Arrêtez de faire perdre du temps à vos employé.es !

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Pouvez-vous vous rappeler d’une réunion interne qui avait été perçue comme une perte de temps ? Je suis presque sûr que c’est le cas. Un événement pour le lancement d’un projet pour lequel payer un animateur externe 1 000 € était de trop ? Ou une réunion d’information interne mensuelle qui continue à être organisée parce que “nous avons toujours fait ça”. Si vous êtes responsable des événements internes, du développement personnel et de la gestion du temps dans une entreprise, cela devrait vous inquiéter.

Personnellement, je n’ai plus envie de faire perdre du temps aux gens à cause de réunions ou d’événements improductifs. Cela ressemble à un gouffre en temps et en argent approuvé en silence par les entreprises. Et, je sais, cette question est facile à éviter parce que, d’une part, il semblerait que personne ne soit responsable de ce problème énorme, et que, d’autre part, il soit vraiment difficile à résoudre. Je le sais parce que j’ai moi-même tout essayé. Une politique de réunions, des questionnaires, des formations pour les organisateur.trices des réunions, des techniques d’animation, etc. J’ai tout essayé.

Faire perdre du temps à vos employé.es : de l’argent qui s’évapore et des participant.es insatisfait.es

Dans la plupart des entreprises, les plus gros coûts sont directement liés aux employé.es. En moyenne, 83 % des gens passent jusqu’à un tiers de leur temps de travail hebdomadaire en réunion (source : Dialpad, 2021). La façon dont nous utilisons ce temps est cruciale pour toutes les entreprises. Le coût total lié aux réunions est tout simplement énorme.

Il y a deux choses qui me préoccupent : organiser des événements sans comprendre le coût associé et des événements qui se répètent même s’ils ne justifient pas qu’on leur consacre du temps.

Pour vous donner un exemple, disons que le coût d’un employé pour l’entreprise est de 50 € par heure. Une réunion All-Hands dans une organisation avec 1 000 employés coûterait 50 000 € ! Lors de la planification des réunions internes, ce coût devrait toujours être pris en compte. Si vous aviez un coût plafond pour chaque réunion, je suis sûr que cela changerait la façon dont vous les organisez.

Mon autre inquiétude est que les événements internes, que ce soient des réunions avec de nombreuses personnes, des sessions de formation ou des fêtes, ne soient pas considérés comme des événements. C’est une grosse erreur parce que c’est bien ce qu’ils sont : des événements. De plus, pour qu’ils soient réussis sur le long terme, les événements devraient être répétés.

Malheureusement, aucune action qui se produit seulement une seule fois ne fait de différence durable. Ce serait trop facile. Aucun questionnaire et aucune formation ne peut rendre une réunion interne efficace. Comme dans tout ce qui touche au développement sur le long terme, seule la régularité produira des résultats. Pas l’intensité.

Résolution des problèmes chez Lyyti

Chez Lyyti, nous avons identifié le coût et les défis que posent les réunions internes. Puisqu’un grand nombre de personnes différentes organisent des événements internes et que nous ne sommes pas des event managers professionnels, nous avons mis en place quelques règles simples.

Premièrement, les événements internes sont considérés comme de véritables événements, et nous savons combien de temps nous passons en réunion. Nous choisissons avec soin les personnes dont la contribution est nécessaire pendant l’événement et avons diminué le nombre total de réunions. Par ailleurs, nous avons réduit la durée des réunions individuelles en mettant en place des ordres du jour précis lorsque nous nous rencontrons.

Deuxièmement, nous utilisons l’Experience Value Score (EVS) pour apprécier l’expérience des participant.es dans nos plus grands événements internes. Cela peut être des réunions générales avec toute l’entreprise, des présentations de notre product roadmap, des réunions de l’équipe de direction ou même du conseil d’administration. Après l'événement, les organisateur.trices parcourent les données lors d’un meeting de rétrospective, font de légers ajustements et communiquent les résultats aux participant.es. Lorsque ce processus se répète régulièrement, un changement concret et durable est possible. La culture des événements internes change vraiment, et ceux-ci deviennent de plus en plus utiles aux participant.es.

Un changement sur le long terme

Ce que nous avons remarqué, c’est que, bien que nous ne mesurions pas l’expérience des participants pour chaque petite réunion, la culture des événements internes se transforme dans notre organisation, car les gens se rendent compte que nous mettons l’accent dessus. Nous nous soucions de chaque rendez-vous et faisons de notre mieux pour les rendre utiles. Les changements que nous effectuons sont peut-être légers, mais ils se produisent tout le temps ; nous nous assurons que les documents soient partagés à temps, nous créons des ordres du jour avec des objectifs précis, nous notons les engagements pris et changeons si nécessaire le concept des événements internes. Les changements petits mais constants créent une culture où le temps de tout le monde est respecté.

Ce modèle a changé la façon dont je vois le temps de nos employé.es. Et je ne veux pas revenir en arrière. Peut-être que pour vous aussi, il serait temps d’arrêter de faire perdre du temps à vos employé.es ?

Si vous souhaitez savoir plus en détails comment nous avons fait, veuillez me contacter directement à tino@lyyti.com.

 

Photo au début de l’article : Jason Goodman sur Unsplash

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