Etude de cas : Students' Nobel NightCap

Le Students' Nobel NightCap, SNNC, s'inscrit dans la continuité du Festival Nobel en Suède, qui a lieu le 10 décembre de chaque année. L'événement est organisé par des étudiants universitaires et se déroule sur une base entièrement bénévole. Depuis sa création en 1978, la fête s'est développée et fait aujourd'hui partie intégrante de la Semaine Nobel, à laquelle assistent de nombreux invités de la Fête Nobel. Outre les lauréats du prix Nobel et les étudiants, l'événement accueille également des chercheurs, des hommes politiques et d'autres personnalités.

Un outil événementiel flexible et efficace est essentiel pour la SNNC

Avec plus de 1 400 participants, une gestion efficace des événements est essentielle pour gagner du temps et faciliter l’ensemble du processus. SNNC utilise Lyyti depuis 2015 et plus récemment pour l'événement qui a eu lieu en décembre 2023. Chaque année, une nouvelle équipe de projet est formée, ce qui impose des exigences élevées aux personnes impliquées, à la fois en raison de la taille de l'événement mais aussi étant donné que tout le monde dans l'équipe le fait en parallèle des études.

"Nous avons copié l'événement de l'année dernière sur Lyyti, ce qui s'est très bien déroulé et nous a fait gagner beaucoup de temps car nous n'avons pas eu à tout refaire à partir de zéro. Nous avons obtenu la base pour la page de l'événement, la page d'inscription, le calendrier de toutes nos communications et avons ensuite pu mettre à jour tous les détails de l'événement de cette année."
Maria Mayo Iglesias, responsable de la gestion des invités.

Fonctionnalité préférée : importez facilement des participants depuis d'autres endroits, comme Excel

Dans l'équipe, il y avait principalement trois personnes qui travaillaient avec Lyyti et s'occupaient de tâches telles que l'enregistrement des participants, les invitations et la communication avant, pendant et après l'événement. Maria dit que sa fonction préférée dans Lyyti était la fonction d'importation depuis Excel, car elle lui faisait également gagner beaucoup de temps.

"C'était très simple de pouvoir copier la liste des invités d'Excel directement dans Lyyti. L'outil reconnaissait les différentes cellules et il me suffisait de sélectionner la catégorie de la cellule, tandis que Lyyti identifiait les doublons et empêchait les participants de s'inscrire plusieurs fois." Maria Mayo Iglesias, responsable de la gestion des invités.

Maria termine l'interview en disant que l'équipe est très satisfaite de l'événement. SNNC 2023 a reçu une note EVS de 75 sur 100 et des commentaires très positifs, reflétant le dévouement et le travail acharné de l'équipe.