Lorsqu'une conférence technologique organisée par des bénévoles passe d'environ 120 à 320 participants, sa réussite ne peut plus reposer sur des outils dispersés, des fichiers Excel et des tâches manuelles. Pour la plus grande conférence communautaire Microsoft gratuite de Finlande, Lyyti a réuni les inscriptions, la liste d'attente, la communication, l'enregistrement, les retours et le reporting en un seul endroit.
La plus grande conférence communautaire Microsoft gratuite de Finlande
Chaque année, HELish Summit rassemble des experts finlandais et internationaux ainsi que des organisations clientes pour partager leurs expériences et apprendre les uns des autres autour de Microsoft 365, Copilot et l'IA, Azure, la sécurité et Power Platform. L'événement est organisé par une communauté de bénévoles à but non lucratif. La croissance a été rapide : en quatre ans, la fréquentation a presque triplé, passant d'environ 120 à 320 participants.
Cette croissance a apporté de nouveaux défis à l'équipe d'organisation. Jusque-là, plusieurs outils étaient utilisés aux différentes étapes de l'événement. Pour la conférence 2026, l'objectif était de réunir la gestion des participants et la communication dans un seul système : de l'ouverture des inscriptions au jour J, jusqu'au traitement des retours.
Une liste d'attente automatique et une communication active pour gérer la forte demande
Événement gratuit, HELish Summit a attiré plus de personnes que le lieu ne pouvait en accueillir. C'est pourquoi la liste d'attente automatique a été l'une des fonctionnalités de Lyyti les plus importantes pour les organisateurs.
Les places libérées pouvaient être proposées aux personnes en liste d'attente sans que l'équipe ait à tenir des listes séparées ou à transférer des données à la main. Le statut à jour des participants était disponible en un seul endroit, ce qui a réduit le travail manuel et donné une meilleure vue d'ensemble du taux de remplissage.
La communication avec les participants a aussi joué un grand rôle. Avec Lyyti, il est possible d'envoyer des rappels et des messages d'information ciblés, par exemple à tous les inscrits. Selon l'expérience des organisateurs, une communication régulière a aidé à maintenir l'engagement des participants et à limiter le nombre d'absents.
« Avec Lyyti, il était facile d'envoyer des messages ciblés aux différents groupes de participants, sans avoir à gérer des listes de diffusion séparées. Nous avons gagné beaucoup de temps et la communication a été fluide. »
– Sari Soinoja, présidente de HELish Summit
Des inscriptions et un enregistrement fluides
L'inscription était simple pour les participants : ils pouvaient modifier leurs informations et annuler leur participation tant que les inscriptions étaient ouvertes. Comme les inscriptions, les messages et les données des participants provenaient du même système, l'expérience restait cohérente. L'identité visuelle de l'événement a également pu être construite selon la marque de HELish Summit, afin que la communication fasse naturellement partie de la même expérience.
Le matin de l'événement, des centaines de participants doivent pouvoir entrer rapidement. Grâce à l'application mobile de Lyyti, les organisateurs ont géré l'enregistrement avec leurs propres téléphones, sans lecteurs séparés. Les participants pouvaient être enregistrés par code QR ou en recherchant leur nom. L'équipe voyait en temps réel combien de participants étaient déjà arrivés et combien étaient encore attendus.
Les données aident à rendre le prochain événement encore meilleur
L'apport de Lyyti ne s'est pas arrêté le jour de l'événement. Les organisateurs ont recueilli des retours qui donnent des éléments concrets pour améliorer le programme et l'expérience des participants de l'année prochaine.
Les informations collectées lors de l'inscription ont aussi aidé à comprendre de quels types d'organisations et de postes venaient les participants. Ces informations peuvent servir à la planification de l'événement et aux partenariats avec les sponsors. Le partage contrôlé des données des participants avec les partenaires, dans le respect des exigences de protection des données, s'est également fait facilement.
Moins d'outils, plus de temps pour la communauté
Pour HELish Summit, la plus grande valeur de Lyyti est venue de l'ensemble. Avec les inscriptions, la liste d'attente, la communication, l'enregistrement, les retours et le reporting au même endroit, l'équipe n'a pas eu à tenir des fichiers Excel en parallèle ni à reconstituer une vue d'ensemble à partir de plusieurs systèmes.
« Tout gérer via Lyyti nous a beaucoup facilité la tâche et nous a fait gagner du temps par rapport aux années précédentes. Le système était aussi facile à prendre en main, d'autant plus que je l'avais déjà utilisé. »
– Sari Soinoja
La technologie ne fait pas l'événement à la place de la communauté. Mais elle peut éliminer les frictions et libérer du temps pour les bénévoles, afin qu'ils se concentrent sur l'essentiel : construire un programme marquant, créer des rencontres et prendre soin des participants.
HELish Summit 2026 a montré qu'un événement communautaire en pleine croissance peut être organisé de manière professionnelle sans devenir une charge. Lorsque tout l'événement est géré en un seul endroit, la communauté a aussi plus d'espace pour grandir.
Comment la gestion stratégique des événements peut améliorer vos résultats
Améliorer le succès de votre évènement et des ventes en combinant votre CRM et les données de vos évènements - Comment bien démarrer :
Le Guide ultime des événements réussis en 2023
Comment les organisateurs d'événements peuvent s'inspirer des géants de l'événementiel
