Utiliser un système de gestion d’événements met fin aux dépenses

Investir dans un système de gestion d’événements peut sembler être une décision intimidante. Cela signifie souvent ajuster vos processus habituels, apprendre à utiliser un nouveau logiciel et, surtout, prendre un engagement financier. Cela soulève naturellement une question pour de nombreux professionnels de l’événementiel : est-ce que cela en vaut la peine et les dépenses ?

Comme pour la plupart des investissements, la réponse réside dans les avantages. Qu’apporte un système de gestion d’événements et quel est son impact sur les coûts, l’expérience des participants et le succès de l’événement ? Examinons plus en détail les chiffres et voyons comment ils s’additionnent.

Les événements sont un média coûteux – mais inestimable lorsqu’ils sont bien organisés

Les événements d’entreprise sont souvent l’un des moyens les plus coûteux mais aussi les plus efficaces de communiquer et de développer une marque. Un événement d'entreprise de haute qualité coûte environ 100 à 200 € par participant. Ce prix couvre la location des salles, la restauration, les divertissements, le marketing, etc. À titre de comparaison, la publicité numérique ne coûte que quelques centimes par impression, mais manque souvent du lien personnel et de l'impact qu'offrent les événements en direct.

Parce que les événements nécessitent un investissement très important, il est essentiel d’en maximiser la valeur. L'un des moyens les plus efficaces d'y parvenir consiste à tirer parti d'un système de gestion d'événements pour garantir la présence de votre public cible, rationaliser le processus et favoriser le succès de votre événement.

Comment un système de gestion d’événements permet-il d’économiser de l’argent ?

1. Coût réduit par participant

D'après nos données, le coût moyen d'utilisation de notre système de gestion d'événements est d'environ 3 € par participant inscrit. Lorsque vous incluez les personnes qui ont confirmé leur présence mais ne peuvent pas y assister, ou celles qui ne répondent pas du tout, le coût tombe à seulement 0,30 € par contact.

Ce coût modeste couvre tout, depuis l'envoi des invitations, la gestion des inscriptions, le partage de mises à jour en temps réel avec les fournisseurs et partenaires, jusqu'au suivi post-événement. Comparé aux dépenses telles que la restauration ou les frais de salle, c’est un petit prix à payer pour la valeur qu’il offre.

Les no-shows peuvent entraîner d’importantes dépenses inutiles. Pour un événement de 100 personnes, un taux de non-présentation de 10 % signifie 10 repas non consommés, ce qui peut représenter jusqu'à 500 € de dépenses inutiles.

En utilisant des communications automatisées, telles que des rappels et des notifications par SMS, et un processus d'inscription simplifié, nous avons constaté une réduction des taux de non-présentation jusqu'à 50 %. Cela se traduit par des centaines d’euros économisés par événement, qui peuvent rapidement s’accumuler pour des événements récurrents.

La planification d'événements implique de nombreux éléments mobiles : restauration, transport, gestion des lieux, etc. Un système de gestion d'événements permet le partage d'informations en temps réel, réduisant ainsi les erreurs et permettant de gagner du temps. Lorsque tous les partenaires ont accès aux bonnes informations, les allers-retours inutiles et les problèmes de communication sont minimisés.

Un coût de 3 € par participant équivaut, en termes simples, à une seule bouchée de croissant dans n'importe quel aéroport international. Pourtant, cela peut faire la différence pour garantir l’arrivée des participants et la réussite d’un événement.

Considérez la proportion du budget de votre événement gaspillée lorsque les participants ne se présentent pas. Chaque boisson de bienvenue intacte et chaque apéritif non consommé représentent des ressources qui auraient pu être utilisées plus efficacement. Investir dans un système de gestion d’événements minimise ces risques.

La logique des investissements événementiels : un bon outil est rentable

Si vous avez déjà décidé d’investir dans un événement, il est logique d’investir dans un système qui en assure le succès. Sans une gestion efficace, une partie de votre investissement risque d’être gaspillée – un peu comme si vous versiez du vin directement dans un évier.

Un système de gestion d’événements n’est pas seulement un coût ; c'est un investissement. Il améliore l’efficacité de l’événement, économise des ressources et vous aide à atteindre les objectifs de votre événement.

Si vous souhaitez que votre prochain événement soit à la fois rentable et réussi, nous sommes là pour vous aider. Et oui, nous pouvons apporter des croissants pour la réunion.

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