Toutes les astuces pour organiser son événement entièrement digital ou hybride

Il est essentiel dans le contexte professionnel actuel de se poser les bonnes questions et d'avoir les bons réflexes pour choisir son bon type d'événement et bien organiser son événement digital ou hybride ! 

Les outils pour les événements hybrides étant bien plus poussés, leur nécessité pour continuer à promouvoir les produits, communiquer, fédérer et garder du lien avec les communautés est de plus en plus évidente. Aujourd’hui, organiser le bon type d'événement représente un réel moyen de se différencier pour les entreprises. 

Nous constatons une évolution progressive dans la digitalisation des événements. Et malheureusement, nous partons de zéro. Cela nécessite donc un vrai travail de recherche mais également une prise en main des outils.

Cet article a pour but de vous aider dans la création de votre événement virtuel ou hybride : voici un cahier des charges qui vous guidera dans la 1ère phase d'activation de votre évènement

En amont de l'événement : 

- Identifier les outils d'interactions souhaités par les communicants et aussi le degré d'implication des participants. Est-ce que faire un live sera une zone d'échange importante entre l'audience et les intervenants ? Souhaitez-vous plutôt avoir une vidéo de streaming et garder l'attention des participants sur le message transmis ? 

- Définir avec le client le moment de l'accès à la plateforme participative, ainsi que les actions d'interactions utilisées (questionnaires, votes, mise à disposition de document, vidéo, image, informations texte...)

Ce moment en amont de l'événement permet de récupérer de l'information pertinente pour la création du contenu et du discours pour le Live.

- Comme pour l'ensemble des événements, un événement Hybride doit se munir d'un déroulé. Une bonne orchestration du live est la clef pour ne pas perdre d'auditoire et surtout êtres impactant. 

- Une personne de l'organisation doit s'engager dans le processus de création et de validation des éléments pour l’outil d’accueil digital de votre événement. Nous pouvons travailler en autonomie pendant le live, mais le plus important est d'avoir un référent qui saura valider les éléments au fur et à mesure pour le bon déroulement de l'événement hybride.

- Pré-requis : Aucune connaissance Web approfondit n'est demandée. Nos experts sont là pour vous accompagner sur vos premiers événements afin de vous rendre expert sur ce nouveau format. En vous formant, vous pourrez avoir la main sur la modération des questions et des différents contenus de la plateforme. Nous vous guiderons étape par étape pour vous faciliter une autonomie maximale dans la création de vos événements.

Pendant le live 

- Nous avons la possibilité de vous accompagner sur la modération directement sur le lieu de l'événement ou bien à distance. La solution Lyyti se présente comme un SAAS (Software As A Service) ainsi la plateforme ainsi que le Back-Office sont disponibles partout grâce à un navigateur Web.

- Cette fonctionnalité est un outil de communication qui peut être utilisé pour des personnes en distantiel ou en présentiel. La valeur ajoutée de l'événement Hybride se traduit dans sa capacité à s'adapter : un événement 100% présentiel peut devenir 100% distantiel et ça sans perdre le participant. L'adresse d'accès à la plateforme sera la même qu'il soit sur site ou à distance.

Revenons sur les points importants : 

- Avoir une idée de l'audience totale attendue 

- Souhaitez-vous un événement en présentiel ? Hybride ? Ou uniquement digital ? 

- Quel.s message.s souhaitez-vous faire passer à votre audience 

- Quel type de captation souhaitez-vous mettre en place ? 

- Il y a-t-il des intervenants à distance ?

Mais le plus important : comment voulez-vous impliquer votre audience ?

Téléchargez notre nouvelle étude ! Plus de 1000 réponses d’organisateurs d’événements comme vous l’ont alimenté. 

L’objectif de cette seconde étude est donc de continuer à vous accompagner dans cette phase de transition du secteur événementiel dans le but de partager les chiffres, mais également les pratiques les plus communes de vos confrères.

Avec un focus sur la place du participant qui est au coeur de l'événement, les avis, les tendances, mais surtout les points de vue des profils qui constituent vos événements.