Comment diffuser efficacement les informations d’un événement : garder les participants informés à chaque étape

De nombreux organisateurs d’événements peinent à tenir leurs participants informés à chaque étape. Les informations importantes se perdent souvent dans les emails, les participants ratent les changements de programme et la confusion s’installe le jour de l’événement.

Pour éviter ces difficultés, il est essentiel de communiquer les informations de manière claire et en temps voulu, depuis l’inscription jusqu’au suivi post-événement.

Cet article explique comment diffuser efficacement les informations d’un événement et garder les participants informés à chaque étape.

L’importance de diffuser les informations d’un événement

Partager efficacement les informations d’un événement est essentiel à son succès. Cela permet aux participants d’être préparés, engagés et de profiter pleinement de l’expérience. Des informations claires et transmises en temps utile soutiennent également les équipes internes et aident à atteindre les objectifs de l’événement.

Les principales raisons pour lesquelles cela est important : 

• Améliore l’expérience des participants : Lorsque les participants savent à quoi s’attendre et comment accéder aux informations, ils se sentent plus à l’aise et engagés tout au long de l’événement.

• Réduit la confusion et les retards : Des instructions claires réduisent les questions répétitives et les problèmes de dernière minute, ce qui permet au personnel d'économiser du temps et des efforts.

• Augmente l'assiduité et la participation : Des informations précises et communiquées en amont aident les participants à mieux planifier leur présence, ce qui améliore les taux de participation et l’engagement lors des sessions.

• Soutient les objectifs de retour sur investissement (ROI) : Des participants bien informés assistent aux sessions qu’il leur faut, interagissent avec votre contenu et se transforment plus facilement en prospects ou clients, améliorant ainsi directement le retour sur investissement de l’événement.

• Renforce la réputation de l'événement : Une communication professionnelle et cohérente instaure la confiance et incite les participants à revenir pour de futurs événements.

« La majorité des gens pensent que partager les informations d’un événement se limite à envoyer un programme et quelques rappels, mais c’est bien plus que cela. La manière dont vous diffusez ces informations influence la préparation des participants, la façon dont ils vivent l’événement et leur perception globale de l’expérience. En planifiant le flux d’informations avec autant de soin que l’événement lui-même, vous facilitez le travail de votre équipe et créez une expérience qui semble fluide et parfaitement organisée pour tous les participants. » — Petri Hollmén, PDG de Lyyti

1. Planifier le partage des informations liées à l'événement

Une bonne planification garantit que les informations correctes parviennent aux participants au bon moment. Elle crée les conditions pour un déroulement sans heurts de l'événement tout en empêchant les malentendus.

Concentrez-vous sur les détails essentiels et sur la manière dont les participants les recevront avant, pendant et après l’événement.

Définir les objectifs de l'événement et les renseignements dont les participants ont besoin

Commencez par identifier les objectifs clés de votre événement ainsi que le type d’informations nécessaires pour que les participants puissent en tirer le meilleur parti. Cela peut inclure l’augmentation du nombre de participants, le renforcement du networking ou la génération de contacts commerciaux.

Connaître les informations essentielles permet d’éviter de surcharger ou de sous-informer les participants. Il est possible, par exemple, que les participants aient besoin de détails clairs sur les horaires, les instructions d'accès et le programme des sessions.

Adapter la communication à leurs besoins garantit des messages ciblés et sans lacunes.

Déterminer le type d'événement et le flux d'informations

Les différents types d'événements requièrent des flux d'informations différents. Pour un événement en présentiel, l’accent sera mis sur le lieu, la logistique et les activités sur place. Les événements hybrides nécessitent à la fois des consignes pour l’accès physique et des instructions pour la participation en ligne. Les événements virtuels sont axés sur la configuration technique, les liens et les fonctionnalités interactives.

Décidez à l’avance quelles informations chaque segment de votre public doit recevoir et sous quel format. Cartographier ces flux d’informations permet de s’assurer que tous les participants, qu’ils soient présents sur place, en ligne ou les deux, reçoivent les bonnes instructions au bon moment.

Le succès de votre événement commence par le choix du format approprié. Téléchargez notre guide gratuit pour découvrir, à travers des exemples concrets et des bonnes pratiques, comment organiser des événements en direct, virtuels ou hybrides.

Créer un centre d’information pour votre événement avec un site web dédié

Un centre d’information centralisé regroupe tous les détails essentiels de votre événement en un seul endroit. Lyyti propose une fonctionnalité de sites web d’événements, qui permet de créer rapidement des sites professionnels pour vos événements.

Les participants peuvent ainsi consulter facilement les horaires, le programme des sessions et les formulaires d’inscription. Les pages peuvent être personnalisées avec le contenu, les couleurs et les images de votre événement, reflétant ainsi votre marque. Un centre d’information unique en ligne réduit les questions répétitives et aide les participants à se préparer avant de se rendre sur place ou de se connecter.

Définir un calendrier pour le partage des informations

Planifiez à l’avance le moment où chaque type d’information sera communiqué.  Les informations partagées avant l’événement peuvent inclure les invitations, les liens d’inscription et les rappels. Pendant l’événement, privilégiez les mises à jour en temps réel, comme les modifications de programme ou les liens de diffusion en direct. Après l’événement, partagez les notes de remerciement, les enregistrements et les sondages de satisfaction.

Un calendrier structuré garantit une communication fluide et continue, évitant les malentendus de dernière minute et maintenant les participants informés du début à la fin.

Planifiez vos messages avec précision. Téléchargez gratuitement notre modèle de calendrier de diffusion pour événements et découvrez quand et comment partager efficacement les informations clés.

2. Mettez en place les outils et canaux pour diffuser les informations sur votre événement

Une fois votre plan défini, choisissez les outils et canaux adaptés pour partager les informations efficacement. L’utilisation de plateformes dédiées à l’événement assure une communication fiable, cohérente avec votre marque et transmise au bon moment.

Utilisez les invitations et les inscriptions pour partager les informations clés dès le départ

Les invitations et les inscriptions constituent le premier point de contact avec la plupart des participants et donnent le ton de l’événement. Lyyti simplifie cette étape en vous permettant de créer des invitations personnalisées et de gérer les inscriptions en ligne, sans passer par des feuilles de calcul. Vous pouvez personnaliser les invitations, suivre les inscriptions en temps réel et partager tous les détails essentiels, tels que l’ordre du jour et le lieu.

Partager ces informations clés dès le début permet aux participants d’organiser à l’avance leur déplacement, leur installation technique ou leur emploi du temps.

Automatisez vos messages (Emails et SMS) pour des mises à jour en temps réel

Envoyez des mises à jour opportunes pour réduire les risques de confusion et favoriser la participation. Automatisez l’envoi des rappels, confirmations et changements de programme afin qu’ils parviennent aux participants sans effort manuel.

Lyyti vous permet de communiquer automatiquement par email et SMS, afin que vos participants reçoivent les informations exactement au moment où ils en ont besoin. Planifiez confirmations, alertes de dernière minute et suivis post-événement à l’avance.

Automatisez ces communications pour gagner du temps et maintenir vos participants informés tout au long du cycle de l’événement.

Intégrez CRM et plateformes marketing pour un ciblage précis

Pour une communication efficace, ciblez précisément vos participants en fonction de leur profil et de leur comportement. Intégrez les données de l’événement à vos CRM et outils marketing pour affiner vos stratégies de communication.

Lyyti se connecte facilement aux CRM et outils marketing les plus courants, pour transférer les données et segmenter votre audience sans effort. Assurez-vous que les bonnes personnes reçoivent les bonnes informations, comme des suggestions de sessions personnalisées ou des contenus pertinents après l’événement. Exploitez ces données intégrées pour suivre vos leads et lancer facilement vos campagnes de suivi après l’événement.

Préparez un accès facile sur place et en ligne (applications d’enregistrement, diffusion en direct, webinaires)

Un accès facile est essentiel pour offrir une expérience positive à vos participants. Fournissez des instructions claires pour l’enregistrement, la navigation sur site ou l’entrée aux espaces numériques. Lyyti propose des applications d’enregistrement sur place pour gérer rapidement les arrivées et suivre les présences en temps réel.

Pour les événements en ligne ou hybrides, Lyyti s’intègre à des plateformes de diffusion en continu comme Univid et Blastream pour offrir des sessions en direct de haute qualité. Elle fonctionne également de manière fluide avec des outils de réunion en ligne tels que Teams, Google Meet et Zoom.

Pour les sites interactifs, Lyyti se connecte à Videobot et s’intègre à ContactMate pour l’impression de badges en direct. Ces intégrations garantissent une entrée rapide et un engagement optimal des participants, qu’ils soient présents physiquement ou en ligne.

3. Guidez vos participants avec des informations claires

Guidez vos participants tout au long de l’événement afin qu’ils sachent toujours où aller et quoi faire. 

Des informations précises et à jour réduisent la confusion, favorisent la participation aux sessions et assurent le bon déroulement de votre événement.

Partagez les mises à jour en temps réel (horaires, plans des lieux, liens d’accès)

Les participants ont besoin d’un accès rapide aux changements, aux horaires et aux détails pratiques pendant l’événement. Les informations transmises en temps réel permettent aux participants de mieux gérer leur temps et de rejoindre facilement les bonnes sessions ou les bons points d’accès.

Le partage de plans et de liens d’accès en ligne facilite leur expérience, que l’événement soit en présentiel ou en virtuel.

Avec Lyyti, centralisez toutes les informations en un seul endroit grâce à des sites web personnalisés et des mises à jour automatisées.

Les participants accèdent instantanément aux derniers horaires, aux changements de sessions et aux instructions pratiques, sans avoir à envoyer d’emails ou passer d’appels. Vous améliorez ainsi leur expérience tout en réduisant les demandes d’assistance de dernière minute.

Impliquez vos participants grâce à la diffusion en direct et aux outils interactifs

En impliquant vos participants, vous maintenez leur concentration et améliorez leur expérience globale. La diffusion en direct permet à vos publics hybrides et virtuels de suivre facilement les sessions, tandis que des fonctionnalités interactives comme les sondages ou les questions-réponses renforcent leur engagement.

Lyyti s’intègre à des plateformes comme Univid et Blastream pour offrir une diffusion de haute qualité avec des outils d’interaction intégrés.

Ces outils permettent aux organisateurs de diffuser les sessions en temps réel, de les enregistrer pour une utilisation ultérieure et de recueillir des informations sur la participation. Grâce à ces solutions, vous maintenez tous vos participants connectés et impliqués, quel que soit leur mode de participation.

Proposez des canaux d’assistance rapide et des orientations claires, sur place comme en ligne.

Même avec une bonne planification, vos participants auront des questions. Mettez en place des canaux d’assistance rapide pour résoudre les problèmes sans perturber le programme. Offrez un service d’accueil sur place, une assistance par chat pour les participants virtuels et une signalisation claire afin de réduire le stress et la confusion.

Lyyti prend en charge l’enregistrement des participants et le suivi des présences en temps réel, afin que votre équipe se consacre pleinement à l’accueil et au soutien plutôt qu’à la paperasse. Profitez également de ses fonctions de chat et de messagerie intégrées pour répondre aux demandes en ligne.

Avec Lyyti gardez vos participants informés et accompagnés, sur place comme à distance, et concentrez-vous sur la qualité de l’expérience plutôt que sur la gestion des imprévus.

4. Contrôlez et évaluez l’efficacité de vos communications événementielles

Vérifiez si vos informations ont bien atteint vos participants et comment ils y ont réagi. Cette évaluation vous permet d’améliorer vos futurs événements et de vous assurer que vos efforts de communication créent une réelle valeur ajoutée.

Utilisez l'Experience Value Score (EVS) pour mesurer la clarté des informations

La clarté des informations influence directement l’expérience de vos participants. S’ils peinent à trouver des détails ou à comprendre les instructions, leur satisfaction globale diminue. En mesurant cet aspect, vous identifiez ce qui fonctionne et ce qui doit être optimisé.

Lyyti propose l’Experience Value Score (EVS), un outil simple et rapide pour recueillir les retours de vos participants. L’EVS évalue la valeur perçue de votre événement et une seule question suffit pour générer un score clair qui reflète cette valeur. Vous suivez ainsi facilement la qualité et l’impact de vos communications.

Transformez les retours en actions concrètes. Accédez à votre exemplaire gratuit du rapport EVS et découvrez comment améliorer durablement l’expérience de vos participants. 

Analysez les données relatives aux événements et les indicateurs d'engagement de l’évènement à partir des rapports Lyyti

L'analyse des données permet de déterminer si les plans de communication ont fonctionné comme prévu. Les indicateurs d'engagement tels que les taux de fréquentation, la participation aux sessions et les téléchargements de contenu permettent d'évaluer l'impact des informations relatives à l'événement.

Les outils de reporting de Lyyti centralisent toutes les données de votre événement : inscriptions, enregistrements, participation aux sessions et niveaux d’engagement.

Il est ainsi plus facile d’identifier les tendances et de prendre des décisions éclairées pour optimiser vos futurs événements.

Automatisez les suivis post-événement et partagez les points clés

Prolongez l’engagement de vos participants et maximisez la valeur à long terme en partageant les moments forts et les ressources de l’événement. Envoyez automatiquement des notes de remerciement, des enregistrements de sessions ou des liens vers des sondages grâce aux e-mails et SMS programmés de Lyyti. Vous pouvez personnaliser le contenu pour différents groupes de participants, afin que chacun reçoive les informations pertinentes sans effort manuel.

Grâce à des outils comme l’EVS, les rapports détaillés et les suivis automatisés, Lyyti vous permet de mesurer le succès de vos communications et d’exploiter ces informations pour optimiser facilement vos prochains événements.

5. Améliorez la diffusion des informations pour vos futurs événements

L’amélioration est un processus continu : chaque événement s’appuie sur le succès des précédents. 

En analysant les retours, en utilisant des ressources éprouvées et en tirant parti des supports d’aide, les organisateurs peuvent rendre leur communication toujours plus efficace et efficiente.

Réutilisez des modèles et des calendriers de communication qui ont fait leurs preuves

L’utilisation de modèles existants fait gagner du temps et assure la cohérence des informations entre plusieurs événements. Modèles d’invitations, rappels ou suivis post-événement permettent de réduire le travail manuel tout en conservant un aspect professionnel. Les calendriers précisent quand et comment partager les informations, rendant la planification plus rapide et fiable.

Lyyti permet de copier et de réutiliser facilement des modèles d’événements et des calendriers de communication prêts à l’emploi. Cela garantit que chaque événement démarre ainsi avec une structure éprouvée, réduisant les erreurs et accélérant le processus de planification de l’information.

Appliquez les informations issues des données CRM et des retours EVS

Les retours et les données révèlent ce qui a fonctionné et ce qui doit être ajusté. Les données CRM renseignent sur les profils des participants, leurs habitudes et leur niveau d’engagement, tandis que les retours EVS offrent un aperçu de la clarté et de l’utilité des informations communiquées aux participants.

Grâce aux intégrations CRM et à la notation EVS de Lyyti, vous pouvez relier directement l’expérience des participants aux résultats de vos communications. Ces informations permettent d’affiner les messages, d’ajuster le timing et d’améliorer la présentation des informations lors des événements futurs.

Exploitez l’assistance, la formation et les ressources de Lyyti pour perfectionner vos pratiques

Accédez à une assistance experte et à des ressources pédagogiques pour développer continuellement vos compétences. Les sessions de formation, les centres de ressources et l’aide de professionnels expérimentés facilitent l’adoption des meilleures pratiques et l’amélioration des résultats.

Lyyti propose une assistance clientèle professionnelle, des formations en ligne et un centre de ressources riche en guides et exemples. Ces outils aident vos équipes à découvrir de nouvelles fonctionnalités, résoudre rapidement les problèmes et rester informées des meilleures pratiques pour la diffusion de l’information.

Avec des modèles réutilisables, des données exploitables et des conseils d’experts, Lyyti aide les responsables événementiels à améliorer la manière de partager l’information, rendant chaque événement plus fluide et plus efficace que le précédent.

Conclusion 

Une diffusion efficace des informations événementielles est essentielle pour assurer le bon déroulement de l’événement, un engagement fort des participants et des résultats mesurables. Planifier les messages à partager, organiser des canaux fiables, guider les participants en temps réel, évaluer les résultats et améliorer les pratiques au fil du temps permet de créer un cycle complet de communication réussi.

Lorsque les informations sont claires et transmises au bon moment, les participants rencontrent moins de difficultés, les objectifs de l’événement sont plus facilement atteints et la valeur à long terme augmente. S’appuyer sur les enseignements de chaque événement garantit que les communications futures seront plus rapides, plus claires et plus impactantes, pour les organisateurs comme pour les participants.

About Lyyti

Lyyti est une plateforme de gestion d’événements qui permet aux entreprises de planifier et organiser tous leurs événements depuis un seul endroit. Elle prend en charge les événements en présentiel, hybrides et virtuels, afin de tenir les participants informés et engagés à chaque étape.

Grâce à ses fonctionnalités d’invitation, d’inscription, de création de sites web dédiés aux événements, de messagerie automatisée, d’intégration du streaming et de rapports post-événementiels, Lyyti garantit que toutes les informations relatives à vos événements sont claires et accessibles.

Elle résout les problèmes courants tels que la dispersion des informations, les mises à jour manquées et le faible engagement des participants. Lyyti centralise toutes les données dans un hub unique et automatise les communications, réduisant le travail manuel, évitant la confusion et améliorant l’expérience des participants. Elle s’intègre également à vos outils CRM et marketing pour faciliter le flux des données, améliorer le ciblage et optimiser le suivi.

Lorsque les informations sont planifiées et partagées de manière structurée, les participants savent à quoi s’attendre et comment participer, renforçant l’engagement et le succès global de l’événement. Lyyti fournit tous les outils et l’assistance nécessaires pour y parvenir.

Prêt à tenir vos participants informés à chaque étape et à garantir le bon déroulement de vos événements ? Demandez une démonstration dès aujourd’hui et découvrez comment Lyyti vous aide à organiser des événements qui produisent de vrais résultats.

FAQ

1. Pourquoi est-il important de communiquer rapidement les informations liées à l’événement ?

Transmettre rapidement les informations permet aux participants de planifier leur emploi du temps, d’organiser leur déplacement ou de préparer le matériel nécessaire. Cela augmente la participation et réduit la confusion de dernière minute.

2. Quel est le meilleur moyen de tenir les participants informés pendant un événement ?

Informez les participants en temps réel par e-mail, SMS ou via le site de l’événement. Cela leur permet d’accéder immédiatement aux horaires, changements et consignes au fur et à mesure que l’événement se déroule.

3. Comment s’assurer que les informations sont claires et faciles d’accès ?

Soyez concis et centralisez toutes les informations sur une seule plateforme. Utilisez des formats cohérents et des instructions claires pour que les participants trouvent et comprennent facilement les informations nécessaires.

4. À quelle fréquence communiquer avec les participants avant un événement ?

Envoyez les informations clés dès l’ouverture des inscriptions, relancez à l’approche de l’événement et partagez les dernières mises à jour un à deux jours avant le début pour que tout reste à jour.

5. Que doit inclure la communication post-événement ?

La communication après l’événement doit comporter des remerciements, les moments forts, les enregistrements disponibles et des demandes de retours. Cela permet de maintenir l’intérêt des participants et d’améliorer la planification des événements futurs.