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Toutes les astuces pour organiser son événement Full digital ou hybride

Expertise : Se poser les bonnes questions et avoir les bons réflexes pour organiser son événement digital ou hybride !

Evenement hybride

Les outils pour les événements hybrides étant bien plus poussés, les équipes événementielles se sont donc rendues compte de leur nécessité pour continuer à promouvoir leurs produits, communiquer, fédérer, garder du lien avec leur communauté. Aujourd’hui, cela représente un réel moyen de se différencier pour les entreprises. 

Nous vous invitons à lire notre étude “ PAS À PAS VERS L’HYBRIDATION”

Nous constatons une évolution progressive dans la digitalisation des événements.

Et malheureusement, nous partons de zéro. Cela nécessite donc un vrai travail de recherche mais également une prise en main des outils.

Cet article a pour but de vous aider dans la création de votre événement virtuel ou hybride : voici un cahier des charges qui vous guidera dans la 1 ère phase d'activation de votre évènement

 

En amont de l'événement : 

- Identifier les outils d'interactions souhaités par les communicants et aussi le degré d'implication des participants. Est-ce que le live sera une zone d'échange importante entre l'audience et les intervenants ? Souhaitez-vous plutôt avoir une vidéo de streaming et garder l'attention des participants sur le message transmis ? 

- Définir avec le client le moment de l'accès à la plateforme participative, ainsi que les actions d'interactions utilisées (questions, Votes, mise à disposition de document, Vidéo, Image, Informations texte).

Ce moment en amont de l'événement permet de récupérer de l'information pertinente pour la création du contenu et du discours pour le Live.

- Comme pour l'ensemble des événements, un événement Hybride doit se munir d'un déroulé. Une bonne orchestration du live est la clef pour ne pas perdre d'auditoire et surtout êtres impactant. 

Les experts Lyyti sont là pour vous préparer à la création de ce déroulé et l'adapter à votre déroulé "classique".

- Une personne de l'organisation doit s'engager dans le processus de création et de validation des éléments pour l’outil d’accueil digital de votre événement. Nous pouvons travailler en autonomie pendant le live, mais le plus important est d'avoir un référent qui saura valider les éléments au fur et à mesure pour le bon déroulement de l'événement Hybride.

- Prérequis : Aucune connaissance Web approfondit n'est demandée. Nos experts sont là pour vous accompagner sur vos premiers événements afin de vous rendre expert sur ce nouveau format. En vous formant, vous pourrez avoir la main sur la modération des questions et des différents contenus de la plateforme. Nous vous guiderons étape par étape pour vous faciliter une autonomie maximale sur la solution.

 

Pendant le live 

- Nous avons la possibilité de vous accompagner sur la modération directement sur le lieu de l'événement ou bien à distance. La solution se présente comme un SAAS (Software As A Service) ainsi, la plateforme ainsi que le Back-Office est disponible partout à travers un navigateur Web.

 

- Cette fonctionnalité est un outil de communication qui peut être utilisé pour des personnes en distanciel ou en présentiel. La valeur ajoutée de l'événement Hybride se traduit dans sa capacité à s'adapter : un événement 100% présentiel peut devenir 100% distanciel et ça sans perdre le participant. L'adresse d'accès à la plateforme sera la même qu'il soit sur site ou à distance.

 

Captation : 

Pour un événement Hybride, la captation est importante. Elle permet de faire descendre de l'information au format vidéo de bonne qualité pour garder une audience attentive au message.

Pour ce faire, il y a deux solutions :

 

- Captation sur un site existant (avec ou sans public) : Il s'agit une captation vidéo avec des caméras et micros comme pour tous événements classiques. Pour retransmettre la vidéo en direct sur la plateforme, il est important d'avoir un accès internet dédié et stable (20 Mbps en full duplexe pour le streaming). Nous serons là pour vous accompagner dans vos repérages et ainsi valider la faisabilité dans le lieu de votre choix. Sinon vous pouvez aussi vous appuyer sur notre expérience et nous vous donnerons une liste de sites adaptée à la captation et Streaming Live.

 

- Remote production : Les intervenants se trouvent à distance et dans des endroits différents, la réalisation de la vidéo Live se fait dans nos locaux. Là encore ce type de production demande une préparation identique à une captation classique (fournir les présentations et les vidéos en amont, séance de répétitions et de filage avec l'ensemble des intervenants distant, etc.).

 

Revenir sur les points importants : 

- Avoir une idée de l'audience totale attendue 

- Souhaitez-vous un événement en présentiel ? Hybride ou uniquement en ligne ? 

- Quel.s message.s souhaitez-vous faire passer à votre audience 

- Quel type de captation souhaitez-vous mettre en place ? 

- Il y a-t-il des intervenants à distance ?

 

Mais le plus important : Comment voulez-vous impliquer votre audience ?

Téléchargez notre nouvelle étude ! Plus de 1000 réponses d’organisateurs d’événements comme vous l’ont alimenté. 

L’objectif de cette seconde étude est donc de continuer à vous accompagner dans cette phase de transition du secteur événementiel dans le but de partager les chiffres, mais également les pratiques les plus communes de vos confrères.

Avec un Focus sur la place du participant qui est au cœur de l’événement, les avis, les tendances, mais surtout les points de vue des profils qui constituent vos événements.