Miser sur le digital pour automatiser et optimiser vos événements

Les rapports événementiels, et questionnaire de satisfaction, sont  incontournables afin d’évaluer la pertinence stratégique d’un événement. Ils se créent dès les premières inscriptions et se complètent au fur et à mesure de celui-ci. 

Pour cela, utiliser un outil de gestion d’événement intégré permet de réduire les tâches manuelles chronophages (les fameux copier-coller d’informations) et d’automatiser le traitement et l’analyse de données, pour pouvoir uniquement se concentrer sur le suivi de performance, l’optimisation et la prise de décision.

La nécessaire automatisation et centralisation des rapports événementiels 

Du fait des différentes actions à réaliser et équipes mobilisées, une entreprise utilise fréquemment plusieurs outils pour gérer l’organisation d’un événement : création d’un formulaire d’inscription, conception et envoi des invitations, collecte des informations des inscrits, relances, transmission aux équipes d’accueil, au traiteur, aux intervenants, gestion des annulations, pointage des participants lors de l’arrivée à l’événement, collecte ou envoi des formulaires de satisfaction, suivi commercial des prospects... 

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Organiser un événement d’entreprise génère ainsi de nombreuses données qu’il s’agit en permanence de collecter, traiter, relier puis analyser. Utiliser un tableur Excel à cet effet peut sembler efficace et pertinent au premier abord mais nécessite de recouper et centraliser les données entre plusieurs sources et de multiplier les allers-retours, modifications et mises à jour manuelles, à l’origine d’erreurs, entravant ainsi la réalisation d’un rapport actionnable.

Une étude de PegaSystem révélait en 2018 que la multiplicité des logiciels à utiliser et des process internes nuit à la productivité des salariés en multipliant les tâches manuelles non automatisées. Un employé réaliserait ainsi plus de 100 “copier-coller” par jour ainsi que de nombreuses erreurs de saisie. 

Outre la possibilité d’erreurs, les saisies manuelles dans un tableur sont particulièrement chronophages. Surtout, il convient de préciser que du fait de la création décentralisée de tableurs entre les collaborateurs et de leur difficile recensement au sein de l’entreprise, les fichiers Excel ne sont pas considérés comme garantissant la protection des données et ne permettent pas d’être en conformité avec les RGPD. D’autant plus s’ils doivent être partagés avec des prestataires externes à l’entreprise (hôtels, transporteurs, traiteurs, intervenants, etc) lors de l’organisation d’un événement…

Il est donc plus judicieux d’abandonner les fichiers Excel afin d’améliorer ses rapports événementiels. 

Digitaliser la gestion des événements d’entreprise

Utiliser un outil de gestion d’événement vous permet de centraliser les informations relatives à votre événement, d’optimiser l’efficacité de vos équipes, de maîtriser de bout en bout les données des participants et de générer automatiquement des rapports événementiels sans risque d’erreurs.

Ces outils proposent l’inscription digitale afin de suivre en temps réel les inscriptions, refus, annulations et de pouvoir, en un clic, personnaliser la communication, en fonction de la réponse du participant. Il est par ailleurs possible d’importer ses participants dans l’outil afin de centraliser toutes les informations. Les données sont instantanément disponibles au fur et à mesure des mises à jour pour les équipes internes comme pour les prestataires externes, pour communiquer le nombre de repas ou de chambres nécessaires par exemple. 

La solution de gestion d’événements de Lyyti simplifie l’organisation et le suivi de son événement d’entreprise à toutes les étapes. 

La plateforme permet de créer des formulaires d’inscription ainsi qu’un site dédié à votre événement et de les envoyer en un clic à votre liste de prospects. Il est d’ailleurs possible d’importer rapidement votre liste de participants, puis d’ajouter, supprimer ou encore modifier les informations. Lyyti gère les doublons pour vous éviter les manipulations manuelles inutiles. En connectant votre CRM au gestionnaire d’événement de Lyyti, vous maîtrisez votre communication sur une seule plateforme, en fonction du statut du participant et des informations renseignées dans le formulaire d’inscription. Enfin, des rapports sont automatiquement créés et renseignés avant, pendant et en fin d’événement, afin de disposer d’un suivi de performances complet et de choisir les données à partager aux équipes internes et externes.

Avec les différentes fonctionnalités d’organisation, de communication et de suivi analytique intégrées, un outil de gestion d’événement est un atout pour optimiser l’efficacité et le retour sur investissement de ses événements d’entreprise.