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Best practices : améliorer votre événement en ligne, comment passer d'un événement physique au 100% en ligne ?

coseils evenement en ligne webinar

La distanciation sociale nous pousse tous à revoir nos pratiques de communication et à se tourner vers des solutions numériques à distance afin de maintenir le lien. Il est d'ailleurs important d'avoir des solutions innovantes et interactives pour vos webinars. Que ce soit des formations, des apéros-discussions ou des séminaires, les événements d’entreprise n’échappent pas à cette règle. En version online, un événement d’entreprise peut alors prendre la forme d’une présentation, d’une masterclass, d’un programme de formation ou encore d’un échange avec un.e experte.

Si un événement en ligne demande bien moins de préparation logistique qu’un événement physique, préparation et suivi demeurent toutefois essentiels. Découvrez à la fin de l'article les bonnes pratiques pour réussir l'organisation de votre événement en ligne.

evenement en ligne

 

Avant le jour J de votre événement en ligne

Vous avez choisi l’outil de visioconférence adapté pour votre événement en ligne ? Vous avez fait le plus simple, il faut maintenant passer à la véritable planification.

Le défi principal d’un événement en ligne est tout d’abord de réussir à attirer suffisamment de participant.e.s; ou en tout cas, autant de participant.e.s que le nombre idéal que vous avez fixé. Lancer un événement en ligne nécessite donc la mise en place d’un plan de communication solide. 

Définir les objectifs de votre événement

Car un événement en ligne coûte très peu comparé à un événement physique, nous pourrions être tenté.e.s de les multiplier, sans objectif particulier. 

Pour autant, un événement en ligne nécessite des ressources pour sa mise en place, occupe le temps précieux des participant.e.s et des intervenant.e.s, et impacte la notoriété de votre entreprise. Il est donc indispensable de se demander en quoi votre événement sera utile, que pourra t-il apporter aux participant.e.s, que va t-il apporter à votre entreprise, comment rester en lien avec ces prospects, etc.

La réponse à ces questions dépendra par ailleurs du degré de maturation du prospect ciblé par l’événement car les attentes d’un prospect en termes de contenu diffèrent selon l’étape du processus de décision à laquelle il se trouve. S’agit-il de la phase de découverte (prise de conscience de son besoin), de considération (recherche de solutions), de décision (comparaison de solutions) ou d’achat (fidélisation) ? 

Quelques exemples d’objectifs. Un événement en ligne peut servir à alimenter votre base de leads, à faire progresser vos prospects le long de votre cycle de vente, à générer des idées de contenu (lors d’une session de Q&As par exemple), à resserrer les liens avec vos équipes en ces temps de confinement ou encore à garder le lien avec votre communauté, que ce soit vos client.e.s ou vos partenaires. 

Pour fixer des objectifs pertinents, n’hésitez pas à utiliser la méthode SMART :

  • S pour Spécifique et Simple; l’objectif doit être adapté à chaque événement. 
  • M pour Mesurable; vous devez être capable d’évaluer la réussite de cet objectif par des indicateurs de performance, tels que le nombre d’inscrits, le nombre de participants, le taux de satisfaction, le nombre de réponses au call-to-action…
  • A pour Ambitieux; s’il y a un enjeu, c’est certainement que cet objectif est important pour votre entreprise. 
  • R pour Réaliste; s’il doit être ambitieux, votre objectif doit cependant rester atteignable afin de ne pas démotiver l’équipe chargée de sa réalisation. 
  • T pour Temps; votre objectif doit avoir une limite de réalisation fixée, une deadline, afin que vous puissiez déterminer les ressources nécessaires à sa réalisation. 

 

Les objectifs que vous aurez fixés détermineront le type d’événement en ligne pertinent à mettre en place.

intervenant événement en ligne

Communiquer autour de votre événement en ligne

De la communication mise en place pour promouvoir votre événement dépendra une bonne part de sa réussite. Comment optimiser votre communication ?

1) Créez un contenu précis et complet

Le contenu de votre événement sert essentiellement à fournir toutes les informations nécessaires afin d’inciter à s’y inscrire : l’objectif de l’événement, le format, le détail de son déroulement, la présentation des intervenant.e.s, ainsi que la date, l’horaire, le nombre de places disponibles, les outils/équipements nécessaires pour participer. Il s’agit également de préciser s’il est recommandé d’envoyer ses questions et attentes en avance, si un support sera fourni, si une rediffusion sera proposée ou encore si une session de questions/réponses est prévue. Plus les informations seront précises, plus le.la potentiel.le participant.e saura à quoi s’attendre.

2) Définissez une stratégie de promotion

Après avoir créé votre contenu vient le moment de choisir les canaux de communication à utiliser pour diffuser votre événement. Cependant, uniquement diffuser le lien de votre séance de visioconférence dans un e-mail ou sur Linkedin ne sera pas suffisant pour attirer l’attention et susciter l’intérêt de votre cible.

Nous vous recommandons de créer une page de destination dédiée afin de donner de la visibilité à votre événement, d’intégrer du contenu détaillé et interactif et de pouvoir inclure un formulaire d’inscription relié à vos outils de relation client.

A noter : pouvoir avoir une vision en temps réel des inscriptions vous permettra à la fois d’estimer le nombre de participant.e.s en amont et de vous adapter en conséquence, de contacter ces participant.e.s avant l’événement pour créer du lien et/ou faire du teasing, ainsi que d’évaluer les performances de votre communication et d’intensifier les relances si nécessaire.

3) Ciblez votre audience

Essayer de toucher le plus de personnes possible pourrait vous être préjudiciable car votre communication ne génèrera pas davantage de participations et pourrait impacter votre réputation en étant perçue comme un spam.

En ce qui concerne l’emailing en particulier, il s’agit de définir avec précision et discernement votre liste de diffusion Je vous invite à ce sujet à consulter notre article “Comment optimiser la délivrabilité de vos e-mails pour dynamiser vos événements” qui vous présente 10 bonnes pratiques à appliquer pour optimiser vos campagnes d’invitations et éviter que vos messages ne tombent dans les spams.

Que ce soit via une publication ou des messages sur Linkedin, par le biais d’une publicité Facebook ou par l’envoi d’un email, ne négligez pas un bon ciblage et une bonne segmentation en amont pour ne toucher que les personnes les plus susceptibles d’être intéressées et de participer à votre événement. Car plus que le ratio du nombre d’inscrit.e.s par rapport au nombre d’invité.e.s, c’est surtout la qualité de vos participant.e.s qui est primordial afin que votre événement vous permette d’atteindre vos objectifs.


 

Les fonctionnalités de suivi analytique proposées par Lyyti


- Envoyer des invitations personnalisées en communiquant les informations nécessaires et le contenu/sujet de votre évènement.
- Proposer l’enregistrement de l’événement dans l’agenda des participant.e.s afin d’envoyer un rappel et d’éviter les no-show.
- Programmer des relances par email et/ou par SMS selon une périodicité choisie. Par exemple, 3 relances avant l’événement à J-3, J-1, et 1h par email et à J-1, H-1 et 5 minutes avant par SMS.

 

Les bonnes pratiques pendant votre événement en ligne 

conseils organisation événement en ligne

Pour conclure, voici quelques astuces pour rendre votre événement online plus efficace et capter l’attention de vos participant.e.s : 

  • Activer la caméra afin que le présentateur soit visible et le présenter en début d’événement afin de créer de la proximité et du lien avec les participant.e.s.
  • Désactiver le micro de tous les participant.e.s pour éviter les bruits de fond. 
  • Pendant l’intervention ou la présentation, proposer aux participant.e.s de poser leurs questions par écrit dans le chat de la solution de visioconférence. Autrement, permettre d’intervenir ou proposer un temps de question/réponses à des moments clés de l’événement. Cela permet d’engager les participant.e.s et de maintenir l’intérêt du groupe. 
  • Résumer les points clés de l’intervention à la fin de l’événement, ce qui est particulièrement utile pour tous ceux et celles qui n’auraient pas pris de notes pendant la visioconférence. 
  • Clôturer l’intervention avec votre call to action, ou en proposant à ceux et celles qui le souhaite de poursuivre l’échange sur Linkedin ou à l’occasion d’un café en ligne. Le lien que vous allez créer à la suite de l’événement pourra être le début d’une relation pérenne avec le.la participant.e.