Comment créer une invitation efficace en 5 étapes

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Le but unique d'une invitation à un événement est d'inciter les participants potentiels à s'inscrire et à se présenter à l'événement. À quoi ressemble une bonne invitation ? (Attention, à l'envoi il faut aussi vérifier qu'elle ne tombera pas dans les courriers indésirables, voici comment faire).

Dans ce post, nous allons vous donner 5 étapes faciles pour mettre en place une invitation réussie ☺

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ATTENTION : créer une invitation peut rapidement prendre du temps, et devenir un sujet à problème si vous ne faites pas attention... Le concepteur s'inquiète de la mise en page et du respect des données (vérifiez ici si vous êtes en conformité avec le RGPD), le patron veut avoir son mot à dire sur l'emplacement du logo, le rédacteur passe toute la nuit sur la copie ...etc. En réalité, une invitation réussie à un événement est très simple à produire. Voici comment :

Une bonne invitation...

-1 ...est courte, jolie et concise.

Le but de l'invitation est de piquer la curiosité du destinataire, de ne pas divulguer tous les détails de l'information sur l'événement. Quoi apporter, où se garer, ou encore comment s'y rendre sont des choses importantes à savoir, mais elles ne doivent pas apparaitre dans l'invitation. Ces détails seront couverts plus tard, par la communication événementielle.

Questions pratiques :
Demander à vos amis de lire le brouillon de votre invitation, puis quelques jours plus tard, demander leur ce qu'ils ont retenu : Se sont-ils souvenus en quoi l'événement était intéressant pour eux ?


-2 ...doit séduire.

Une bonne invitation est un peu comme une publicité. Le sujet principal est réduit à trois phrases, mais tout n'est pas révélé. Laissez une part à l'imagination ! Plus vous insérez d'informations dans votre invitation, moins le destinataire en retiendra. Pensez votre invitation comme un trailer de film. Inciter le destinataire au point qu'il n'est qu'une seule envie : cliquer sur le lien d'inscription pour avoir plus d'information.

Questions pratiques :
Pourquoi le destinataire devrait-il cliquer pour en apprendre davantage sur votre événement? Est-ce clairement indiqué dans votre invitation?

 

-3 ...est envoyé dans les temps.

Régulièrement, nous constatons que les invitations aux événements sont souvent envoyées trop tard. La cause habituelle : l'organisateur est souvent en attente de confirmation de la restauration, d'un divertissement ou quelque chose d'autre qui n'a rien à voir avec l'invitation elle-même.
Ces aspects techniques de l'événement sont importants pour vous, mais pas pour vos participants. Pour eux, la chose la plus importante est d'être en mesure de mettre votre événement dans leurs horaires chargés.

Questions pratiques :
Suis je certain que le choix de restaurant de mon évènement affectera davantage les chiffres de présence (no-show) que la date ? Ou que le fait que j’envoie mon invitation bien en avance ?


-4 ...contient un appel à l'action.

" Date à retenir ! ”

” Réservez votre place en cliquant ici ! ”

Assurez-vous que votre invitation contient un appel clair et littéral à l'action. Encouragez le destinataire à agir immédiatement. Une invitation qui se contente de raconter, mais ne vous invite pas, est comme un dépliant de la pizzeria sur la route. C'est très oubliable (mais nous n'avons rien contre les pizzas, au contraire ☺).

Questions pratiques :
Encore une fois, demandez l'aide d'un spectateur innocent - demandez à quelqu'un de lire et de commenter. Le message est-il assez fort? Votre lecteur se sent-il obligé de répondre?

 

-5 ...est répétitive et personnalisable.

Oh non, personne n'a réagi à votre invitation! Ne vous inquiétez pas, lorsque votre invitation est bien construite, cela vaut la peine de la répéter. Changez légèrement le message, signalez que la date limite d'inscription arrive bientôt et renvoyez l'invitation aux invités qui n'ont pas répondu. Assurez-vous de ne pas déranger ceux qui se sont déjà inscrits ou refusés avec une autre invitation.

Personne n'est agacé par une invitation répétée, si le message est assez intéressant. Une feuille de format A4 de détails de l'événement ne mérite presque jamais une seconde lecture.

Pour aller plus loin : maintenant que vous savez rédigez une invitation parfaite, il faut être certain qu'elle arrive correctement dans la boite mail de vos invités ! Consultez nos 7 astuces pour éviter que votre invitation soit considérée comme un spam !