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Le pouvoir d’une campagne d’e-mails pour vos événements

Les personnes chargées d’organiser des événements le savent : la clé d’un marketing réussi est de suivre une stratégie précise et structurée. Ce plan s’appuie le plus souvent sur l’envoi d’e-mails, un canal efficace pour tisser un lien avec les participants, qu’ils soient clients ou prospects. Une étude réalisée par Mailchimp montre d’ailleurs que les e-mails concernant des événements ont un taux d’ouverture moyen de 20,51 % et un taux de clic moyen de 2,36 %. Ils représentent un excellent support pour échanger avec votre public cible.

 

Vos campagnes d’e-mails ne devraient jamais s’arrêter après l’inscription des participants. Faites la promotion de vos événements en encourageant un maximum de personnes à participer, mais profitez-en aussi pour renforcer leur engagement avant, pendant et après le jour J.

Créez un plan pour votre campagne d’e-mails

L’organisation est la clé du succès. Vous voudrez donc mettre au point un plan, et vous y tenir. Avec une plateforme de gestion événementielle comme Lyyti, vous pourrez automatiser certaines tâches et gagner un temps précieux. Selon votre événement et le type de campagne que vous souhaitez mener, toute une variété d’e-mails peut s’intégrer à votre stratégie de marketing événementiel, par exemple :

  • Un e-mail “Save-the-date” pour présenter votre futur événement à un maximum de personnes
  • Des e-mails de suivi à envoyer à différentes listes de destinataires
  • Parler de votre événement dans votre newsletter
  • Un e-mail de confirmation pour les personnes inscrites à votre événement
  • Des e-mails avec des aperçus des contenus à venir pour donner envie aux participants
  • Des e-mails de rappel à échéance régulière jusqu’au jour J
  • Un e-mail à la fin de la journée pour demander leurs feedbacks aux participants
  • Un e-mail juste après l’événement pour remercier tout le monde
  • Des e-mails de suivi qui reprennent les contenus de l’événement

 

Si vous voulez aller plus loin, voici un exemple de plan marketing pour un événement, avec des campagnes d’e-mails et un template gratuit à télécharger. Mais ne vous contentez pas de suivre toujours le même processus : il est important d’adapter votre campagne au type d’événement que vous organisez. 

 

Prenons l’exemple d’une entreprise du secteur industriel qui fabrique des machines pour automatiser des processus de production, et qui prépare un événement en ligne pour expliquer comment paramétrer une machine. Pour votre plan d’e-mail marketing, vous devrez alors réfléchir à tous les objectifs pédagogiques de l’événement. Ensuite seulement, vos équipes pourront préparer les e-mails en expliquant aux participants tout ce qu’ils vont apprendre. Avec ce type d’événement, vos participants doivent déjà avoir une certaine connaissance du produit en question. Il est donc pertinent d’intégrer une newsletter dans votre plan marketing, puisque les destinataires de votre newsletter connaissent le produit concerné. 

 

Si les personnes que vous contactez ont déjà échangé avec des représentants de votre entreprise, il peut être intéressant de séparer vos invitations : quand vous envoyez un e-mail d’invitation signé d’un nom que le destinataire reconnaît, le taux de réponse s’envole. Enfin, prévoyez des e-mails à envoyer aux personnes qui ne pourront pas assister à votre événement, avec du contenu et éventuellement un replay. 

 

Intégrez vos données client

Pour réussir votre campagne d’e-mail, vous aurez besoin de données client fiables. Souvent, ces données sont stockées dans différents Customer Relationship Management (CRM) ou autres outils informatiques. Pour les rassembler et les utiliser au mieux, sans perdre de temps, appuyez-vous sur une plateforme de gestion événementielle qui intègre directement vos données. La plateforme Lyyti propose plusieurs intégrations, par exemple à Salesforce, pour vous aider à transformer vos prospects en clients.

Des campagnes d’e-mails pour renforcer l’engagement

Par leurs contenus, vos événements créent naturellement de la valeur pour le public que vous ciblez. Or, les e-mails que vous envoyez ne servent pas uniquement à attirer un maximum de participants. Ils sont l’occasion de renforcer leur engagement, en leur donnant un aperçu de ce qu’ils pourront apprendre, ou en partageant d’autres contenus pertinents.

 

Prenons l’exemple d’une entreprise dans l’industrie qui fabrique des pièces détachées pour des voitures. Disons que vous décidez d’organiser un événement pour vos clients actuels, autour d’une nouvelle gamme de produits qui répondent à un problème. Vous mettez à contribution l’un de vos experts pour parler des difficultés rencontrées, et de la solution apportée par ces nouveaux produits.

 

Avant votre événement, vous voudrez donc envoyer au moins deux e-mails pour présenter votre expert et vos solutions. Dans un premier e-mail, vous pouvez intégrer un extrait de sa présentation et résumer les points qu’il va traiter pendant l’événement. Dans un second e-mail, détaillez l’une des sections avec des informations concrètes. Ainsi, vos participants seront rassurés : le temps qu’ils accordent à votre événement sera bien utilisé, et les sujets seront traités avec précision. Pensez aussi à rappeler dans chacun de vos e-mails la date et l’heure de votre événement.

 

Saisissez l’occasion de renforcer l’engagement de vos participants après l’événement. Il y a toujours des personnes qui ne peuvent pas être présentes : envoyez-leur par e-mail des enregistrements, des présentations écrites ou des documents à télécharger. C’est un bon moment pour leur rappeler tout ce que votre entreprise peut leur apporter, et d’entretenir le lien avec vos clients ou prospects.

Un marketing soigné pour des événements réussis

Que vous soyez dans le secteur industriel, ou dans tout autre domaine, les e-mails jouent un rôle déterminant pour préparer, organiser et conclure vos événements. Si vous préférez suivre une méthode éprouvée pour votre campagne marketing, consultez notre Guide ultime des événements en 2022. Pour plus d’efficacité, nous vous conseillons d’utiliser une plateforme de gestion événementielle. Dans tous les cas, soyez à l’écoute de votre public cible et appuyez-vous sur les e-mails pour proposer des solutions à leurs problèmes.

 

Quand une entreprise organise un événement, elle a parfois tendance à réduire l’usage des e-mails à un formulaire d’inscription et une page de remerciement. Allez plus loin : les campagnes d’e-mails ont énormément de potentiel avant, pendant et après vos événements. Vous souhaitez voir les bienfaits d’une plateforme de gestion événementielle ? Demandez votre démo gratuite sur Lyyti.