Le guide d'analyse des événements et de leurs KPIS

Les Key Performance Indicators (KPIs) des événements et leur analyse vont de pair car vous ne pouvez avoir l'un sans l'autre. Il vous faut préparer des objectifs pour vos événements et atteindre ou non ces objectifs sera déterminé par les KPIs.

Les KPIs viennent en premier. Vous devrez décider d'un ensemble de mesures qui pourront déterminer si l'objectif que vous avez défini pour votre événement a été atteint ou non. Ces métriques seront analysées pour obtenir votre analyse d'événement. Et le cercle se répète ensuite à chaque événement.

Les KPIs à considérer pour vos événements

Il y a plusieurs manières de mesurer les événements B2B, et les choix de métriques à utiliser dépendent de vos objectifs spécifiques et de la nature de votre événement. Vous pouvez décider d'objectifs particuliers pour un événement ou préparer votre événement d'un point de vue commercial et réfléchir à la création de leads, par exemple.

Vous pouvez avoir un KPI principal ou une combinaison de KPIs mais ils doivent tous être pertinents pour mesurer si vous avez atteint vos objectifs pour votre événement.

Il est important d'être aussi précis que possible en définissant vos KPIs pour éviter toute ambiguïté et être clair dans l'évaluation des performances de l'événement.

En suivant la règle SMART pour vos KPIs, vous pouvez préparer des objectifs pertinents pour votre événement. Essayez d'avoir des objectifs spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et temporel

Voici quelques exemples :

Métriques de Présence et de Participation

Nombre de participants : le nombre total de personnes ayant participé à l'événement.
Inscriptions : le nombre d'individus ou d'entreprises qui se sont inscrits pour l'événement.
Taux de participation : le pourcentage de personnes inscrites qui sont vraiment venues à l'événement.

Métriques d'Engagement

Présence aux sessions : le nombre de présences par session ou par atelier pendant l'événement.
Durée de sessions : le temps moyen que chaque participant passe par session.
Activités interactives : l'engagement mesuré grâce à des éléments interactifs comme des sessions de questions/réponses, des sondages ou autre.

Métriques de génération de leads et de networking

Nouveau leads : le nombre de nouveaux leads business ou de contacts générés grâce à l'événement.
Qualité des leads: la pertinence et le potentiel des leads générés.
RDV planifiées : le nombre de réunions ou de rendez-vous pris pendant l'événement.
Interactions de networking : le nombre d'interactions entre les participants à fin de networking.

Métriques d'engagement envers le contenu

Téléchargements de contenu : le nombre de téléchargements de contenus en rapport avec l'événement, comme les présentations, les e-books et les rapports.
Partage de contenu : la fréquence du partage du contenu de l'événement sur les réseaux sociaux ou autres plateformes.

Métriques de réseaux sociaux

Performance des Hashtags : l'usage et la portée des hashtags relatifs à l'événement sur les plateformes de réseaux sociaux.
Mentions et Impressions : le nombre de fois qu'un événement ou son contenu est mentionné et vu sur les réseaux sociaux.

Métriques de feedbacks et de satisfactions

Questionnaires et Feedbacks : les retours des participants pour s'assurer de leur satisfaction, de la valeur qu'ils donnent à votre événement et des améliorations à prendre en compte.
Net Promoter Score (NPS) : la probabilité que les participants recommandent l'événements à d'autres personnes.

Métriques de ROI et de revenu

Coût par lead: le coût de générer chaque lead grâce à l'événement.
Revenu généré : le revenu attribué à l'événement, comme les contrats signés par les commerciaux grâce aux leads générés.
Retour sur Investissement (ROI) : le coût total de l'événement comparé au revenu généré grâce à lui.

Métriques de l'impact au long-terme

Le suivi de l'engagement : l'engagement post-événement, comme les interactions continues avec des prospects ou des participants.
Relations au long-terme : les partenariats ou les collaborations créés grâce à l'événement.

Métrique des feedbacks qualitatifs

Témoignages : les témoignages et citations positifs des participants et des partenaires suite à l'événement.
Anecdotes : les histoires et anecdotes qui prouvent que l'événement a eu un impact sur les participants et leurs entreprises.

La place du participant au coeur des KPIs événementiels

Chez Lyyti, nous croyons fermement que nos événements sont uniquement réussis si les participants le pensent.

C'est pourquoi notre objectif principal est de garder l' Experience Value Score (EVS) aussi haut que possible. Chaque événement a également d'autres KPIs qui nous aident à mesurer comment il peut contribuer à nos objectifs stratégiques.

Parlons maintenant de la place du participant au coeur de nos KPIs. Chez Lyyti, nous pensons que chaque événement est fait par ses participants. Si vous n'avez pas de participants, vous n'avez pas d'événements. Tous les participants sont uniques et voient leurs expériences de manière subjective. Il n'y a jamais deux manières identiques de vivre un événement. Seul le participant lui-même peut juger de son expérience vécue.

L'expérience participant peut être affectée par plusieurs facteurs. Certains d'entre eux peuvent être influencé par les organisateurs d'événements mais pour la plupart, vous ne pourrez rien y faire. L'expérience personnelle est surtout influencée par les attentes du participant, sa situation personnelle, les personnes que tel ou tel participant va rencontrer pendant l'événement et par exemple un service client qui peut toucher un point sensible, en bien ou en mal. Chaque expérience est unique.

Il y a une chose qui unit tous vos participants : pour participer à votre événement, ils doivent y investir leur temps. Le temps est une ressource naturelle non-renouvelable que nous avons tous en quantité limitée et imprévisible. Chacun de nous doit prendre des décisions chaque jour sur l'investissement que nous faisons de notre temps. Comment vais-je utiliser mon temps ? C'est une question personnelle et nous estimons donc que l'expérience des participants doit être mesurée selon le temps qu'ils y ont investi et leur appréciation de ce temps.

La métrique que nous avons développée, l'Experience Value Score (EVS), mesure la valeur expérimentée par le participant de manière immédiate et subjective. Le participant répond simplement à la question : "Est-ce que l'événement valait votre temps ?"

Alignez-vous avec votre portefeuille d'événements

Vos objectifs et KPIs d'événements doivent également être alignés avec votre portefeuille d'événements. Le portefeuille d'événements rend vos activités événementielles mesurables. Des objectifs clairs et des métriques précises aident à planifier; implémenter, évaluer et développer vos événements.

Quand tous vos événements suivent une stratégie et un but commun, c'est plus simple pour toute l'entreprise de comprendre l'objectif de vos événements.

Une fois que vous avez déterminé votre stratégie événementielle et créé votre portefeuille d'événements à partir de cette stratégie, les objectifs de chaque événement entreront en place comme les pièces d'un puzzle.

Vos KPIs d'événements doivent être un reflet de vos objectifs stratégiques d'entreprise et le but de chaque événement.

L'analyse d'événements et les KPIs sont connectés

Les KPIs événementiels en eux-mêmes peuvent révéler certains détails sur vos opérations mais c'est seulement en posant les bonnes questions aux données que vous en extrayez que vous pourrez comprendre si vos actions atteignent leur objectif.

Réfléchir à la relation des KPIs avec l'analyse d'événements implique de comprendre comment ces deux concepts sont connectés et contribuent au succès de vos événements.

Voici une base pour vous aider à comprendre cette relation :

Définir les KPI de l'événement

Commencez par identifier les KPI qui sont nécessaires pour mesurer le succès de votre événement. Ces KPIs sont directement alignés avec les objectifs de votre événement.

Choisir votre manière d'analyser l'événement

L'analyse d'événement implique de rassembler et d'analyser des données sur la performance de votre événement. Cela inclue les données de différentes sources comme les systèmes de ticketing, les plateformes d'inscription, les réseaux sociaux, questionnaires, analyses de site internet et bien plus.

Choisissez les outils d'analyse et les plateformes qui peuvent capturer les données dont vous avez besoin pour mesurer vos KPIs. Cela peut inclure des outils comme Google Analytics, des logiciels de gestion événementielle, des outils de suivi de réseaux sociaux etc.

Collecter les données

Faites en sorte que les données soient collectées tout au long du cycle de vie de votre événement. Cela peut inclure les inscriptions, les ventes de tickets, le traffic sur votre site internet, les interactions de réseaux sociaux, l'utilisation de votre application mobile... La précision des données collectées va avoir un impact direct sur la précision de l'analyse de vos données événementielles.

Pour approfondir votre compréhension, essayez de collecter les mêmes données sur une période de temps plus longue. Par exemple, l'analyse des no-shows étalée sur plusieurs mois et plusieurs types d'événements peut vous aider à comprendre quand vous devriez organiser vos événements et quel format d'événement à privilégier pour votre entreprise.

Analyse de données et Insights

Analysez les données collectées pour gagner des insights sur les performances de votre événement. Cela implique de rechercher des schémas, tendances, corrélations ou anomalies dans les données.

Par exemple, vous pouvez analyser les schémas répétitifs de participation, les horaires de grand engagement, les taux de conversion aux différentes étapes de l'événement et bien plus encore. Ces insights vous aident à comprendre ce qui fonctionne et ce qui a besoin d'amélioration.

Comparer aux KPIs

Comparez les insights dérivés de votre analyse d'événement avec les KPIs prédéfinis. Cette étape vous permet de savoir si vous atteignez vos objectifs.

Par exemple, si votre KPI est d'atteindre un certain nombre de participants et que votre analyse montre une participation plus faible, vous pouvez identifier ce mauvais alignement entre vos résultats et vos KPis et prendre des mesures adaptées.

Amélioration itérative

Effectuez une rétrospective d'événement et utilisez les insights qui découlent de votre analyse événementielle pour préparer votre stratégie et planification de futurs événements.

Si vous atteignez vos KPIs, analysez quelles stratégies ont contribué à ce succès. Si vous ne les atteignez pas, identifiez les choses à améliorer et ajuster votre approche pour les futures événements à venir.

Boucle de feedbacks

La relation entre les KPi événementiels et l'analyse de données événementielles est cyclique. Au fur et à mesure que vous rassemblez des données, les analysez et ajustez vos stratégies, vous redéfinissez votre approche. La boucle de feedback vous aide à fignoler les détails de votre planing événementiel et son exécution dans le temps, ce qui créé à terme des événements plus réussis.

Découvrez-en plus ici sur ce procédé que l'on appelle l'Event Success Management.

Souvenez-vous que la relation entre les KPIs et l'analyse d'événements est symbiotique. Des KPIs clairs et mesurables vont guider vos efforts de récolte de données et une analyse complète va vous offrir les conclusions nécessaires pour optimiser votre stratégie événementielle et atteindre vos objectifs.