Accueil digital, l'alternative aux listes papier d’invités

En arrivant à un événement d’entreprise, un séminaire ou un petit-déjeuner client par exemple, il n’est encore pas rare, après avoir fourni son nom, de voir les organisateurs réaliser l’émargement sur un fichier Excel imprimé sur une feuille A4 (un autre article montre comment s'en passer ici). 

Si la liste d’invités papier a été pendant longtemps la norme, à l’heure de la digitalisation, cette technique pose plusieurs écueils, auxquels une application d’accueil digital répond simplement et efficacement.

Pourquoi la liste d’invités papier nuit à votre image et à vos performances 

Prenons l’exemple extrême d’une entreprise de la tech, développant des solutions digitales pour ses clients, qui lors d’un événement destiné à convertir des prospects, les accueillerait à l’entrée avec une fiche d’émargement papier et un feutre stabilo. Il y aurait tout de même un manque de cohérence avec l’image novatrice de l’entreprise. 

Au-delà de cette anecdote, la liste d’invités papier pose plusieurs problématiques d’efficacité. 

D’une part, côté invités, l’émargement papier peut être source de frustration du fait de la file d’attente provoquée par la recherche manuelle du nom des visiteurs, parfois entre plusieurs feuilles de données. 

D’autre part, pour votre entreprise, émarger sur une liste d’invités papier peut se révéler chronophage, même après l’événement. Au moment du reporting, il faudra non seulement collecter les différentes fiches d’émargement auprès des différents responsables de l’accueil, mais également transférer manuellement l’information aux systèmes numériques de l’entreprises. Les données événementielles sont par ailleurs un élément précieux pour les équipes marketing et RH, afin de qualifier les prospects et de pouvoir leur proposer le meilleur contenu pour les mener à la conversion. 

Toute saisie manuelle pouvant générer de la perte d’information, vous comprendrez qu’il vaut mieux trouver une alternative digitale à la liste d’invités papier, lors de l’organisation de votre événement d’entreprise. 

Les atouts d’un outil d’émargement digital lors de vos événements professionnels

Utiliser un outil digital de gestion d’événements permet de booster la performance de votre action, avant, pendant et après l’événement. Un gestionnaire d’événement offre ainsi la possibilité de créer un site en ligne dédié à votre événement professionnel, équipé d’un formulaire d’inscription collectant, traitant et transférant automatiquement les informations des participants inscrits à vos équipes. Les gestionnaires digitaux d’événements disposent également d’une application de badging à l’entrée, l’Accueil Digital.

Le contrôle digital des participants à leur arrivée à votre événement, par l’utilisation du nom ou la présentation d’un QR code, permet de fluidifier l’accueil et de réduire l’attente. 

Grâce aux informations collectées lors de l’inscription en ligne, les détails du participant s’affichent automatiquement sur l’outil d’accueil digital et permettent ainsi d’offrir un accueil personnalisé aux arrivants et de les orienter vers l’espace le plus adapté. Vous identifiez ainsi immédiatement les invités nécessitant un accueil spécial. 

Une fois l’arrivée du participant renseignée dans l’outil d’accueil digital, son statut est mis à jour et transmis en temps réel aux collaborateurs concernés. L’équipe en charge de l’événement est ainsi en mesure de connaître à tout instant le nombre de participants ou encore les no-show et personnes encore attendues.

La synchronisation automatique des données événementielles dans les CRMs, les outils de Marketing Automation et SIRH permet de gagner un temps précieux post-événement, de bénéficier d’une analyse automatique des performances et de conserver une trace de vos rapports dans le gestionnaire d’événements. 

L’application de check-in de Lyyti, pour digitaliser l’accueil de vos invités 

Lyyti offre une solution d’émargement digital performante et intuitive, afin d’en finir avec la liste d’invités papier et ses désagréments : 

• L’équipe d’accueil dispose d’une liste claire des invités mise à jour, afin de réaliser en quelques secondes leur émargement digital, depuis l’application pour smartphone et tablette de Lyyti.
• Les participants réalisent leur enregistrement en scannant leur QR code ou en renseignant leur nom, validé par un simple swipe sur le nom; patientant ainsi le moins de temps possible à l’entrée de l’événement.
• En cas d’erreur, la correction peut être effectuée en un simple clic. 
• Tous les organisateurs de votre événement (collaborateurs, intervenants, traiteur…) ont la possibilité de suivre en temps réel le nombre de participants voire d’accéder à la liste détaillée des personnes présentes afin d’ajuster leurs actions : diriger les VIP vers l’espace adapté, indiquer la bonne salle d’atelier ou de conférence en fonction du choix du participant, offrir le plat adapté selon les préférences alimentaires renseignées par l’invité, etc. 
• Le statut du participant est dans le même temps automatiquement intégré aux outils commerciaux, marketing et RH de votre entreprise. 

La transformation digitale comporte de nombreux avantages pour les entreprises et notamment pour l’organisation de vos événements d’entreprise, grâce aux outils de gestion d’événements. Les applications d’accueil et d’émargement digital sont une alternative incontournable pour booster l’efficacité et les performances de vos événements tout en offrant une meilleure expérience à vos invités.