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Comment réaliser une rétrospective post-event ? (téléchargez le template)

event-retrospective

Comme pour un marathon, lorsque vous franchissez la ligne d'arrivée d'un événement, vous pouvez vous trouver mentalement et physiquement épuisé. La dernière chose à laquelle vous pensez est alors ce qui va suivre, car vous souhaitez récupérer de cette agitation. Mais peut-on envisager les choses différemment ?

Penser en termes de ligne de départ et ligne d'arrivée ne vous permet pas de penser au cycle d'événements de manière circulaire, où chaque événement alimente le suivant à mesure que vous affinez et améliorez vos processus. À la fin du sprint il y a encore une étape cruciale : la rétrospective post-événement.

Une rétroaction bien menée vous aidera à identifier les choses qui se sont bien passées et qui devraient être reportées sur de nouveaux événements, ainsi que les difficultés qui pourraient nécessiter une approche différente. Ils vous donnent l'occasion de célébrer ce qui était bon et de vous concentrer sur la manière de faire encore mieux.

C'est une partie tellement cruciale du processus que personne ne devrait considérer avoir franchi la ligne d'arrivée avant qu'elle ne soit passée. Il suffit de prendre en considération la méthodologie Success Event Management pour voir l'importance qui lui est accordée.

Comment organiser une rétro d'événement efficace ? Nous vous guiderons sur la meilleure façon d'entreprendre votre analyse post-événement et nous vous proposons même un modèle de rapport d'événement à télécharger.

Affronter la peur du bilan post-événement

Tout d'abord, personne ne réussit à tous les coups. Si c'était le cas, nous n'aurions pas besoin d'un processus pour nous aider à trouver ces opportunités d'amélioration ! Maintenant que nous avons établi ce principe, définissons les obstacles mentaux à l'organisation d'une rétroaction post-événement. 

  • la peur des réactions négatives
  • la peur du jugement des pairs

La création d'une atmosphère sans jugement, où vous et vos collègues êtes à l'aise à la fois pour parler de manière constructive et honnête et pour accepter les commentaires dans un esprit de positivité, est la pierre angulaire de la réussite des rétros. Il ne sert à rien de créer une sorte de rapport post-événement sans cela.

"Tant que vous ne mesurez pas vos événements ou que vous n'organisez pas de rétros, vous n'aurez jamais à faire face au fait que vous ne réussissez pas toujours."

Aleksi Kaunisto, Head of FP&A and Strategy, Lyyti

 

Une fois que vous aurez surmonté cette crainte, que vous commencerez à utiliser ces rétros pour vos événements et que vous en verrez les avantages en action, il viendra un moment où vous commencerez à vous enthousiasmer, et ce sera quelque chose que vous ne voudrez pas manquer.

N'oubliez pas que vous célébrez également ce qui a bien fonctionné, et qu'il ne s'agit donc pas uniquement d'identifier des opportunités. Un peu de reconnaissance des choses bien faites peut faire beaucoup de bien !

Des rapports d'événements qui permettent de gagner du temps et d'obtenir de meilleures données

L'un des aspects les plus positifs de l'organisation de l'analyse post-événement de cette façon là, est que non seulement elle peut vous fournir un retour d'information exploitable qui rendra vos événements plus efficaces, mais elle vous fera également gagner du temps.

30 minutes, c'est tout le temps dont votre rétro a besoin, et lorsque votre événement a nécessité des dizaines d'heures d'organisation et de déroulement, il n'est pas normal que vous ne trouviez pas le temps de le faire.

Considérons le processus actuel de rétroaction sur les événements. Vous créez une enquête personnalisée avec des questions spécifiques à l'événement, vous l'envoyez et vous devez ensuite rassembler les résultats de manière isolée. C'est véritablement chronophage !

Changez maintenant votre approche et utilisez Lyyti pour envoyer une enquête automatisée sur l'Experience Value Score (EVS). Vous obtenez ainsi tous les commentaires des participants dont vous avez besoin, recueillis automatiquement à l'aide d'une enquête standard envoyée en quelques instants. 

En général, le taux de réponse à une enquête personnalisée est d'environ 10 %, mais nous constatons que les réponses à l'enquête EVS sont de l'ordre de 35 à 40 %. Les données sont donc encore plus complètes ! Ensuite, avec tout le temps économisé grâce à cette enquête personnalisée, vous pourrez facilement effectuer votre rétro de trente minutes et vous aurez gagné du temps.

Test de création d'un rapport post-event dans une rétro

Cela peut sembler beaucoup à assimiler, car il s'agit de bouleverser certaines normes, mais il n'est pas nécessaire de compliquer les choses au départ. Fixez-vous un petit objectif pour commencer et partez de là.

Définissez vos objectifs pour votre analyse post-événement

Venons-en maintenant à la gestion de la rétro elle-même et à la façon dont vous devez utiliser votre temps. La première étape est toujours d'avoir des objectifs clairement définis :

  • Quel est votre objectif ?
  • Par rapport à quoi allez-vous l'évaluer ?
  • Qu'est-ce qui a bien marché ?
  • Qu'est-ce qui aurait pu mieux se passer ?
  • Quelles idées avez-vous pour la prochaine fois ?

Il ne s'agit pas de revoir à chaque fois l'ensemble de votre processus événementiel. Il n'y a tout simplement pas de temps pour cela, et vous risquez de rendre la tâche trop difficile pour vous et votre équipe. Identifiez plutôt les petits changements que vous pouvez faire à chaque fois et qui apporteront une amélioration. La règle des gains marginaux ne tardera pas à se manifester. Il s'agit d'un concept qui a fait ses preuves dans de nombreux domaines.

"Le principe entier est venu de l'idée que si vous décomposez tous les éléments auxquels vous pouvez penser qui entrent dans la pratique du vélo, et que vous les améliorez de 1 %, vous obtiendrez une augmentation significative lorsque vous les réunissez."


Dave Brailsford, Cycling coach for the British Olympic team

 

Qu'est-il important de collecter pour votre rapport post-événement ?

Chaque événement est différent, et les éléments qui comptent varient donc. Malheureusement, il n'existe pas de liste maîtresse à laquelle vous pouvez vous référer et savoir que vous avez couvert toutes les bases.

Dans le cas d'un événement en ligne, si quelqu'un a des difficultés à se connecter, il est crucial de le savoir.

S'il s'agit de votre premier événement hybride, il est essentiel de savoir si les personnes présentes à distance ont vécu la même expérience que celles présentes en direct. Ont-elles vu et entendu tout ce qu'elles attendaient ? 

Lors d'un événement en direct, y a-t-il eu des problèmes techniques autour de l'espace de l'événement dont vous devez prendre note ? 

Tous ces éléments seront nuancés par d'autres facteurs relatifs à votre événement, comme le nombre de participants, le type de public et les événements en cours.

Les étapes vers le succès après un événement

Le processus devra toujours être adapté à vos besoins spécifiques, mais voici les étapes que nous pensons que chacun devrait toujours suivre pour votre bilan post-événement :

  1. Inscrivez la rétro dans votre calendrier dans le cadre de la planification de l'événement. N'attendez pas la fin de l'événement pour l'organiser. 
  2. Organisez la rétro 3 à 4 jours après l'événement. C'est généralement le moment idéal pour prendre le temps de réfléchir, mais pas trop longtemps après pour ne pas oublier certaines choses.
  3. Ne consacrez jamais plus de 15 à 30 minutes à votre rétro-analyse post-événement. C'est tout ce dont vous avez besoin !
  4. Invitez l'équipe centrale impliquée dans l'organisation de l'événement. Elle peut inclure quelques personnes extérieures, voire des intervenants, mais essayez de garder le nombre de six personnes au maximum.

De plus, voici une astuce pour impliquer votre public dans le processus de feedback. 

Commencez votre événement en annonçant : "Nous apprécions les commentaires que nous avons reçus lors du dernier événement, et les changements que nous avons apportés à cet événement sont les suivants..." afin que votre public sache que ses commentaires comptent.

Puis, terminez votre événement en rappelant aux participants : "Nous apprécions vos commentaires, et nous en avons besoin pour créer de meilleurs événements futurs. Veuillez nous laisser un commentaire en lien avec l'émoticône lorsque nous vous enverrons le questionnaire post-événement."

Téléchargez un modèle de rapport d'événement

Si vous ne savez pas par où commencer, il peut être utile d'avoir un exemple de rapport d'événement pour vous aider à démarrer. C'est pourquoi nous avons créé et mis à votre disposition un modèle de rapport d'événement.

Lorsque vous effectuez des changements, n'oubliez pas de garder votre rétro simple et ciblé. C'est la clé du succès.

N'oubliez pas non plus que le but de la rétro est de partager des idées avec vos collègues afin que vous puissiez apprendre les uns des autres. Si tout le monde organise des rétros et transfère ces connaissances à travers l'entreprise, vous vous élèverez mutuellement vers de plus grands événements. Ce qui est bon pour vous, pour votre entreprise et, surtout, pour votre public.

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Photo du Hero par Michel Oeler sur Unsplash.