Planifier un événement peut sembler accablant face à la multitude d’éléments à coordonner. Choisir le bon format, attirer le public cible, respecter le budget et assurer le bon déroulement le jour J sont autant de défis qui ajoutent à la pression des résultats attendus. Sans un plan structuré, même les meilleures idées risquent d’échouer, entraînant perte de temps et déception pour les participants.
Dans cet article, nous vous proposons une méthode étape par étape pour planifier un événement en toute confiance, offrir une expérience marquante et atteindre des résultats concrets.
Pourquoi la planification d’événements est essentielle à la réussite d’une entreprise
Les événements constituent un levier puissant pour renforcer les relations, partager des connaissances et créer des opportunités de croissance. Qu’il s’agisse d’un lancement de produit, d’une réunion interne ou d’un séminaire client, ils offrent un cadre unique pour connecter les personnes et les idées au service du développement de l’entreprise. Une planification rigoureuse garantit que ces moments apportent une réelle valeur, plutôt que de représenter une perte de temps et de ressources.
Un événement bien préparé l’aligne sur les objectifs stratégiques de l’entreprise. Une planification claire précise pourquoi l’événement a lieu, qui doit y participer et quels critères définissent son succès. Ainsi, chaque décision, du choix du lieu à la stratégie de communication, contribue à l’atteinte d’objectifs clés comme la génération de leads, l’engagement client ou le développement des collaborateurs.
La planification améliore également l’expérience des participants. Des échéances organisées, une communication efficace et une exécution fluide laissent une impression positive et renforcent l’image de l’entreprise. Les participants sont plus enclins à s’impliquer, à donner leur avis et à nouer des relations durables lorsqu’un événement paraît organisé et pertinent.
Enfin, une planification solide permet de mesurer avec précision la performance. Grâce à des objectifs clairs et des processus structurés, il est possible de suivre la fréquentation, de recueillir les avis et d’évaluer le retour sur investissement. Ces informations permettent d’affiner les stratégies pour les événements futurs, transformant chaque initiative en opportunité d’apprentissage et en moteur d’amélioration continue.
« Si vous ne précisez pas pourquoi votre événement compte, vous vous contentez de gérer des tâches sans réel impact. En alignant chaque décision sur un objectif clair, votre événement se transforme en un véritable levier de croissance. » – Petri Hollmén, PDG de Lyyti
Étape 1 : Définir les buts et les objectifs de votre événement
Aligner les objectifs de l'événement sur les résultats de l'entreprise
Chaque événement doit être associé à un résultat commercial clair, tel que la génération de leads, l'établissement de relations avec les clients ou l'amélioration de la collaboration interne. En alignant les objectifs de l’événement sur ceux de l’entreprise, on s’assure que le temps et les ressources sont investis dans des actions réellement significatives. Cette approche permet également de mesurer plus facilement le succès une fois l’événement terminé.
Identifier le public cible et les parties prenantes
Il est crucial de déterminer dès le départ à qui s’adresse votre événement et qui y est impliqué. Identifiez les participants, les sponsors, les partenaires et les équipes internes dès le début.
Cela permet de créer un contenu pertinent, des invitations personnalisées et des plans de communication qui engagent les bonnes personnes. Cette méthode assure que l’événement satisfait les attentes des participants tout en respectant les priorités des parties prenantes.
Le choix du format impacte directement la logistique, la technologie et l’expérience des participants. Les événements en présentiel favorisent le réseautage face à face, les formats hybrides combinent participation physique et numérique pour élargir la portée, et les événements virtuels offrent une participation rapide et flexible. Définir le format dès le départ facilite la sélection du lieu, la planification de la communication et la mise en place des technologies nécessaires, garantissant ainsi un déroulement fluide et l’atteinte des objectifs de l’événement.
Vous hésitez entre un événement en présentiel, virtuel ou hybride ? Téléchargez notre guide gratuit pour choisir le format le plus adapté en toute confiance.
Étape 2: Budgétisation et allocation des ressources
Établir un budget réaliste pour l’événement
Un budget réaliste constitue la base d’une planification réussie. Commencez par recenser toutes les dépenses potentielles, incluant le lieu, la technologie, les conférenciers, le traiteur et les actions marketing. Comparez ensuite les coûts estimés aux fonds disponibles et procédez à des ajustements dès le départ pour éviter les dépenses excessives. Assurez un suivi rigoureux de toutes les dépenses tout au long de la planification afin de garder le contrôle financier.
Hiérarchiser les dépenses pour un retour sur investissement maximal
Toutes les dépenses n’ont pas le même impact sur le succès d’un événement. Il est donc essentiel d’allouer davantage de ressources aux éléments qui influencent directement l’expérience des participants et les résultats commerciaux, comme un contenu de qualité, une technologie fiable ou une communication efficace. Réduire les dépenses sur les aspects moins critiques permet de libérer des ressources pour des activités qui génèrent une valeur mesurable.
Exploiter les données de l'événement pour optimiser l’allocation des ressources
Les données issues des événements permettent de déterminer où les ressources auront le plus d’impact. Analysez les performances passées comme la participation, l'engagement et le retour d'information pour orienter vos décisions budgétaires. Lyyti facilite cette démarche en reliant les données d’événement aux systèmes CRM et aux outils d’analyse, offrant une vision claire des activités les plus rentables. Cet alignement aide les équipes à concentrer leurs ressources sur des stratégies efficaces qui améliorent l’efficience et soutiennent les objectifs globaux de l’entreprise.
Étape 3 : Construire l’expérience et la marque de l’événement
Créer un thème et une identité de marque captivants
Un thème fort et une identité de marque attrayante permettent à l’événement de se démarquer et de créer un véritable lien avec les participants. Commencez par définir le message à transmettre et l’émotion que vous souhaitez susciter chez vos participants.
Utilisez des éléments visuels cohérents comme les couleurs, les polices de caractères et les logos sur les invitations, les sites web et tout le matériel de l’événement. Cela instaure confiance et reconnaissance tout en renforçant l’objectif et le ton de l’événement.
Un bon design transforme les visiteurs en participants engagés. Téléchargez notre Guide de conception pour les professionnels de l’événementiel pour découvrir des principes de design éprouvés et créer des pages d’événement et des invitations qui produisent des résultats.
Créer un site web professionnel pour votre événement
Le site web d’un événement est souvent le premier point de contact des participants avec celui-ci. Il doit présenter de manière claire et organisée toutes les informations essentielles tels que l’ordre du jour, les intervenants et les options d’inscription.
Les modèles de marque Lyyti permettent de concevoir rapidement un site web professionnel, avec des options pour personnaliser contenu, couleurs et images afin de refléter l’identité et l’expérience de votre événement. Cela facilite l’accès aux informations et la finalisation des inscriptions par les participants.
Planifier le calendrier de communication de l’événement
La communication joue un rôle clé pour susciter l’anticipation et réduire les désistements. Élaborez un calendrier couvrant chaque étape de l’interaction, depuis la première invitation jusqu’aux messages de suivi après l’événement.
Lyyti aide à automatiser cette tâche grâce à des outils d’automatisation, permettant d’envoyer invitations personnalisées, rappels et confirmations au moment opportun selon les données des participants. Cette approche garantit la cohérence des messages, fait gagner du temps et renforce l’engagement.
Prêts à découvrir à quel point l’organisation d’un événement peut se faire facilement ? Demandez une démonstration gratuite et voyez comment créer simplement des événements percutants, qu’ils soient en présentiel, en ligne ou hybrides.
Étape 4: Inscription des participants et gestion des données
Simplifier l’inscription et la billetterie
Un processus d’inscription simple favorise la participation et incite davantage de personnes à finaliser leur réservation. Assurez-vous de proposer des options transparentes concernant les types de billets, les moyens de paiement et les étapes de confirmation.
Grâce à ses solutions d’inscription et de paiement, Lyyti permet de mettre en place un système sécurisé et intuitif.
Des informations précises sur les participants facilitent la planification et le suivi des événements, tout en assurant le respect des normes de protection des données.
Lyyti s’intègre aux systèmes CRM et RH, permettant de stocker, mettre à jour et partager les informations des participants en toute sécurité. Cette intégration offre une vue complète des participants et facilite des décisions basées sur les données pour la communication et les événements à venir.
Automatiser les confirmations et réduire les absences
Les confirmations et rappels sont essentiels pour tenir les participants informés et les encourager à assister à l’événement. L’automatisation de ces messages permet de gagner du temps et d’assurer leur envoi au bon moment. Les rappels automatiques avant l’événement diminuent les absences et améliorent la participation, pour des événements plus efficaces et réussis.
Étape 5 : Logistique et opérations sur site
Le lieu ou la plateforme en ligne constitue le socle de l’expérience événementielle. Optez pour un emplacement accessible et capable de répondre aux exigences techniques de votre événement.
Pour les événements hybrides ou entièrement en ligne, utilisez une plateforme virtuelle offrant streaming, fonctionnalités interactives et connectivité fiable.
Lyyti s’intègre aux solutions de streaming, facilitant ainsi la participation simultanée en présentiel et en ligne. Cela permet d'offrir une expérience cohérente et attrayante à tous les participants.
Coordonner prestataires et configuration technique
Les prestataires tels que traiteurs, équipes audiovisuelles et fournisseurs d’équipements sont essentiels à la réussite de votre événement. Confirmez à l’avance délais, responsabilités et standards de qualité.
Testez toutes les configurations techniques, systèmes audio, connexion Internet, outils de présentation, pour éviter toute perturbation. Une coordination préalable garantit que tout sera prêt et fonctionnel le jour de l'événement.
Proposer un enregistrement rapide sur place et un accompagnement en direct
Un processus d’enregistrement efficace crée une première impression positive et évite les retards. Lyyti propose une application d’enregistrement rapide, permettant de suivre les participants en temps réel et de mettre à jour instantanément leur arrivée.
L'application prend également en charge les mises à jour en direct, ce qui permet aux organisateurs de réagir rapidement aux changements, de gérer les inscriptions de dernière minute et de suivre facilement le déroulement de l'événement.
Étape 6 : Impliquer les participants pendant l'événement
Proposer un contenu interactif et personnalisé
Le contenu partagé doit refléter l’identité de votre événement tout en incitant les participants à interagir. Pour les formats hybrides et virtuels, l’utilisation d’outils fiables de streaming et d’interaction garantit une expérience dynamique, que les participants assistent en présentiel ou en ligne.
Grâce à ses intégrations avec Univid et Blastream, Lyyti facilite la diffusion en direct et l’engagement hybride. Cela permet aux organisateurs de proposer du contenu personnalisé et des sessions interactives de manière fluide, garantissant ainsi une expérience cohérente à tous les participants, quelle que soit leur mode de participation.
Recueillir les retours en temps réel avec EVS et Pulse
Les retours recueillis pendant l’événement offrent une vision immédiate de la satisfaction et de la réussite de votre évènement. Les sondages Experience Value Score (EVS) et Pulse de Lyyti, recueillent rapidement et efficacement des retours en temps réel, aidant les organisateurs à comprendre l'expérience des participants au fur et à mesure.
Cela permet de réagir rapidement aux problèmes tout en guidant les améliorations à long terme, en identifiant ce qui fonctionne et ce qui nécessite des ajustements.
Découvrez où se situent vos événements. Obtenez notre rapport gratuit sur l’Experience Value Score (EVS) et découvrez les enseignements tirés de plus de 200 000 retours.
Assurer une expérience agréable pour vos participants
Une expérience fluide réduit la confusion et rend votre événement plus agréable pour les participants. Automatisez l’envoi de rappels, la gestion des horaires et la diffusion des informations importantes tout au long de l’événement.
Combinez cela à un support en direct pour répondre aux questions et résoudre rapidement les problèmes. Ces mesures garantissent que vos participants restent informés, engagés et concentrés sur l’expérience, sans être freinés par des difficultés logistiques.
Cessez de supposer et commencez à atteindre vos objectifs événementiels. Demandez dès aujourd’hui votre démonstration gratuite et découvrez comment notre plateforme vous aide à gagner du temps, optimiser vos ressources et organiser des événements qui produisent de vrais résultats.
Étape 7 : Mesurer le succès de l’événement et son ROI
Analyser les résultats grâce à l’Experience Value Score (EVS)
L’Experience Value Score (EVS) de Lyyti est un indicateur conçu pour mesurer la valeur perçue d’un événement du point de vue des participants. Il s’agit d’un sondage automatisé envoyé après l’événement. Les participants sont invités à évaluer l’événement et à laisser un commentaire libre sur leur expérience. Les réponses sont ensuite converties en un score, ce qui permet de comparer facilement la performance des événements selon différents formats (présentiel, hybride ou en ligne). L'EVS donne un aperçu immédiat de la manière dont l'événement a répondu aux attentes et des améliorations nécessaires.
Générer des rapports et partager les données avec votre CRM et vos outils marketing
Les rapports post-événement combinent les données relatives à la participation, à l'engagement et aux commentaires pour en tirer des informations exploitables. Le partage de ces informations avec les systèmes CRM et marketing permet aux équipes commerciales et marketing d'avoir une vue d'ensemble de la manière dont les participants ont interagi avec l'événement. Cette intégration facilite le suivi du parcours client, mesure l’impact des prospects générés par l’événement et aligne les futures stratégies marketing avec des résultats concrets.
Identifier les leads et opportunités commerciales après l’événement
Les événements génèrent souvent des leads qualifiés et de réelles opportunités de vente. L’analyse des inscriptions, des interactions des participants et des indicateurs d’engagement permet de repérer les prospects les plus intéressés par vos produits ou services.
Transmettre rapidement ces leads à l’équipe commerciale améliore les taux de conversion et maximise l’impact de l’événement sur la croissance de l’entreprise.
Étape 8 : Amélioration continue pour vos futurs événements
Analyser les retours et les insights des participants
Les retours recueillis pendant et après l’événement permettent d’identifier ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré. L’analyse des commentaires, des notes et des comportements des participants permet d'identifier les points à améliorer. Ce processus garantit que vos prochains événements soient encore mieux alignés avec les attentes des participants et vos objectifs commerciaux.
Affiner vos stratégies grâce au Resource Hub et aux bonnes pratiques de Lyyti
Lyyti offre un Resource Hub riche en guides, modèles et bonnes pratiques en matière de planification et de gestion d’événements.
Ces contenus permettent aux organisateurs de s’inspirer de méthodes éprouvées et d’améliorer leurs stratégies. L'utilisation de ces ressources permet à votre équipe de bénéficier d’outils concrets et toujours à jour pour optimiser vos futurs événements.
Les formats qui rencontrent du succès peuvent être sauvegardés et réutilisés pour gagner du temps tout en garantissant la qualité. L'automatisation de tâches comme les calendriers de communication, les workflows d'inscription et la collecte de données réduit le travail répétitif. Réutiliser des modèles qui ont déjà fait leurs preuves assure une qualité constante, tout en libérant du temps pour l’innovation et la créativité.
Conclusion
La planification d’un événement ne se limite pas à organiser un agenda ou réserver un lieu. Elle consiste à aligner chaque étape sur les objectifs de l’entreprise, à créer des expériences mémorables pour les participants et à garantir des résultats mesurables.
En définissant des objectifs clairs, en gérant les ressources de manière stratégique, en favorisant l’engagement des participants et en exploitant les données pour améliorer les événements futurs, les entreprises transforment leurs événements en leviers puissants de croissance.
Une approche structurée permet de s’assurer que chaque événement génère de la valeur ajoutée, renforce les relations et fournit des enseignements utiles pour guider le succès à long terme.
À propos de Lyyti
Lyyti est une plateforme de gestion d’événements tout-en-un, conçue pour vous accompagner dans la planification, la gestion et l’évaluation de tous vos événements, quels que soient leur format ou leur envergure. Qu’il s’agisse de réunions en présentiel, d’événements hybrides ou de webinaires virtuels, nous mettons à votre disposition les outils nécessaires pour offrir une expérience fluide aux participants et démontrer l’impact réel de vos événements sur vos objectifs business.
Notre solution répond aux principaux défis de l’organisation d’événements : sélectionner les bons formats, réduire les absences, centraliser et sécuriser les données des participants, et mesurer concrètement la réussite de chaque événement. Grâce à des fonctionnalités telles que les communications automatisées, les sites web personnalisés, la billetterie intégrée, l’enregistrement en temps réel et notre indicateur exclusif Experience Value Score (EVS), nous veillons à ce que vos événements soient non seulement bien organisés, mais qu'ils apportent également une valeur mesurable à votre entreprise.
Si vous souhaitez suivre de manière simple les étapes décrites dans « Comment planifier un événement » et les mettre en pratique, nous vous fournissons tout ce dont vous avez besoin sur une seule plateforme. De la préparation initiale aux retours et analyses post-événement, nous simplifions chaque étape afin que vous puissiez vous concentrer sur l’essentiel : renforcer vos relations et atteindre vos objectifs.
Demandez une démonstration dès aujourd’hui et découvrez comment nous transformons vos projets en événements à impact mesurable.
FAQ
1. Quelles sont les premières étapes pour planifier un événement ?
Commencez par définir l’objectif et les buts de l’événement. Identifiez votre public cible, choisissez le format (présentiel, virtuel ou hybride) et établissez un budget pour orienter l’ensemble du processus.
Dressez la liste de toutes les dépenses possibles, notamment le lieu, la technologie, le marketing et le personnel. Priorisez les postes qui ont un impact direct sur l’expérience des participants et suivez les coûts tout au long de la préparation.
Misez sur une communication claire, des invitations personnalisées et des rappels envoyés au bon moment. Proposez un processus d’inscription simple et un contenu attractif pour inciter davantage les participants à venir.
4. Pourquoi le retour d’expérience après l’événement est-il important ?
Le retour d’expérience permet de mesurer la satisfaction des participants et le succès global de l’événement. Ces retours fournissent des pistes d’amélioration pour optimiser les prochaines éditions et garantir de meilleurs résultats.
5. Quels outils facilitent la planification d'événements ?
Les outils de gestion d'événements permettent d'automatiser les inscriptions, les communications et les rapports. Ils permettent de gagner du temps, de réduire les erreurs et d'offrir une expérience plus fluide aux participants.
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Voir les événementsComment planifier un événement
Comment planifier un événement : un guide étape par étape pour réussir
22.9.2025
Planifier un événement peut sembler accablant face à la multitude d’éléments à coordonner. Choisir le bon format, attirer le public cible, respecter le budget et assurer le bon déroulement le jour J sont autant de défis qui ajoutent à la pression des résultats attendus. Sans un plan structuré, même les meilleures idées risquent d’échouer, entraînant perte de temps et déception pour les participants.
Dans cet article, nous vous proposons une méthode étape par étape pour planifier un événement en toute confiance, offrir une expérience marquante et atteindre des résultats concrets.
Pourquoi la planification d’événements est essentielle à la réussite d’une entreprise
Les événements constituent un levier puissant pour renforcer les relations, partager des connaissances et créer des opportunités de croissance. Qu’il s’agisse d’un lancement de produit, d’une réunion interne ou d’un séminaire client, ils offrent un cadre unique pour connecter les personnes et les idées au service du développement de l’entreprise. Une planification rigoureuse garantit que ces moments apportent une réelle valeur, plutôt que de représenter une perte de temps et de ressources.
Un événement bien préparé l’aligne sur les objectifs stratégiques de l’entreprise. Une planification claire précise pourquoi l’événement a lieu, qui doit y participer et quels critères définissent son succès. Ainsi, chaque décision, du choix du lieu à la stratégie de communication, contribue à l’atteinte d’objectifs clés comme la génération de leads, l’engagement client ou le développement des collaborateurs.
La planification améliore également l’expérience des participants. Des échéances organisées, une communication efficace et une exécution fluide laissent une impression positive et renforcent l’image de l’entreprise. Les participants sont plus enclins à s’impliquer, à donner leur avis et à nouer des relations durables lorsqu’un événement paraît organisé et pertinent.
Enfin, une planification solide permet de mesurer avec précision la performance. Grâce à des objectifs clairs et des processus structurés, il est possible de suivre la fréquentation, de recueillir les avis et d’évaluer le retour sur investissement. Ces informations permettent d’affiner les stratégies pour les événements futurs, transformant chaque initiative en opportunité d’apprentissage et en moteur d’amélioration continue.
Étape 1 : Définir les buts et les objectifs de votre événement
Aligner les objectifs de l'événement sur les résultats de l'entreprise
Chaque événement doit être associé à un résultat commercial clair, tel que la génération de leads, l'établissement de relations avec les clients ou l'amélioration de la collaboration interne. En alignant les objectifs de l’événement sur ceux de l’entreprise, on s’assure que le temps et les ressources sont investis dans des actions réellement significatives. Cette approche permet également de mesurer plus facilement le succès une fois l’événement terminé.
Identifier le public cible et les parties prenantes
Il est crucial de déterminer dès le départ à qui s’adresse votre événement et qui y est impliqué. Identifiez les participants, les sponsors, les partenaires et les équipes internes dès le début.
Cela permet de créer un contenu pertinent, des invitations personnalisées et des plans de communication qui engagent les bonnes personnes. Cette méthode assure que l’événement satisfait les attentes des participants tout en respectant les priorités des parties prenantes.
Décider du format de l'événement (en présentiel, hybride ou virtuel)
Le choix du format impacte directement la logistique, la technologie et l’expérience des participants. Les événements en présentiel favorisent le réseautage face à face, les formats hybrides combinent participation physique et numérique pour élargir la portée, et les événements virtuels offrent une participation rapide et flexible. Définir le format dès le départ facilite la sélection du lieu, la planification de la communication et la mise en place des technologies nécessaires, garantissant ainsi un déroulement fluide et l’atteinte des objectifs de l’événement.
Vous hésitez entre un événement en présentiel, virtuel ou hybride ? Téléchargez notre guide gratuit pour choisir le format le plus adapté en toute confiance.
Étape 2: Budgétisation et allocation des ressources
Établir un budget réaliste pour l’événement
Un budget réaliste constitue la base d’une planification réussie. Commencez par recenser toutes les dépenses potentielles, incluant le lieu, la technologie, les conférenciers, le traiteur et les actions marketing. Comparez ensuite les coûts estimés aux fonds disponibles et procédez à des ajustements dès le départ pour éviter les dépenses excessives. Assurez un suivi rigoureux de toutes les dépenses tout au long de la planification afin de garder le contrôle financier.
Hiérarchiser les dépenses pour un retour sur investissement maximal
Toutes les dépenses n’ont pas le même impact sur le succès d’un événement. Il est donc essentiel d’allouer davantage de ressources aux éléments qui influencent directement l’expérience des participants et les résultats commerciaux, comme un contenu de qualité, une technologie fiable ou une communication efficace. Réduire les dépenses sur les aspects moins critiques permet de libérer des ressources pour des activités qui génèrent une valeur mesurable.
Exploiter les données de l'événement pour optimiser l’allocation des ressources
Les données issues des événements permettent de déterminer où les ressources auront le plus d’impact. Analysez les performances passées comme la participation, l'engagement et le retour d'information pour orienter vos décisions budgétaires. Lyyti facilite cette démarche en reliant les données d’événement aux systèmes CRM et aux outils d’analyse, offrant une vision claire des activités les plus rentables. Cet alignement aide les équipes à concentrer leurs ressources sur des stratégies efficaces qui améliorent l’efficience et soutiennent les objectifs globaux de l’entreprise.
Étape 3 : Construire l’expérience et la marque de l’événement
Créer un thème et une identité de marque captivants
Un thème fort et une identité de marque attrayante permettent à l’événement de se démarquer et de créer un véritable lien avec les participants. Commencez par définir le message à transmettre et l’émotion que vous souhaitez susciter chez vos participants.
Utilisez des éléments visuels cohérents comme les couleurs, les polices de caractères et les logos sur les invitations, les sites web et tout le matériel de l’événement. Cela instaure confiance et reconnaissance tout en renforçant l’objectif et le ton de l’événement.
Un bon design transforme les visiteurs en participants engagés. Téléchargez notre Guide de conception pour les professionnels de l’événementiel pour découvrir des principes de design éprouvés et créer des pages d’événement et des invitations qui produisent des résultats.
Créer un site web professionnel pour votre événement
Le site web d’un événement est souvent le premier point de contact des participants avec celui-ci. Il doit présenter de manière claire et organisée toutes les informations essentielles tels que l’ordre du jour, les intervenants et les options d’inscription.
Les modèles de marque Lyyti permettent de concevoir rapidement un site web professionnel, avec des options pour personnaliser contenu, couleurs et images afin de refléter l’identité et l’expérience de votre événement. Cela facilite l’accès aux informations et la finalisation des inscriptions par les participants.
Planifier le calendrier de communication de l’événement
La communication joue un rôle clé pour susciter l’anticipation et réduire les désistements. Élaborez un calendrier couvrant chaque étape de l’interaction, depuis la première invitation jusqu’aux messages de suivi après l’événement.
Lyyti aide à automatiser cette tâche grâce à des outils d’automatisation, permettant d’envoyer invitations personnalisées, rappels et confirmations au moment opportun selon les données des participants. Cette approche garantit la cohérence des messages, fait gagner du temps et renforce l’engagement.
Prêts à découvrir à quel point l’organisation d’un événement peut se faire facilement ? Demandez une démonstration gratuite et voyez comment créer simplement des événements percutants, qu’ils soient en présentiel, en ligne ou hybrides.
Étape 4: Inscription des participants et gestion des données
Simplifier l’inscription et la billetterie
Un processus d’inscription simple favorise la participation et incite davantage de personnes à finaliser leur réservation. Assurez-vous de proposer des options transparentes concernant les types de billets, les moyens de paiement et les étapes de confirmation.
Grâce à ses solutions d’inscription et de paiement, Lyyti permet de mettre en place un système sécurisé et intuitif.
Gérez les informations des participants en toute sécurité
Des informations précises sur les participants facilitent la planification et le suivi des événements, tout en assurant le respect des normes de protection des données.
Lyyti s’intègre aux systèmes CRM et RH, permettant de stocker, mettre à jour et partager les informations des participants en toute sécurité. Cette intégration offre une vue complète des participants et facilite des décisions basées sur les données pour la communication et les événements à venir.
Automatiser les confirmations et réduire les absences
Les confirmations et rappels sont essentiels pour tenir les participants informés et les encourager à assister à l’événement. L’automatisation de ces messages permet de gagner du temps et d’assurer leur envoi au bon moment. Les rappels automatiques avant l’événement diminuent les absences et améliorent la participation, pour des événements plus efficaces et réussis.
Étape 5 : Logistique et opérations sur site
Choisir le lieu ou la plateforme virtuelle approprié(e)
Le lieu ou la plateforme en ligne constitue le socle de l’expérience événementielle. Optez pour un emplacement accessible et capable de répondre aux exigences techniques de votre événement.
Pour les événements hybrides ou entièrement en ligne, utilisez une plateforme virtuelle offrant streaming, fonctionnalités interactives et connectivité fiable.
Lyyti s’intègre aux solutions de streaming, facilitant ainsi la participation simultanée en présentiel et en ligne. Cela permet d'offrir une expérience cohérente et attrayante à tous les participants.
Coordonner prestataires et configuration technique
Les prestataires tels que traiteurs, équipes audiovisuelles et fournisseurs d’équipements sont essentiels à la réussite de votre événement. Confirmez à l’avance délais, responsabilités et standards de qualité.
Testez toutes les configurations techniques, systèmes audio, connexion Internet, outils de présentation, pour éviter toute perturbation. Une coordination préalable garantit que tout sera prêt et fonctionnel le jour de l'événement.
Proposer un enregistrement rapide sur place et un accompagnement en direct
Un processus d’enregistrement efficace crée une première impression positive et évite les retards. Lyyti propose une application d’enregistrement rapide, permettant de suivre les participants en temps réel et de mettre à jour instantanément leur arrivée.
L'application prend également en charge les mises à jour en direct, ce qui permet aux organisateurs de réagir rapidement aux changements, de gérer les inscriptions de dernière minute et de suivre facilement le déroulement de l'événement.
Étape 6 : Impliquer les participants pendant l'événement
Proposer un contenu interactif et personnalisé
Le contenu partagé doit refléter l’identité de votre événement tout en incitant les participants à interagir. Pour les formats hybrides et virtuels, l’utilisation d’outils fiables de streaming et d’interaction garantit une expérience dynamique, que les participants assistent en présentiel ou en ligne.
Grâce à ses intégrations avec Univid et Blastream, Lyyti facilite la diffusion en direct et l’engagement hybride. Cela permet aux organisateurs de proposer du contenu personnalisé et des sessions interactives de manière fluide, garantissant ainsi une expérience cohérente à tous les participants, quelle que soit leur mode de participation.
Recueillir les retours en temps réel avec EVS et Pulse
Les retours recueillis pendant l’événement offrent une vision immédiate de la satisfaction et de la réussite de votre évènement. Les sondages Experience Value Score (EVS) et Pulse de Lyyti, recueillent rapidement et efficacement des retours en temps réel, aidant les organisateurs à comprendre l'expérience des participants au fur et à mesure.
Cela permet de réagir rapidement aux problèmes tout en guidant les améliorations à long terme, en identifiant ce qui fonctionne et ce qui nécessite des ajustements.
Découvrez où se situent vos événements. Obtenez notre rapport gratuit sur l’Experience Value Score (EVS) et découvrez les enseignements tirés de plus de 200 000 retours.
Assurer une expérience agréable pour vos participants
Une expérience fluide réduit la confusion et rend votre événement plus agréable pour les participants. Automatisez l’envoi de rappels, la gestion des horaires et la diffusion des informations importantes tout au long de l’événement.
Combinez cela à un support en direct pour répondre aux questions et résoudre rapidement les problèmes. Ces mesures garantissent que vos participants restent informés, engagés et concentrés sur l’expérience, sans être freinés par des difficultés logistiques.
Cessez de supposer et commencez à atteindre vos objectifs événementiels. Demandez dès aujourd’hui votre démonstration gratuite et découvrez comment notre plateforme vous aide à gagner du temps, optimiser vos ressources et organiser des événements qui produisent de vrais résultats.
Étape 7 : Mesurer le succès de l’événement et son ROI
Analyser les résultats grâce à l’Experience Value Score (EVS)
L’Experience Value Score (EVS) de Lyyti est un indicateur conçu pour mesurer la valeur perçue d’un événement du point de vue des participants. Il s’agit d’un sondage automatisé envoyé après l’événement. Les participants sont invités à évaluer l’événement et à laisser un commentaire libre sur leur expérience. Les réponses sont ensuite converties en un score, ce qui permet de comparer facilement la performance des événements selon différents formats (présentiel, hybride ou en ligne). L'EVS donne un aperçu immédiat de la manière dont l'événement a répondu aux attentes et des améliorations nécessaires.
Générer des rapports et partager les données avec votre CRM et vos outils marketing
Les rapports post-événement combinent les données relatives à la participation, à l'engagement et aux commentaires pour en tirer des informations exploitables. Le partage de ces informations avec les systèmes CRM et marketing permet aux équipes commerciales et marketing d'avoir une vue d'ensemble de la manière dont les participants ont interagi avec l'événement. Cette intégration facilite le suivi du parcours client, mesure l’impact des prospects générés par l’événement et aligne les futures stratégies marketing avec des résultats concrets.
Identifier les leads et opportunités commerciales après l’événement
Les événements génèrent souvent des leads qualifiés et de réelles opportunités de vente. L’analyse des inscriptions, des interactions des participants et des indicateurs d’engagement permet de repérer les prospects les plus intéressés par vos produits ou services.
Transmettre rapidement ces leads à l’équipe commerciale améliore les taux de conversion et maximise l’impact de l’événement sur la croissance de l’entreprise.
Étape 8 : Amélioration continue pour vos futurs événements
Analyser les retours et les insights des participants
Les retours recueillis pendant et après l’événement permettent d’identifier ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré. L’analyse des commentaires, des notes et des comportements des participants permet d'identifier les points à améliorer. Ce processus garantit que vos prochains événements soient encore mieux alignés avec les attentes des participants et vos objectifs commerciaux.
Affiner vos stratégies grâce au Resource Hub et aux bonnes pratiques de Lyyti
Lyyti offre un Resource Hub riche en guides, modèles et bonnes pratiques en matière de planification et de gestion d’événements.
Ces contenus permettent aux organisateurs de s’inspirer de méthodes éprouvées et d’améliorer leurs stratégies. L'utilisation de ces ressources permet à votre équipe de bénéficier d’outils concrets et toujours à jour pour optimiser vos futurs événements.
Automatiser et réutiliser vos formats d’événements les plus performants
Les formats qui rencontrent du succès peuvent être sauvegardés et réutilisés pour gagner du temps tout en garantissant la qualité. L'automatisation de tâches comme les calendriers de communication, les workflows d'inscription et la collecte de données réduit le travail répétitif. Réutiliser des modèles qui ont déjà fait leurs preuves assure une qualité constante, tout en libérant du temps pour l’innovation et la créativité.
Conclusion
La planification d’un événement ne se limite pas à organiser un agenda ou réserver un lieu. Elle consiste à aligner chaque étape sur les objectifs de l’entreprise, à créer des expériences mémorables pour les participants et à garantir des résultats mesurables.
En définissant des objectifs clairs, en gérant les ressources de manière stratégique, en favorisant l’engagement des participants et en exploitant les données pour améliorer les événements futurs, les entreprises transforment leurs événements en leviers puissants de croissance.
Une approche structurée permet de s’assurer que chaque événement génère de la valeur ajoutée, renforce les relations et fournit des enseignements utiles pour guider le succès à long terme.
À propos de Lyyti
Lyyti est une plateforme de gestion d’événements tout-en-un, conçue pour vous accompagner dans la planification, la gestion et l’évaluation de tous vos événements, quels que soient leur format ou leur envergure. Qu’il s’agisse de réunions en présentiel, d’événements hybrides ou de webinaires virtuels, nous mettons à votre disposition les outils nécessaires pour offrir une expérience fluide aux participants et démontrer l’impact réel de vos événements sur vos objectifs business.
Notre solution répond aux principaux défis de l’organisation d’événements : sélectionner les bons formats, réduire les absences, centraliser et sécuriser les données des participants, et mesurer concrètement la réussite de chaque événement. Grâce à des fonctionnalités telles que les communications automatisées, les sites web personnalisés, la billetterie intégrée, l’enregistrement en temps réel et notre indicateur exclusif Experience Value Score (EVS), nous veillons à ce que vos événements soient non seulement bien organisés, mais qu'ils apportent également une valeur mesurable à votre entreprise.
Si vous souhaitez suivre de manière simple les étapes décrites dans « Comment planifier un événement » et les mettre en pratique, nous vous fournissons tout ce dont vous avez besoin sur une seule plateforme. De la préparation initiale aux retours et analyses post-événement, nous simplifions chaque étape afin que vous puissiez vous concentrer sur l’essentiel : renforcer vos relations et atteindre vos objectifs.
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FAQ
1. Quelles sont les premières étapes pour planifier un événement ?
Commencez par définir l’objectif et les buts de l’événement. Identifiez votre public cible, choisissez le format (présentiel, virtuel ou hybride) et établissez un budget pour orienter l’ensemble du processus.
2. Comment établir le budget d'un événement ?
Dressez la liste de toutes les dépenses possibles, notamment le lieu, la technologie, le marketing et le personnel. Priorisez les postes qui ont un impact direct sur l’expérience des participants et suivez les coûts tout au long de la préparation.
3. Comment augmenter la participation à un événement ?
Misez sur une communication claire, des invitations personnalisées et des rappels envoyés au bon moment. Proposez un processus d’inscription simple et un contenu attractif pour inciter davantage les participants à venir.
4. Pourquoi le retour d’expérience après l’événement est-il important ?
Le retour d’expérience permet de mesurer la satisfaction des participants et le succès global de l’événement. Ces retours fournissent des pistes d’amélioration pour optimiser les prochaines éditions et garantir de meilleurs résultats.
5. Quels outils facilitent la planification d'événements ?
Les outils de gestion d'événements permettent d'automatiser les inscriptions, les communications et les rapports. Ils permettent de gagner du temps, de réduire les erreurs et d'offrir une expérience plus fluide aux participants.
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