Quand les temps sont durs, il est plus importants que jamais de continuer à organiser des événements, car ils sont l'outil parfait pour continuer de croître et solidifier votre marque. Vous pouvez augmenter votre génération de lead, construire des relations plus fortes avec vos clients et booster votre culture d'entreprise grâce aux événements.
Mais que faire lorsque votre entreprise réduit le budget et les ressources événementiels ? Nous avons écrit un guide pour vous aider à faire plus, avec moins.
Préparez une méthode événementielle claire
Vous pouvez gagner beaucoup de temps, d'argent et d'énergie si vous avez une méthode clair pour créer vos événements. Bien qu'aucun événement ne soit identique, la création d'événements est très souvent la même pour tous vos événements. Peu importe qu'il soit petit ou grand, en présentier, en ligne ou hybride. Créez un cadre à utiliser par toutes les personnes qui organisent des événements dans votre entreprise.
Nous vous recommandons de passer du temps sur ce cadre car dès qu'il sera mis en place, organiser des événements sera bien plus facile. Cela signifie également que vous pouvez rapidement augmenter ou diminuer l'échelle de vos événements selon le budget ou les ressources à disposition.
Vous avez besoin d'aide pour y arriver ? Jetez un coup d'oeil à nos blogs, guides et templates à télécharger pour vous aider à aller plus vite et inspirez-vous !
- Lisez notre série d'articles sur l'expérience de vos participants, la création d'une stratégie événementielle et les portefeuilles d'événements.
- Choisir le bon format d'événement
- S'assurer de respecter les RGPD
- Mesurer et comparer chaque événement
- Evaluer les événements grâce à une rétrospective
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Aidez-vous de l'Intelligence Artificielle
Dès que votre méthode est en place, il est temps de préparer votre prochain événement. Utiliser l'IA (Intelligence Artificielle) pour la planification de votre événement peut vous aider à optimiser les différentes étapes de celui-ci, que ce soit le choix du lieu comme la création de communications événementielles ou de stratégies marketing. Voici quelques conseils sur comment utiliser des outils d'IA comme ChatGPT ou Jasper, pour votre gestion événementielle :
Idées d'événements : demandez à l'outil d'IA de brainstormer des idées pour votre événement, que ce soit une location, une suggestion de conférienciers ou d'un thème.
Budget : planifiez votre budget et optimisez vos dépenses. Utiliser l'IA pour voir comment maximiser votre budget et identifier les pôles où vous pouvez économiser sans perdre en qualité.
Analyse de votre audience : utilisez un outil d'IA pour analyser votre audience, ses intérêts et ses comportements. Cela peut vous donner des idées de contenu que vos participants ne voudront pas rater ! Donnez autant d'information que possible à l'outil pour obtenir les meilleurs résultats possible, par exemple l'âge, les intérêts, titres et secteurs d'activités de vos prospects.
Planification du lieu : maximisez la participation en choisissant le bon timing et le bon endroit pour votre événement. Utilisez l'outil d'IA pour analyser la data de vos événements précédents et d'autres événements qui auront lieu en même temps que le vôtre. Vous pouvez ensuite être aidé pour vhoisir le bon timing pour que votre événement se démarque des autres. Si votre événement sera en physique, vous pouvez aussi trouver un lieu selon des facteurs démographiques, monétaires ou même de disponibilité.
Stratégie marketing : créez une stratégie marketing rentable et avec un engagement maximisé grâce à l'Intelligence Artificielle. L'outil peut vous donner des suggestions sur comment utiliser les réseaux sociaux, les emails marketing et d'autres outils digitaux pour promouvoir votre événement et attirer des participants.
Marketing événementiel : créer du contenu marketing pour votre événement peut être chronophage et même parfois frustrant. Heureusement, les outils d'IA peuvent vous aider à ce sujet aussi ! Par exemple, pour la production de contenu : utilisez l'IA pour créer des articles de blogs, du contenu de réseaux sociaux, et d'autre matériel pour vous aider à attirer plus de participants. Optimisez votre stratégie de contenu en demandant à l'outil d'analyser les données de ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Par exemple, on peut analyser comment les posts facebook fonctionnent et trouver des suggestions sur comment les améliorer si ce n'est pas le cas.
Attention à toujours revoir le contenu que vous créez avec les outils d'IA. Même si c'est tentant de copier et coller, il est important de toujours garder votre image de marque lorsque vous communiquez avec vos prospects.
Organisez des partenariats pour booster votre événement
Faire des événements à plusieurs, comme par exemple avec des sponsors ou des partenaires, permet d'optimiser la gestion événementielle de bien des façons. Par exemple pour avoir plus de budget ou de ressources ou encore même de participants.
Réfléchissez aux compagnies qui pourraient bénéficier d'un partenariat avec votre événement - et surtout quelles compagnies pourraient vous faire bénéficier vous et votre entreprise de leur image de marque ? Un événement combiné est l'occasion parfaite de rencontrer les clients de son partenaire. Un "win-win" pour les deux parties !
Cela peut être plus simple également pour faire en sorte que vos invités acceptent votre invitation, s'ils viennent d'une entreprise avec laquelle ils sont déjà en business.
N'oubliez pas que la ou les entreprises contactées doivent rester dans le thème de votre événement. Il est donc important de s'aligner sur le participant ultime désiré, le fameux ICP (Ideal Customer Profile).
Automatisez votre organisation d'événement en utilisant une plateforme de gestion événementielle
Organiser des événements est chronophage. Ne laissez pas tout le travail administratif ronger votre temps si précieux. 7 personnes sur 10 disent que la qualité de leur événement s'est développée grâce à l'aide de Lyyti.
Avec la bonne solution, vous pouvez :
- Faciliter le processus événementiel en créant rapidement des pages d'inscriptions, des sites pour votre événement, en automatisant la communication et même le follow-up. Vous ne raterez ainsi rien d'important !
- Gagner du temps en utilisant un outil unique qui simplifie tout le processus du début à la fin.
- Prendre des décisions basées sur les données de vos événements. 93% des personnes interrogées disent qu'elles ont pu améliorer leur collecte de retours sur événements en utilisant Lyyti. Ainsi, les organisateurs d'événements peuvent en créer de plus performants.
- Gagner de l'argent en utilisant une seule solution pour tous vos problèmes. Utiliser plusieurs outils peut s'avérer cher mais également confus !
- Créer des événements plus sécurisés en utilisant une plateforme qui suit les règles RGPD et vous permet de partager les données de manières sécurisée avec vos parties prenantes ou encore d'anonymiser les données sensibles après vos événements.
- Augmenter l'engagement avec un outil qui simplifie la communication avant, pendant et après votre événement. Utilisez les SMS pour augmenter la participation et créer plus d'engagement. Par exemple, vous pouvez rappeler à vos participants que votre événement démarre bientôt.
- Créer des communications personnalisées. Avec la bonne plateforme de gestion événementielle, vous pouvez personnaliser vos messages, créant ainsi une relation plus forte avec vos participants. Vous bloquez sur le contenu ? Demandez à ChatGPT 😉
En utilisant une plateforme de gestion événementielle, vous pouvez obtenir plus de vos événements en passant moins de temps et de ressources sur leur création ! Travaillez plus intelligemment, pas plus longtemps
Ne perdez pas en qualité de vos événements : à la place, essayez de trouver de nouvelles manières de faire plus, avec moins. Nous espérons que nos conseils vous aideront à créer des événements plus performants !
Hero photo par Tim Mossholder
