Event Success Management – Une nouvelle ère de gestion événementielle

Planifier un événement. Organiser l'événement. Faire le suivi de l'événement. Planifier l'événement d'après. Organiser l'événement. Faire le suivi de l'événement.

Ca vous paraît familier ? Le cercle de la gestion événementielle traditionnelle ne vous amène jamais plus loin que l'objectif d'un événement précis. Et cela laisse votre entreprise vouée à apprendre les mêmes leçons à répétition et à voir les mêmes erreurs se répéter, en gâchant du temps, des ressources et des opportunités. Tout n'est pas perdu cependant car reconnaître ses limites est le premier pas vers l'amélioration de votre processus d'organisation événementielle. 

Nous ne prenons pas cela à la légère. Nous croyons que la gestion événementielle dans son état présent est vouée à l'échec. C'est une méthodologie du passé, à remplacer rapidement par l'Event Success Management, un système qui lie tous vos événements entre eux, peu importe le sujet. Son concept d'amélioration continue va révolutionner l'industrie événementielle. 

Ce système ne change pas certains aspects pratiques de la gestion événementielle. Des événements réussis auront toujours besoin que vous gériez certaines tâches identiques, comme le marketing événementiel, le planning et l'organisation, mais cette nouvelle méthodologie offre une approche nouvelle de vos événements.

"Nous croyons que la gestion événementielle dans son état présent est vouée à l'échec."

Plutôt que de traiter chaque événement comme une occurence individuelle, tous les événements organisés par une même entreprise sont liés ensemble pour mesurer, développer et apprendre de chacun afin d'améliorer ce qui doit l'être au spectre plus large.

Des systèmes d'amélioration continue sont établis dans pleins de domaines, de l'industrie de l'ingénierie jusqu'aux sports comme la Formule 1. Maintenant qu'il existe un moyen de mesurer le succès cross-événements, cette logique doit être appliquée de la même manière dans l'industrie événementielle.

La pandémie a forcé le monde entier à accepter la technologie virtuelle et à adapter ses us et coutumes. Elle a aussi permis de développer les capacités d'adaptation du secteur événementiel. Il y a toujours un besoin pour des spécialistes événementiels mais maintenant, l'organisation d'événements est endossée par plusieurs rôles, du RH au marketing.

Cette circulation du savoir-faire est la raison pour laquelle la vision des événements comme occurence individuelle est dépassée et va laisser certaines entreprises à la traîne. L'Event Success Management est la solution, permettant d'unifier les mesures de succès parmi les différents organisateurs et de partager les connaissances pour de meilleurs résultats

Les cinq pierres angulaires de l'Event Success Management

En quelques mots, l'Event Success Management est une approche pratique pour s'assurer que chaque événement que vous organisez est plus réussi que le précédent. Elle intègre une méthodologie agile qui créé un socle partagé de connaissances et d'expériences, un événement nourrissant le suivant dans un cercle continu d'amélioration. 

On peut le résumer avec cinq différences versus la gestion événementielle traditionnelle : 

• Tous les événements sont comparables
• L'importance est donnée à l'expérience du participant
• Les événements doivent constamment être améliorés
• Cela s'applique à tous les événements - virtuels, en présentiel ou hybride
• Vous devez créer une équipe Event Success 

L'Event Success Management se concentre sur l'expérience du participant

La plus grande dépense d'un événement est le temps investi par vos participants. En mettant ce concept au centre de tout ce que vous faites, cela change votre approche. Tout à coup, organiser un événement ce n'est plus seulement s'occuper des aspects pratiques ou des objectifs business derrière l'événement, c'est s'assurer que l'expérience de vos participants soit aussi positive que possible.

Nous ne voulons pas dire par là que l'événement est un succès parce qu'il y avait du café et des biscuits en libre service. Nous voulons dire que vos participants doivent sortir de votre événement en pensant que leur temps a été bien employé. La manière la plus efficace d'atteindre cela est de s'assurer que vous améliorer en permanence vos événements et que vous offrez à chaque nouvel événement une qualité supérieure que le précédent.

"Organiser un événement ce n'est plus seulement s'occuper des aspects pratiques ou des objectifs business derrière l'événement, c'est s'assurer que l'expérience de vos participants soit aussi positive que possible."

Vous devez changer votre idée des événements. Ce n'est pas un changement rapide qui produira des résultats immédiats ou un engagement au long terme qui payera dans un futur lointain. C'est un changement d'attitude et d'approche qui va influencer vos résultats à court, moyen et long terme.

Le monde de l'événementiel a évolué et vous avez l'opportunité d'être en première ligne en adoptant cette méthodologie qui devient d'ores et déjà un standard de l'industrie. 

Quelle est la valeur ajoutée de l'Event Success Management ?

Peu importe le genre d'événements que vous organisez ou ce que vous essayez d'atteindre à travers eux, il y a un facteur universel qui fait de chaque rencontre un succès. Des participants plus heureux signifient de meilleurs résultats.

Quelqu'un qui croit que son temps a été sagement investi sera plus à même d'engager avec les objectifs que vous avez pour votre événement, qu'il soit interne ou commercial.

Mesurer la réponse à un événement de manière unifiée et quantifiable vous permet de le comparer directement avec votre événement précédent. Cela vous aide non seulement à identifier ce qui a fonctionné mais aussi ce qui doit être amélioré. C'est là où l'Experience Value Score entre en jeu.

Le bénéfice le plus invisible est le changement d'état d'esprit que cette approche permet. En déplaçant les événements isolés et les liants ensemble dans un même effort d'amélioration, vous créez un changement de culture pour votre entreprise. Vous partagez des leçons de valeur avec toute personne qui organise des événements et, en retour, tout le monde s'efforce de trouver des moyens d'améliorer les résultats.

L'effet combiné d'amélioration continue et graduelle est significatif. Albert Einstein a dit un jour "Les intérêts composés sont la huitième merveille du monde. ” Appliquez cette logique à l'amélioration de vos événements et vous verrez tout le potentiel de ce système.

Et si on reste ancré dans la gestion traditionnelle des événements ? 

Nous ne sommes pas en train de dire que vos événements ne seront pas réussis. Isolés, vos événements peuvent également s'avérer triomphants. Cependant, c'est ce succès là qui nourrit la gestion événementielle dépassée car ce que vous avez fait de bien pour faire de votre événement un succès est laissé en arrière-plan lorsque votre entreprise devra créer le prochain événement.

Parfois la nouveauté peut être désagréable. Nous comprenons que c'est difficile de changer ses habitudes et les systèmes qui semblent superficiellement fonctionner. Mais il y a des moments où il faut être audacieux et adopter l'innovation. Le bouleversement du secteur événementiel a créé une opportunité pour les entreprises de bénéficier de ces changements. 

Résumons avec 5 raisons concrètes d'adopter l' Event Success Management dès maintenant : 

1. En copiant et optimisant toujours plus loin vos succès, votre expérience événementielle est meilleure pour vos participants et vos résultats commerciaux s'en trouvent améliorés. 

2. Etre motivé à s'améliorer en permanence, permet d'organiser de meilleurs événements avec une mesure qui permet la comparaison. 

3. En développant des "best practices" spécifiques à votre entreprise, vous connaîtrez davantage votre audience cible et ses attentes.

4. Le partage de connaissances inter-équipes vous aidera à éviter les erreurs répétitives et permettra le développement rapide des bonnes idées. 

5. Aucun silo de connaissance ne sera perdu si par exemple un employé change d'entreprise. 

Rejoignez le mouvement !

Nous avons établi une Event Success Community pour partager des idées et des cas pratiques, pour rassembler les gens et révolutionner l'industrie événementiel. L'Event Success Community est pour tous les passionnés qui veulent apporter en permanence plus de valeur ajoutée à leurs événements et à leurs participants.

Le changement commence avec votre prochain événement.