Eviter les no-shows : tous nos conseils pour les organisateurs d'événements

Les "no-shows" sont le pire cauchemar des organisateurs d'événements. Ce terme désigne les individus qui se sont inscrits à un événement mais qui ne viennent pas et oublient de prévenir l'organisateur.

Organiser, communiquer et gérer un événement nécessitent des ressources significatives. par exemple, le lieu et les potentiels repas et boissons associés à l'événement sont toujours choisis selon le nombre de participants. C'est toujours décourageant lorsque le nombre de no-shows est élevé malgré des efforts infinis en terme de choix de communication et de temps passé à planifier.

Quelles sont les méthodes dont disposent les organisateurs d'événements pour réduire les no-shows ? Comment bénéficier de l'absence de ceux qui devaient venir ?

Planifier la communication événementielle minutieusement

L'événement approche et la liste de participants semble prometteuse. Vous avez réussi à attirer des participants de votre audience cible et le nombre d'inscrits dépasse vos attentes. Cependant, comment faire en sorte qu'ils viennent bien tous comme prévu ?

La communication est l'un de vos outils les plus importants. Envoyez des messages ciblés dans les semaines avant l'événement et augmenter la fréquence de communication au fur et à mesure que le jour j approche. Des rappels tels que "A la semaine prochaine" ou "Le Jour J approche" ou encore "A dans une demi-heure !" aident vos participants à garder votre événement en tête.

Un événement ultra réussi possède en général un plan de communication de 17 messages pour les participants qui participent à l'événement et 14 de ces messages sont envoyés avant même que l'événement ait démarré.

Quelques conseils sur le contenu à partager :

Envoyez des photos et du contenu "teaser" avant l'événement pour piquer la curiosité de vos participants.
Incluez des vidéos de vos conférenciers ou organisateurs, remerciant personnellement les inscrits et les accueillant à votre événement.
Dites à vos participants qui d'autre participe afin qu'ils puissent bénéficier d'un networking de qualité.
Insistez sur la taille de votre événement ou l'exclusivité de celui-ci.

Mettre en valeur la durabilité de l'événement

La RSE est un thème qui définie aujourd'hui toutes les activités d'entreprise. Les événements ne sont pas une exception : on attend des entreprises qu'elles prennent leur responsabilité en organisant des événements. La durabilité inclue l'utilisation de moyens de transports responsables, des produits eco-friendly et de se rapprocher au plus du "0 déchet".

Cependant, un aspect des événements souvent négligé est le no-show : que faire de tous les "extras" planifiés et non consommés ou utilisés par vos invités qui ne se sont pas présentés ?

Accentuez le désir d'agir responsablement et demander à vos participants d'annuler leur participation s'ils ne peuvent plus venir. Les organisateurs les plus audacieux chargent des frais de non participation si les invités se désistent sans prévenir l'organisation.

Rendre l'annulation de la participation facile

Les gens vous informeront plus facilement de leur absence si annuler sa participation est simple et rapide. La plupart des système de gestion événementielle offrent la possibilité de modifier les inscriptions. Vous pouvez inclure un lien d'annulation dans toutes vos communications par exemple.

Si le prix de participation à votre événement est spécialement haut, vous pouvez dédié l'un de vos messages à la possibilité d'annulation. C'est toujours mieux de prévoir et d'agir en conséquence de cause que de perdre des participants.

Les no-shows ne sont pas la fin du monde

Parfois les situations changent et même votre invité le plus intéressé par votre événement ne va pas pouvoir venir. Mais tout n'est pas perdu ! Vous avez un prospect intéressé et qui a exprimé l'envie de recevoir votre contenu. C'est un premier pas !

Il peut être utile de créer des séquences de communications pour partager le contenu manqué et inviter à votre prochain événement les personnes qui n'ont pas pu se joindre à vous le jour J.

Vous pouvez également proposer une réunion pour discuter du sujet de votre événement, vous serez surpris de voir à quel point cette approche permet de réserver des rendez-vous facilement.

Partager les images et ou vidéos de votre événement est un bon moyen de faire en sorte que les gens ne ratent pas votre prochain événement.

Pour conclure

Les no-shows font malheureusement partie de la vie d'un organisateur d'événement. La chose la plus importante est de faire en sorte que la portion de vos invités qui seront des no-shows soit aussi petite que possible. Voici quelques conseils facile pour éviter les no-shows :

Rappel, rappel et rappel - une communication minutieusement préparée évite les no-shows.
Insister sur la responsabilité des participants - expliquer l'impact des no-shows sur par exemple la quantité de nourriture prévue.
Faciliter l'annulation des participations pour pouvoir prévoir au mieux le bon nombre de participants.
Créer un marketing post-événement pour emmener les prospects vers le prochain événement.
Créer du FOMO (Fear of Missing Out) et partager les photos et vidéos de l'événement : vos no-shows ne voudront plus jamais rater ça !

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