La check-list de confidentialité de vos évènements

Les règles de confidentialité et les informations que vous êtes autorisés à collecter auprès de votre public deviennent  de plus en plus strictes. Nous avons assisté à l'entrée en vigueur des RGPD et à la mise en place des dernières régulations sur la collecte de données liées aux cookies.

Les évènements restent une excellent manière de découvrir les personnes intéressées par votre entreprise. Mais même avec les évènements, il y a des règles à suivre pour rester en règle concernant la collecte et le stockage des données. 

Cet article explique les règles simples à propos de la confidentialité dont vous devez vous souvenir quand vous organisez un événement.

Les questions relatives à la confidentialité à considérer avant le commencement de votre événement

Les participants font votre événement.  Et, quand il y a des personnes impliquées, il y a de la donnée personnelle impliquée et elle doit être traitée avec respect. Avec les événements, vous devez garder un oeil sur les questions de confidentialité depuis le rétro planning jusque' à la rétrospective post-événement. Quand vous commencez à prévoir un événement, considérez ces facteurs.

Participants - Qui invitez-vous à l’événement ? Du point de vue de la confidentialité, il est essentiel de reconnaître les groupes d'invités (ceux qui viennent ou ne viennent pas à votre évènement par exemple). Cela peut déterminer quel droit vous avez de collecter leurs informations personnelles et comment informer les participants à propos de l’utilisation de ces informations. Par exemple, les événements internes ont une politique de confidentialité différente des événements pour des clients externes car les données sont traitées pour des objectifs différents.

Objectif - Quel est l'objectif du traitement des informations personnelles ? En termes légaux, la raison légitime est aussi utilisée dans ce contexte. Quand on organise un événement, l’événement en lui-même peut être une raison pour collecter les informations personnelles. D’autres motifs de traitement des données personnelles peuvent être également pertinents en fonction des participants, du type d’informations collectées, et de leur utilisation. Le consentement ne doit pas être utilisé à outrance, mais il peut, cependant, être nécessaire si les données personnelles sont utilisées, par exemple, au travers d’une communication marketing après l’événement.

Collecte d'informations - De quelle information avez-vous besoin pour organiser votre évènement ? La collecte des données personnelles doit être limitée à ce qui est strictement requis. Du point de vue événementiel, c'est assez simple. Par exemple, vous devez demander des informations détaillées sur le régime alimentaire si vous servez de la nourriture.

Politique de confidentialité - Vérifiez que votre politique de confidentialité soit à jour et reliée à votre formulaire d'inscription. La politique de confidentialité doit contenir au minimum des informations sur l'utilisation des données personnelles, la raison de cette utilisation et sa durée. 

Tierces parties - Devez nous partager les informations de vos participants avec un tiers pour des raisons commerciales? Si oui, le consentement doit être envisagé afin que les participants puissent déterminer s'ils veulent partager leurs informations avec un tiers.

La confidentialité pendant l'évènement

Généralement, l’événement en lui-même est la partie la plus stressante de la gestion d’un événement. Mais du point de vue de la confidentialité, c’est peut-être la plus facile à gérer. Mais il y a quand même quelques points à garder à l'esprit.

Partage de données - Ne partagez les informations des participants qu'avec les personnes qui en ont vraiment besoin. Un format digital est plus approprié que des listes imprimées car l'accès à l'information est contrôlé.

Photos - Allez-vous prendre des photos à l’événement ? Gardez à l'esprit que prendre des photos génériques de l'événement sans permission est acceptable. Cependant,  si vous prenez des photos d'individus en particulier, vous devez leur demander la permission d'utiliser leur photos post-évènement. Un exemple de bonne pratique: informez vos invités sur les photos en amont dans le formulaire d'inscription ou via un message envoyé aux participants.

Post-évènement: dites adieu à vos données

A la fin d’un événement, vous aurez probablement beaucoup de données à propos de vos participants. Des listes d’inscription, des données sur les participants, et peut-être les informations que vous aurez collectées pendant l’événement. Vous pouvez conserver les données pour une raison valable, par exemple, vous avez besoin des données afin de gérer votre relation client. Mais autrement, il est temps de se séparer des données d'une manière ou d'une autre.

Supprimer les données ou les rendre anonymes - Après l’événement, supprimez ou rendez anonymes les informations dont vous n'avez plus besoin. Sinon, vous pouvez utiliser les informations que vous aviez indiquées dans votre politique de confidentialité.

Grâce à cet article, nous espérons que vous disposez à présent d'une solide base de référence pour la confidentialité de vos futurs évènements ! 

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Hero photo: Priscilla Du Preez sur Unsplash

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