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Votre événement n’est pas un gouffre financier, c’est une mine d’or ! Comment le valoriser pour votre Direction et vos commerciaux ?

Woman Smiling Shaking Hands

Une étude très intéressante et que notre cher organisateur d'événements va adorer : l’étude Forbes qui explique que le métier d’organisateur d'événement est le 5ème métier le plus stressant au monde !

Effectivement tout doit être parfait car c’est l’image de l’entreprise que l’on véhicule et s'il y a la moindre erreur c’est sur l'organisateur que cela retombe.

4 entreprises sur 5 ne savent mesurer le ROI de leurs événements et de ce fait l’organisateur entend souvent : « les événements ça ne rapporte pas d’argent », « l’année prochaine on va réduire le budget event » ou encore « au service événementiel on n’est pas capable de connaître la valeur d’un participant »…
Si en plus du stress, le travail de l’organisateur n’est pas reconnu et valorisable il est donc difficile pour l'organisateur de s’améliorer et de se sentir épanoui dans son travail.

Pourtant selon une étude récente menée par Cision, les événements restent un des premiers outils de communication. Même si celui-ci est considéré comme off-line, il doit être valorisé !

Comment arriver à valoriser votre événement, et donc votre travail ? Nous avons identifié 4 axes majeurs :

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Valorisation grâce à l'intégration des données commerciales

Lors d’évènements externes le service event fait souvent appel aux commerciaux pour obtenir la liste de leurs invités. Souvent difficiles à obtenir, les commerciaux sont finalement missionnés pour envoyer eux-mêmes un joli PDF créé par leurs collègues des events avec le corps du mail rédigé.

Ordinateur Portable, Femme, L'Éducation, Étude, JeuneCependant, l’organisateur n’a plus aucune visibilité sur les envois. Qui a reçu quoi et quand ? Qui faut-il relancer… Autant de manque de transparence qui souvent mène à peu d’inscrits quelques jours avant l’évènement. Et là c’est le stress total, tout le monde dans l’entreprise est missionné pour appeler les invités afin qu’ils inscrivent à l’évènement. Le jour de l’évènement, il n’y a pas d’accueil personnalisé par les hôtesses car on ne sait quel client est géré par qui. 


Et pour ce qui est de l’e-mail de remerciement, le commercial s’en chargera s’il a le temps !Cette situation n’est pas idéale du tout car l’organisateur n’a aucune transparence et est incapable de valoriser son travail.

Pour éviter cela, il vous faut un système de gestion d'événements comme Lyyti, permettant d'intégrer automatiquement les données venant des commerciaux. Avec Lyyti, l'organisateur pourra demander la liste des invités de chaque commercial et les tagguer. Il pourra ainsi envoyer les invitations à la base de chaque commercial en son nom. Cela permettra :
- de garder le contact personnalisé avec le client,
- de décharger le commercial sur des tâches sans valeur ajoutée,
- d’apporter de la visibilité en temps réel à l’organisateur (qui a reçu quoi et quand),
- d'éviter que l'invitation mail ne tombe dans les spams car elle sera personnalisée (entres autres).

Grâce aux rapports en ligne de Lyyti, l’organisateur pourra partager en temps réel les inscriptions de la base rattachée à chaque commercial. Et aux managers de leur donner un suivi en ligne des inscrits de leur équipe (et pourquoi pas les challenger, celui qui génère le plus d’inscrit pourra obtenir une prime exceptionnelle !).
Le jour J, le participant bénéficiera d’un accueil personnalisé, en présentant son QR code généré par la plateforme ou en donnant son nom à l’hôtesse celle-ci pourra en un clic le trouver sur l’application de check-in et l’accueillir personnellement.

Le commercial, pourra quant à lui suivre en temps réel l’arrivée de ses invités et venir ainsi les accueillir. À la fin de l’évènement, l’organisateur pourra envoyer aux présents un e-mail de remerciement toujours au nom du commercial rattaché et un questionnaire de satisfaction. Pour ceux qui ne sont pas venus (no-show), il pourra envoyer un message différent au nom du commercial rattaché avec un call To action (prise de rendez-vous ou demander à être rappelé).

Valorisation grâce à l'intégration des données dans les workflows marketing

La majorité des entreprises considèrent les évènements à part de leur stratégie marketing (off-line VS online). Souvent, les organisateurs expliquent qu’après l’évènement les données collectées ne sont pas exploitées car cela nécessite de faire des exports/ imports et ensuite d’utiliser des outils de marketing automation pour pouvoir intégrer cette donnée offline dans la stratégie online.

Pourtant, on mesure comme l’huile sur le feu le coût par clic d’une campagne sur les réseaux sociaux. On met en place des listes de nurturing pour réchauffer un lead mais notre participant on n’en fait souvent rien…
Effectivement c’est important de savoir que la personne a visité notre site web, cliqué sur l’onglet tarif, téléchargé un livre blanc mais imaginez l’importance de votre participant lorsqu’il se déplace à votre évènement !

Le message est extrêmement fort il ne faut donc pas perdre cette donnée. Lorsque l’entreprise a déjà mis en place un outil de marketing automation (hubspot, Pardot…) Lyyti pourra facilement intégrer ces outils afin de faire remonter automatiquement les données via les API. Ainsi les évènements seront au cœur de stratégie digitale de l’entreprise. Ce sera donc l’occasion de mettre en place un scoring dédié à l'événement :

Par exemple, le participant qui est venu à l’évènement on va lui mettre 200 points. En revanche celui qui était inscrit mais pas venue on va lui mettre 50 points… cumulés au scoring de votre site web, livre blanc, call … Vos commerciaux n’auront plus qu’à appeler les meilleurs prospects, sans perdre du temps sur ceux n'étant pas encore mature, et laisser le marketing automation réchauffer les autres !

 

Valorisation grâce à l’amélioration continue d’un évènement à l’autre

Plus de 2/3 des organisateurs utilisent des fichiers excel pour gérer leurs évènements. Il est donc difficile de repartir facilement de cette base pour chaque évènement (très chronophage) et surtout de faire une analyse globale de ses évènements en un clic. Quel event a marché cette année, lequel moins, quelle typologie plaît plus que d’autres … ? Quelle est la typologie de participants, quelle est la proactivité de notre base… ?

Autant d’interrogations auxquelles l’organisateur aimerait répondre mais par manque de temps il ne le fait pas ou sauf quand on lui demande mais de manière simplifiée et dans l’urgence… L’objectif de Lyyti est d’apporter un outil qui permet de pérenniser la gestion des évènements dans le temps.
Peu importe le nombre d’évènements et de participants que vous avez, l’objectif est de pouvoir copier-coller vos évènements et ainsi ne pas repartir d’une page blanche à chaque fois. Mais surtout de vous permettre de vous améliorer et d’analyser en un clic sur une période donnée vos activités événementielles et celle de vos participants !

Valorisation via la transparence et l'intégration

Si votre évènement est connecté à l'ensemble de votre entreprise, et que tous vos services peuvent avoir accès aux données événementielles, cela apportera de nombreux avantages pour tous.

Les avantages pour le commercial : il peut suivre l’activité des prospects / clients, et comprendre la valeur réelle du participant pour pouvoir mettre en place des actions cohérentes. Il y a une vraie connexion entre les services qui permettent de valoriser le travail de l'organisateur événementiel sur l'ensemble des actions faites pour chaque évènement.

Mais surtout en connectant la CRM de votre entreprise à Lyyti, vous pouvez calculer derrière le chiffre d'affaire généré et le ROI de vos évènements. Ce qui permet de prouver la vraie valeur du métier d'organisateur, car si avec notre événement vous arrivez à montrer que celui-ci a pu amener X contrats, il n’y a rien de plus gratifiant et valorisant que de pouvoir le prouver auprès de tous.

En plus des données économiques récoltées et analysées, votre événement ayant été une réussite, vous pouvez également envoyer des questionnaires de satisfaction et partager aussi ce résultat avec votre hiérarchie. Quoi de plus valorisant pour vous que de recevoir des feedbacks positifs sur l’organisation de votre événement ? L’organisateur est amené à rendre des comptes auprès de sa direction tous les jours, toutes les semaines… à travers des extractions excel et des emails qui prennent souvent du temps et sont sans valeur ajoutée.

Le problème d'un fichier excel : il n’est plus à jour dès qu’il est extrait. Et pourtant dans l’événementiel les données peuvent changer sans cesse. Et d’un point de vue RGPD lorsque la personne reçoit le reporting excel on ne sait pas ce qu’elle va en faire. L’enregistrer sur son ordinateur, le transférer… Enfin, tout comme les outils de marketing automation, qui concerne la partie marketing, la donnée doit être remontée manuellement dans le CRM par les commerciaux. On le sait bien, l’administratif les embête et ce n’est donc pas fait …

 

L’objectif de Lyyti est facilité la tâche de l’organisateur pour apporter un maximum de transparence à sa direction et de s’assurer grâce à l’intégration dans l’écosystème de l’entreprise de la remontée automatisée des informations sur le participant.

Dites adieux aux extractions excel, grâce aux rapports en ligne vous pourrez partager en temps réel le suivi des inscriptions.

Dites adieux aux exports et imports, la remontée des données peut se faire automatiquement via l’intégration avec nos API. Cela permettra de garder une trace du participant sur son activité événementielle et ainsi pouvoir mettre l’argent attribué à l'événement sur des participants qui le méritent et de pouvoir au fur et à mesure d'affiner notre liste de participants et de ramener des participants de qualité à son évènement in fine notre événement devient de plus pertinent pour l’entreprise, le travail de l’organisateur prend alors tout son sens.c’est ce qui fait notre mission : aider les entreprises à créer des évènements plus performants ? Nous le faisons grâce à notre plateforme qui transforme les événements en une partie intégrante du marketing et de la vente car nous sommes convaincues que la rencontre face à face est le moyen le plus puissant pour générer du changement, c’est aussi le plus cher et le moins mesuré.

Un outil digital tel que Lyyti vous permettra donc d'intégrer de manière totale votre événement à votre stratégie de développement commerciale.

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