Assurer le suivi des inscriptions et participants à votre événement en un clic !

Vous organisez un événement d’entreprise et vous vous préparez à lancer vos invitations (d'ailleurs voici des astuces sur comment bien les rédiger et comment éviter qu'elles ne tombent dans les spams). Comme 4 entreprises sur 5, vous avez choisi d’envoyer une invit’ Google Calendar ou Outlook et de recueillir les informations des inscrits dans un fichier Excel.  

Et comme de nombreuses entreprises, vous allez malheureusement être confronté au calvaire de la gestion des participants par fichier Excel : les erreurs dues aux manipulations manuelles ou encore les extractions à répétition de la base de données sur demande de vos collaborateurs...

A la recherche de solutions pour optimiser vos processus de gestion des inscrits à votre événement ?

Découvrez 3 actions à entreprendre dès maintenant pour un suivi optimal des participants à votre événement d’entreprise.

1 - Abandonner le fichier Excel pour gérer les inscriptions à votre événement

Vous pensiez que c’était une bonne idée de créer un tableur Excel pour lister les nouveaux inscrits à votre événement et vous vous retrouvez maintenant à répéter machinalement des opérations de copier/coller. 72% du temps de travail d’un organisateur d’événement est ainsi consacré à la gestion d’un tableur.

Pourtant, de la perte de la base de données à l’envoi de messages erronés aux participants dûs à des erreurs de fichier, les risques sont bien réels. Il est par ailleurs impossible de pouvoir collaborer sur un fichier Excel à plusieurs simultanément.

Mais s’il s’agit là de questions organisationnelles, la vraie problématique d’un tel traitement des données réside dans l’absence de sécurisation et donc la non-conformité avec le RGPD.

Utiliser un logiciel de gestion des participants comme Lyyti afin de remplacer l’utilisation de fichier Excel permet de :

• Réduire les manipulations manuelles et donc les erreurs dans la base de données
• Simplifier la gestion des différents types de participants à l’événement, grâce à une segmentation efficace entre Prospect, Client, VIP, Presse, Intervenants, CODIR, COMEX et Collaborateurs… La solution Lyyti de gestion d’événements permet notamment de paramétrer des actions ciblées en fonction des catégories de participants, telles que limiter le nombre de places disponibles, pour une catégorie donnée par exemple. 
• Automatiser la mise à jour des informations du participant en temps réel (désinscription ou encore modifications des renseignements)
• Automatiser les actions de suivi et ainsi faciliter les relances pour les commerciaux

2 - Partager la liste de participants en temps réel avec vos collaborateurs

Qu’il s’agisse d’une conférence, d’un séminaire ou d’un cocktail, pour qu’un grand nombre d’invités se transforme en participants, il est essentiel que toutes les équipes concernées par le projet d’événement bénéficient d’une visibilité optimale sur la liste des inscrits. 

Alors que la réactivité est de mise dans l’organisation d’un événement d’entreprise, l’utilisation d’un fichier Excel impose des extractions chronophages et un partage permanent du document, afin de pouvoir communiquer au fil de l’eau le nombre de participants et leur statut mis à jour aux équipes en interne. Les commerciaux peuvent par ailleurs nécessiter un transfert quotidien du tableur actualisé, afin de pouvoir effectuer leurs prises de contact et relances. Une véritable usine à gaz n’apportant aucune valeur ajoutée pour l’organisateur de l’événement...

La solution à adopter : un outil de gestion en ligne des participants, automatiquement mis à jour et accessible en autonomie, à la fois par ses collaborateurs et ses prestataires et par le biais d’un lien personnalisé. 

En tant qu’organisateur, vous bénéficierez d’une vision globale de l’avancée de l’événement, votre commercial Martin pourra aisément visualiser les mises à jour relatives aux invités de son périmètre afin d’entreprendre les actions de suivi adéquates, tandis que votre traiteur pourra être informé en temps réel du nombre de participants à l’événement de votre entreprise et de leurs préférences et allergies alimentaires.

A cet égard, la plateforme de gestion d’événements Lyyti permet notamment à vos commerciaux de mieux se coordonner et maîtriser la prise de contact, en ayant la possibilité de choisir le nom de l’expéditeur lors de l’envoi de communications. Lyyti propose également une fonctionnalité de protection par mot de passe et de limitation de la durée d’accès aux rapports, afin de sécuriser les données de vos inscrits, en accord avec les principes du RGPD. 

Mais si le partage de la base de données d’invités est indispensable dans la phase de préparation de l’événement, l’accès partagé en temps réel est également essentiel le jour J, en particulier au moment de l’arrivée des participants. 

Disposer de la liste des participants au format numérique, depuis une tablette ou un mobile,  permet un contrôle efficace des invités ainsi qu’une répartition optimale des tâches entre les collaborateurs responsables de l’accueil du public. De quoi rendre totalement obsolète le fameux tableau imprimé et le stabilo...

L’application de check-in de Lyyti permet ainsi de : 

• fluidifier le trafic à l’arrivée des participants, grâce à une vérification simplifiée de l’identité par le biais de QR codes (ou en renseignant le début du prénom ou du nom)
• valider rapidement l’entrée du participant sur l’événement, en un simple clic afin de confirmer sa présence
• tracer en temps réel l’arrivée des participants pour les différents collaborateurs, dans l’optique de pouvoir les accueillir de façon personnalisée et par exemple, les rediriger vers l’atelier ou la conférence préalablement choisis

3 - Réaliser une analyse fine des données de participation et générer des insights

L’événement de votre entreprise s’est achevé, l’organisation est derrière vous : l’heure est venue d’analyser les performances de votre événement et de soumettre un rapport et des recommandations à votre direction et vos collaborateurs.  

 Grâce à l’utilisation d’un outil en ligne de gestion des participants à votre événement, vous êtes en mesure de générer des statistiques afin d’avoir une vision globale de la participation (qui est venu, quels inscrits ne se sont pas présentés…) ; ou encore de segmenter la base de données selon les informations collectées sur les participants, afin d’alimenter, nettoyer et qualifier la base de données des commerciaux. 

A cet égard, Lyyti propose une fonctionnalité dédiée aux statistiques destinée à réaliser des analyses par événements, par périodes ou encore par participants; ainsi qu’un module participant complet, conçu pour : 

• catégoriser en un clic les invités en identifiant automatiquement les no-show
• envoyer aisément un e-mail de remerciement personnalisé aux participants, afin de délivrer le bon message aux bonnes personnes
• générer un rapport se complétant automatiquement au fur et à mesure de l’avancée de l’événement
• envoyer un questionnaire de satisfaction aux participants, collecter les données et créer un bilan

Davantage d’efficacité, un partage d’information optimisé, une mise à jour en temps réel, des outils d’analyse pointus… Il serait dommage de vous suffir d’un fichier Excel pour l’organisation de votre événement d’entreprise. En vous équipant d’une solution de gestion en ligne de vos événements, vous êtes en mesure de décupler la participation à votre événement, toucher davantage de prospects et fidéliser vos clients. 

Pas encore convaincu ? Découvrez ici notre guide sur comment maximiser l'impact de vos événements !