Le Guide ultime des événements réussis en 2023

Le monde des événements a changé au cours de la pandémie. Il n'y a rien d'étonnant là dedans, mais cela amène à se demander comment il a changé et ce que cela signifie pour chacun d'entre nous. Plus important encore, que puis-je faire pour réussir mes événements en 2023 ? C'est là que nous intervenons, en vous proposant un guide sur les principes de base et meilleures pratiques qui vous permettront d'obtenir des résultats tangibles.

Depuis la pandémie, les participants s'attendent plus que jamais à ce que tout événement auquel ils participent leur apporte des résultats. Créer des événements réussis signifie également les organiser dans le style attendu par votre public. Selon une enquête de Forrester auprès de responsables marketing mondiaux, 63 % d'entre eux prévoient d'organiser autant, voire plus, d'événements virtuels en 2023, ce qui indique que le mélange de manifestations en direct, en ligne et hybrides est là pour durer.

Pendant ce temps-là, les organisateurs d'événements doivent se concentrer sur les systèmes permettant d'améliorer en permanence l'expérience de leurs événements. Cet objectif était auparavant problématique lorsqu'ils travaillaient sur un groupe disparate d'événements sans lien apparent.

Trouver ce fil conducteur et l'utiliser pour adopter une méthodologie moderne qui permet à tous les membres d'une organisation d'en tirer profit permettra à l'entreprise de devenir un champion de l'événementiel.

Nous pensons que la gestion du succès des événements est l'avenir. Sans nous limiter à ce seul aspect, examinons pas à pas les procédés pour des événements réussis en 2023.

Gestion et définition des événements en 2023

Trop souvent, on perçoit les événements comme de grandes activités uniques qui existent séparément de tout le reste comme un énorme projet pour toutes les personnes impliquées. La taille est relative, mais le point de vue est souvent de penser aux événements en termes de quelque chose qui se déroule pour un public externe avec 50 à 10.000+ participants, que ce soit en personne ou en ligne.

Il est temps de reconsidérer cette perception à deux égards.

Premièrement, pour réussir dans le domaine de l'événementiel en 2023, il faut comprendre que beaucoup plus d'événements doivent être regroupés sous le terme d'événements. Par exemple :

Une réunion d'équipe régulière de huit personnes
Une réunion d'entreprise mensuelle pour tout le personnel
Une rencontre ponctuelle avec un groupe de clients

L'adoption du concept selon lequel presque tout peut être un événement alimente le deuxième changement de pensée. Les événements n'existent plus isolément les uns des autres. Les sujets peuvent être aussi différents que vous pouvez l'imaginer, mais il est possible de les comparer à partir de la même base en utilisant une méthode commune pour mesurer le succès de l'événement.

Il est également essentiel de reconnaître que le format de ce qui constitue un événement a évolué. Auparavant, tout le monde se réunissait dans un lieu géographique spécifique, mais les événements hybrides et les événements en ligne sont de plus en plus acceptés par beaucoup.

L'importance du marketing événementiel en 2023 n'a pas changé, mais seulement certains aspects de sa mise en œuvre.

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Comment créer un événement réussi

Pour certains événements, le thème et le nom sont déjà fixés ; pour d'autres, vous devrez y travailler dès la première étape. Cependant, comprendre les raisons de la présence d'un participant permet de placer celui-ci au centre de votre approche de la gestion des événements dès le départ.

Pensez-y : l'organisation d'un événement, quel qu'il soit, consomme la ressource la plus précieuse pour vous, votre entreprise et les participants. Il s'agit du temps. Nous ne pouvons pas en faire plus, alors l'utiliser judicieusement est la meilleure chose à faire.

Faire des participants à l'événement le centre d'intérêt, plutôt que les résultats commerciaux souhaités, est un pivot que vous devez faire en 2023. En raison du volume considérable d'événements, le succès reviendra à ceux qui se démarqueront de la masse en montrant comment ils apprécient le temps des participants.

Nous comprenons que l'organisation d'un événement a un coût et que chacun a des objectifs à atteindre, mais en vous ouvrant à l'approche centrée sur le client, vous constaterez deux choses :

1 - Les participants qui sont heureux d'avoir passé du temps à votre événement sont plus susceptibles d'aboutir à des résultats commerciaux positifs à l'avenir. Ils seront plus réceptifs à d'autres messages de votre part et à l'établissement de relations commerciales.

2 - En mesurant leur opinion sur l'événement à l'aide de l'Experience Value Score, vous pouvez identifier les actions à améliorer après chaque événement, ce qui signifie de meilleurs résultats futurs.

Tout cela signifie que la détermination des besoins de vos participants doit être votre priorité numéro un. En 2023, cette approche vous permettra de vous démarquer de la concurrence, qui s'attache toujours à faire passer ses objectifs en premier.

Une fois cette question réglée, vous pourrez passer à la définition de vos objectifs. Il se peut que vous ayez plusieurs paramètres à prendre en compte ; pour un événement marketing, il peut s'agir du nombre d'inscrits, de participants réels ou de prospects. Pour un événement interne, il peut s'agir de s'assurer que toute l'entreprise est informée des développements clés.

Cependant, ramenez tout cela à un seul objectif, à savoir ce que vous souhaitez que vos participants retirent de l'événement et quelle mesure unique vous utiliserez pour le mesurer. Cela vous donnera l'objectif de l'événement individuel, tandis que le score de valeur de l'expérience vous donnera la mesure générale du succès.

Une fois ces étapes franchies, vous êtes prêt à poursuivre.

Le marketing événementiel en 2023

Cela peut sembler être un terrain sûr. Après tout, la promotion d'un événement est quelque chose que vous avez probablement fait de nombreuses fois auparavant. Cependant, si vous recherchez des conseils, vous pouvez consulter notre exemple complet de plan de marketing événementiel.

Dans le même temps, vous pouvez également trouver quelques idées inspirantes de marketing événementiel B2B rassemblées pour vous mettre sur la voie.

En fonction de la nature de l'événement que vous organisez, vous devrez, en réalité, atteindre bon nombre des mêmes objectifs pour réussir vos événements :

Accroître la sensibilisation
Gérer les inscriptions
Tenir les inscrits au courant
Envoyer des rappels

Il existe une multitude d'outils de planification d'événements qui peuvent gérer ces tâches. L'idéal serait d'utiliser un outil d'organisation d'événements qui s'intègre à votre CRM, mais quelle que soit la voie que vous empruntez, des e-mails de marketing aux invitations personnalisées, il est essentiel de maintenir l'intérêt de votre public.

Alors, quoi de nouveau sous le soleil ?

Nous avons déjà abordé l'idée de classer une définition plus large d'événements en tant qu'événements. Cela permet à un plus grand nombre de fonctions de s'impliquer dans leur organisation. Nous voyons des événements organisés par les RH, des événements organisés par le marketing et plus encore.

Avec l'augmentation du nombre de personnes assumant cette responsabilité, la mise en place d'une équipe chargée de la réussite des événements devient une exigence essentielle pour garantir que vous continuez à réussir et à développer vos événements dans l'ensemble de l'entreprise et que vous ne limitez pas les leçons apprises à un silo.

Les tâches peuvent être similaires, mais les personnes qui les accomplissent n'auront pas la même expérience de la gestion d'événements qu'un Event Success Manager. Pour que votre marketing soit aussi cohérent et productif que possible, il est indispensable de tenir tout le monde au courant des meilleurs processus à suivre et de veiller à ce qu'ils fassent remonter toutes les nouvelles idées qu'ils trouvent.

Le bon déroulement d'un événement

Qu'il s'agisse d'un événement en direct, hybride ou en ligne, il y a toujours une multitude de choses qui nécessitent votre attention pour une gestion réussie de l'événement. Cela peut aller des badges d'événement à la gestion des intervenants, en passant par le bon fonctionnement de la technologie de diffusion en ligne.

Naturellement, il existe des plateformes d'événements qui peuvent vous aider dans une grande partie de ce processus, mais comment obtenir un avantage en 2023 sur ce que tout le monde fait ?

Eh bien, vous pourriez commencer par télécharger le rapport Comment Maximiser l'impact de vos événements.

Ensuite, assurez-vous que vous maximisez l'engagement des participants par le biais des canaux les plus appropriés. Par exemple, les logiciels d'applications événementielles peuvent vous aider à organiser des questions-réponses en direct, des sondages, des jeux, etc. Cela donne un sentiment d'interactivité supplémentaire qui permet aux participants de se sentir plus proches de l'événement et d'en faire partie.

Comment assurer le suivi d'un événement en 2023

Dans le cadre d'un événement traditionnel, vous enverriez une enquête pour mesurer le déroulement de l'événement, mais les taux de réponse peuvent être faibles et il est difficile de savoir comment comparer efficacement différents événements. De plus, avec l'interprétation plus complète de ce qui doit être considéré comme un événement, une enquête pourrait être inutile dans certains cas.

Envoyer une enquête et recueillir les résultats de manière isolée ne vous mènera pas, ni vos collègues, vers l'avenir. C'est un système fatigué qui a fait son temps.

C'est là que l'innovation dans les événements entre en jeu pour cette année. Désormais, dès que chaque événement est terminé, les participants reçoivent automatiquement un relevé unique à noter qui est identique pour chaque événement :

"L'événement valait la peine que je m'y attarde."

La pureté du système Experience Value Score crée une échelle standard par rapport à laquelle vous pouvez ensuite comparer chaque événement. La puissance de ce système ne doit pas être sous-estimée.

Le fait de disposer d'un système permettant de mesurer le succès de l'événement par rapport aux autres ne change rien aux autres tâches que vous devez accomplir.

En fonction de la nature de votre événement, vous devrez peut-être encore segmenter les données pour mieux comprendre qui y a participé, soigner les prospects potentiels et créer un contenu engageant après l'événement.

N'oubliez pas, cependant, que ces actions seules ne sont plus suffisantes en 2023. Elles se concentrent sur l'événement en tant que bloc unique plutôt que de faire partie d'une tour en constante croissance et en constante amélioration.

Revenir sur un événement pour l'améliorer

Ouf ! C'est fait. Ce moment de soulagement où le stress de l'organisation de votre événement s'estompe alors que vous êtes assis là, satisfait du travail accompli. Des leçons ont été tirées, mais le plus important est que les objectifs commerciaux ont été (espérons-le) atteints.

C'est l'heure de prendre un café et de passer à la suivante, non ?

Non. Non. Trois fois non.

Vous devez considérer un événement réussi laissé à l'écart du reste de votre organisation comme un échec commercial en 2023.

Asseyez-vous avec votre équipe et faites une rétrospective post-événement. Analysez ce qui a fonctionné, ce qui n'a pas fonctionné, ce que vous feriez différemment et ce que vous apporterez à votre prochain événement. Si vous ne savez pas par où commencer, utilisez le modèle téléchargeable disponible sur ce lien.

Cela fait peut-être déjà partie de votre processus. Cependant, vous êtes maintenant en mesure d'entreprendre un exercice comparatif avec d'autres événements en utilisant le score de valeur de l'expérience, tout en analysant tout autre retour d'information reçu.

Une fois l'exercice terminé, résumez tout ce qu'il faut savoir, positif et négatif, de l'expérience et partagez ensuite ces résultats clés au sein de votre organisation. Jamais l'adage "sharing is caring" n'a été aussi approprié.

Ce qu'il faut retenir de tout cela, c'est que le succès des événements en 2023 repose sur le fait de considérer chaque événement comme unique et distinct. Chacun d'entre eux fait partie de la chaîne d'amélioration à long terme et durable.

Assurer la continuité du succès des événements futurs

Comme tout le monde suit le même processus dans votre organisation, vous recevrez régulièrement des mises à jour sur les moyens d'organiser des événements toujours meilleurs. Une meilleure expérience de l'événement signifie des participants plus heureux. Des participants plus heureux se traduisent par de meilleurs résultats commerciaux.

Cela touche au cœur même de l'Event Success Management.

Event Success Management

Les entreprises qui considèrent les événements comme une course de sprint unique se laisseront rapidement distancer par celles qui comprennent que chaque événement fait partie d'une course continue en 2023. Désormais, les événements sont plus proches des tours de piste où vos temps sont de plus en plus rapides car vous améliorez votre technique à chaque fois que vous franchissez la ligne d'arrivée.

Quelle est la prochaine étape dans le secteur des événements ?

D'après les recherches menées dans le cadre de l'American Express Meetings & Events Global Forecast, il y a beaucoup d'optimisme quant à la croissance du secteur de l'événementiel pour 2023. Cette étude se concentre principalement sur le rôle des événements pour construire votre culture d'entreprise.

Les recherches de Lyyti sur les tendances événementielles 2023 sont similaires. Comme notre rapport De la résilience à la compétence - Les Tendances événementielles de 2023 le montre, 2023 sera l'année où les événements imprégneront les différents secteurs des entreprises, notamment les RH.

Avec cela en tête, les mois et années à venir seront témoins de l'impact de l'Event Success Management sur l'industrie événementielle. Vous pouvez vous aussi rejoindre le mouvement en obtenant la Certification Event Success Management.

Ceux qui adoptent cette méthodologie amélioreront continuellement toute leur gamme d'événements. Ceux qui s'en tiennent à la gestion traditionnelle des événements peuvent créer des événements brillants individuellement. Cependant, avec le temps, ils perdront du terrain face à ceux qui s'améliorent constamment. C'est un cas noir et blanc de gagnants et de perdants, où une seule bataille peut être perdue, mais le sens de la guerre est inévitable.

En attendant, l'adoption des événements en ligne ne signifie en aucun cas la fin des événements en direct. Il en résultera simplement un plus grand choix et une concurrence accrue, certains aspects de l'organisation d'un événement devenant plus faciles. Il se peut même que les événements hybrides deviennent la norme.

Aussi simples que soient les outils utilisés pour les événements, il est beaucoup plus difficile d'organiser un événement où les participants ont le sentiment que leur temps a été bien utilisé. Changer l'état d'esprit pour que cela soit au cœur de votre approche peut s'avérer un défi, mais les récompenses potentielles sont énormes.

Chez Lyyti, nous menons le changement dans le secteur de l'événementiel vers la gestion du succès des événements et nous voulons vous guider dans cette voie. Notre logiciel événementiel comprend tout ce dont vous avez besoin pour gérer un événement en douceur et s'adresse à votre logiciel CRM.

Tout ce dont il a besoin, c'est vous.