder notre démo !