Étude de cas : Stockholm School of Entrepreneurship*

Créée il y a plus de vingt ans, la Stockholm School of Entrepreneurship (SSES) collabore avec six universités à Stockholm pour proposer des formations et des activités extrascolaires autour de l’entrepreneuriat. Ce sujet, déjà innovant pour les universités au début des années 2000, joue un rôle de plus en plus déterminant. La SSES encourage les étudiants à se construire un réseau, coopérer et réfléchir à la manière dont l’entrepreneuriat peut les aider à relever certains défis.

Chaque année, la SSES organise entre 30 et 40 événements, avec une vision très libre de ce que cela peut représenter. Conférence par un doctorant, workshop d’une semaine ou formation intensive sur une journée : la notion d’événement regroupe de nombreuses activités.

« Nous utilisons la plateforme Lyyti de manière très créative. Vous êtes libre de choisir ce que vous désignez par ‘‘événement’’. Oubliez la définition classique du terme : c’est là que la magie de Lyyti opère vraiment. Recueillir des informations, quelle que soit leur nature, peut aussi être considéré comme un événement. »

Akseli Kaukoranta, Responsable des Services pour les Élèves et les Professeurs, SSES

Débuter avec Lyyti

« J’ai rejoint la SSES il y a huit ans environ, et je leur ai vite parlé de Lyyti, » raconte Akseli Kaukoranta, le Responsable des Services pour les Élèves et les Professeurs. « Nous avions Lyyti dans mon travail précédent, à Helsinki. J’ai vite compris qu’on pourrait s’en servir pour créer de nouveaux process et gagner du temps. Je me suis dit qu’ici aussi, la plateforme avait du potentiel. »

« Je fais confiance à Lyyti. Je recommande souvent cette plateforme. Je comprends comment elle fonctionne. Je sais que Lyyti tient ses promesses, et les dépasse même. Je n’ai pas envisagé d’autre solution. »

Akseli Kaukoranta, Responsable des Services pour les Élèves et les Professeurs, SSES

« Lyyti est une plateforme logique, très simple à prendre en main. La SSES a soutenu ma démarche, et les équipes Lyyti nous ont montré toute la créativité que nous permet cette plateforme, » précise-t-il.

Un logiciel fiable et un excellent service client 

Lyyti a toujours été tournée vers l’innovation. Pourtant, il s’agit déjà d’une plateforme mature, sur laquelle s’appuient de nombreuses entreprises.  « Le cœur du système Lyyti est très fiable : vous savez que vous ne serez pas ralentis par des bugs récurrents. Vous pouvez faire confiance à la plateforme, et Lyyti s’assure que ce soit toujours le cas, » raconte Akseli.

« Le service client chez Lyyti est absolument impeccable. Je sais que si je les contacte, quelqu’un m’aidera. Ils donnent volontiers des conseils sur la meilleure manière de procéder, et à chaque fois que j’ai eu besoin d’eux, ils ont répondu présents. On a l’impression qu’ils sont tout proches, même s’ils sont en Finlande, » ajoute-t-il.

« Évidemment, il est toujours possible d’améliorer un logiciel. Je mettrais donc à Lyyti une note de 9,5 sur 10.

Akseli Kaukoranta, Responsable des Services pour les Élèves et les Professeurs, SSES

Lyyti, le collègue « toujours présent »

« Le printemps et l’été qui nous attendent seront particulièrement intenses, mais Lyyti nous est d’une aide précieuse, notamment pour toutes les activités extrascolaires. Je suis content que nous soyons bien préparés cette année, et notamment que la plateforme soit déjà réglée : il aurait été compliqué de tester Lyyti, et de créer en même temps tous les contenus nécessaires. Même si la plateforme est simple d’utilisation, il y a quand même des éléments à paramétrer ! » rappelle Akseli.

« Désormais, tout est plus facile. Nous créons sur Lyyti tous nos événements : c’est même amusant à faire. Globalement, Lyyti nous aide énormément. C’est comme un collègue qui s’occuperait de plein de choses, sans jamais se fatiguer, » explique-t-il.

« Lyyti, c’est presque comme un collègue supplémentaire. Mais un collègue qui n’aurait jamais besoin de repos ! »

Akseli Kaukoranta, Responsable des Services pour les Élèves et les Professeurs, SSES

Une plateforme flexible, pour tout type d’événement

Akseli l’a bien compris : il ne faut pas se limiter à la définition classique d’un événement. « À mon avis c’est à nous, en tant qu’utilisateurs de Lyyti, de déterminer ce que constitue un événement. Un séminaire est un événement. Une soirée de Noël aussi. »

« Lyyti, c’est comme un couteau suisse, un outil qui remplit différentes fonctions. »

Akseli Kaukoranta, Responsable des Services pour les Élèves et les Professeurs, SSES

« Nous nous en servons aussi pour collecter des données. Grâce à des questionnaires, nous demandons par exemple aux professeurs de proposer des idées de weekend de type workshop. Ce simple processus de création de contenu est un événement ! Plutôt que chacun rédige ses idées sur un outil différent, je résume les éléments que nous souhaitons déterminer, et je les mets sur Lyyti. Une fois les données saisies, je les partage avec l’équipe, et nous pouvons tous écrire les textes et créer des graphiques. »

« Nous utilisons aussi Lyyti pour filtrer les participants au fur et à mesure qu’ils avancent dans les démarches pour s’inscrire aux événements qui ont un nombre de places limité. Par exemple, si nous recevons 70 demandes pour un événement avec 12 personnes, nous pouvons sélectionner les participants selon leurs réponses. Quand nous contactons ces 12 personnes, nous pouvons leur demander des informations supplémentaires, sans qu’ils aient besoin de remplir le formulaire depuis le début. Avec Lyyti, nous pouvons choisir de communiquer uniquement avec les personnes sélectionnées. Nous pouvons leur demander d’autres informations, ou par exemple leur envoyer des documents pour le workshop. »

Pour des événements plus performants

Reprendre ce qui a fonctionné par le passé, et l’améliorer : cette devise est au cœur de la méthode de travail d’Akseli, et se reflète dans sa manière d’utiliser Lyyti. Il explique : « Je pense que c’est un outil efficace pour tester de potentielles améliorations. Quel que soit votre événement, vous pouvez reprendre le même processus, et changer simplement une question, ou supprimer un élément. Pas besoin de reprendre à zéro : vous partez directement d’un événement déjà terminé. C’est l’un des gros avantages de Lyyti. »

« Pour quelqu’un comme moi, qui adore mettre en place des processus et les optimiser régulièrement, c’est une super plateforme, » résume-t-il.

« Les équipes Lyyti ont passé beaucoup de temps à mettre au point l’inscription aux événements, ainsi que leur organisation. Cette structure solide en fait un outil fiable. Nous pouvons vraiment nous appuyer dessus. »

Akseli Kaukoranta, Responsable des Services pour les Élèves et les Professeurs, SSES

Partager des informations en toute simplicité

Pour Akseli, un autre avantage de Lyyti réside dans la facilité de partager des informations avec les personnes concernées. Il explique : « Nous réalisons un vrai travail de coordination et d’accompagnement des étudiants, ainsi que du corps enseignant. Depuis la plateforme Lyyti, chacun peut facilement accéder aux données dont il a besoin. Vous pouvez choisir avec qui vous voulez partager telle ou telle information, et rassembler les données dans des rapports. Nos informations sont mises à jour en permanence. »

« En quelques clics, notre équipe marketing peut voir comment certains participants ont trouvé des opportunités, un professeur peut vérifier le parcours d’un étudiant, etc. Lyyti nous aide à mettre à la disposition de chacun les données dont on pourrait avoir besoin. »

* Cet article a été traduit de l’anglais. Voici un lien vers l’article original. Merci de vous y référer pour toute citation exacte du texte.