L'organisation d'un événement hybride - ce que nous avons appris

Running a hybrid event takes a lot focus as well as some tech

Beaucoup d'entre nous apprennent mieux en faisant, et chez Lyyti, l'expérimentation est au cœur de nos préoccupations. Lorsque nous avons constaté que les événements hybrides prenaient de l'ampleur, nous avons voulu en organiser un nous-mêmes. L'objectif était d'organiser un événement hybride pour les prospects et les clients afin de mieux comprendre ce type d'événement particulier. L'événement a été organisé en collaboration avec nos bons amis de Tapahtumallinen (notre partenaire dans l'organisation de nos événements).

Même si nous pouvons organiser des événements nous-mêmes, nous voulions partager de nouvelles idées avec notre partenaire et trouver de nouveaux éléments que nous pourrions essayer pour que l'événement en vaille la peine pour les participants. Nous avons également constaté que nous ne disposions pas de tout l'équipement et du savoir-faire nécessaires pour organiser un véritable événement hybride, et il nous a donc semblé naturel de faire appel à un partenaire.

Objectifs pour notre événement hybride

L'objectif de notre événement était de parler un peu de l'avenir des événements, de la manière dont ils pourraient évoluer, et d'avoir des discussions  sur les événements hybrides eux-mêmes. Nous voulions élargir nos connaissances au public et lui donner un peu de matière à réflexion. Par ailleurs, nous venions de lancer la certification Event Success Management et nous voulions renforcer sa visibilité et inciter le plus grand nombre de personnes possible à s'inscrire. Comme nous pensons que la méthodologie de l'Event Success Management est la voie vers l'avenir, cela convenait parfaitement à notre programme.

Notre objectif était d'avoir au moins 30 personnes sur place et 100 personnes en ligne, et nous avons dépassé ces chiffres. Avec un nombre combiné de plus de 300 personnes inscrites, nous étions plutôt satisfaits de la participation. Nous avons déclaré que nous voulions atteindre un score EVS (Event Value Score) de 70 et qu'au moins 70 % des participants s'étaient inscrits pour obtenir le certificat de gestion du succès des événements. 

Planification d'un événement hybride

Le projet a commencé par une réunion de lancement avec Tapahtumallinen, où nous avons discuté du plan et des objectifs de l'événement. Nous avons convenu qu'ils nous aideraient à préparer les invitations, à gérer l'aspect technique et à établir le calendrier de l'événement.

L'ordre du jour s'est finalement divisé en deux parties : un discours de notre CEO Petri Hollmén sur l'état et l'avenir des événements et sur la manière dont ils vont évoluer dans les années à venir. La seconde partie était une discussion entre Petri et Sanni Rostedt, CEO de Tapahtumallinen, sur ce qu'il faut prendre en compte lors de la planification d'un événement hybride et les principaux enseignements de ce projet. 

Pour faire la pause, nous avons fait une pause entre les sessions, suivie d'une pause un peu plus longue, où les participants ont pu prendre un café et nouer des contacts. Pendant la pause, nous avons organisé une discussion pour le public en ligne de l'événement afin que l'écart ne semble pas aussi long, puisque la plupart d'entre eux participaient depuis chez eux.

Équipement technique de l'événement

L'événement a été diffusé en continu avec Demio, ce qui nous a permis de disposer d'excellentes options de chat et de sondages pour nous aider à mieux comprendre notre public. Sur place, nous avons utilisé un simple sondage "levez la main". Pendant l'événement, le chat était visible pour que les personnes sur place puissent suivre ce qui se passait en ligne. Nous avons utilisé plusieurs caméras pour créer une expérience de haute qualité pour notre public en ligne.

Nous espérions que la haute valeur de production impressionnerait nos participants et créerait un effet de surprise. Investir dans la technologie peut sembler être une évidence pour une entreprise technologique. Pourtant, cela va dans le sens de la mission de Lyyti, qui consiste à aider ses clients à organiser des événements qui valent le coup pour les participants. Nous suivons certainement nos propres conseils, et lorsque nous créons des événements, nous essayons de faire en sorte qu'ils soient significatifs et qu'ils valent le temps investi.

Résultats de l'événement

Après l'événement, nous avons passé en revue nos résultats EVS, et malheureusement, nous sommes restés un peu en deçà de notre objectif avec un score de 60, ce qui n'est en aucun cas un mauvais résultat, mais pas tout à fait ce que nous visions. 

Certains de nos participants ont eu des problèmes de connexion et ont donc donné donné un score EVS plutôt bas. Cependant, l'ordre du jour et le programme des pauses ont fait l'objet de nombreux commentaires positifs, et nous avons eu le sentiment d'avoir eu un réel impact sur les gens. Les intervenants et la qualité du son et de la vidéo ont également été très appréciés. Nous avons été satisfaits des résultats et avons réussi à obtenir des réponses EVS de 41% du public, ce qui est impressionnant.

Beaucoup ont été satisfaits de l'événement, mais ont eu l'impression qu'il n'était pas entièrement un 5/5, ce qui a fait baisser notre score. La majorité des commentaires concernaient notre contenu. Il a été jugé passionnant, mais il n'a pas plu à tout le monde. Certains commentaires espéraient des conseils plus concrets pour organiser des événements hybrides ou estimaient que nous aurions pu nous plonger plus profondément dans l'avenir des possibilités. D'autres commentaires concernaient des problèmes techniques lors de l'inscription et la durée de la pause pour les participants en ligne.

En ce qui concerne notre deuxième objectif, les inscriptions à la certification de gestionnaire de succès d'événement, nous avons pu obtenir 22% d'inscriptions et de complétion de la certification. Même si nous n'avons pas atteint nos objectifs, nous sommes très heureux de l'accueil réservé à la certification par le public. Avec le recul, le chiffre de 70 % était peut-être un peu exagéré, mais il faut se fixer des objectifs élevés si l'on veut aller loin !

Nous sommes ravis de nos résultats et nous attendons avec impatience les événements suivants. 

Apprentissage continu par une action d'amélioration engagée

Suite à la gestion du succès des événements, vous devriez toujours vous engager à apporter quelques améliorations pour votre prochain événement. Nous avons décidé de nous concentrer davantage sur la création d'instructions détaillées sur la plateforme Demio et sur la manière dont les participants vont s'inscrire. Nous allons également fournir un guide de dépannage rapide pour les éventuelles situations d'erreur. En ce qui concerne l'ordre du jour, nous essaierons d'approfondir les conseils et astuces pratiques et de nous concentrer moins sur les tendances et autres sujets de "haut niveau".

Suivez-nous sur les médias sociaux pour voir nos prochains événements, et si vous souhaitez continuer à discuter des événements hybrides, ou des événements en général, vous pouvez nous contacter à tout moment !