Kundcase - Aktiva Event

Aktiva Event grundades år 2000 och beskriver sig själva som en medelstor eventbyrå med stora ambitioner. I början arrangerade de främst företagsresor, men efter 9/11 förändrades resebranschen och de började då fokusera på eventmarknadsföring och professionella möten.

Idag jobbar de inom alla tre områden och hjälper välkända företag som till exempel Addnode Group, Atlas Copco och St1 att skapa minnesvärda upplevelser.

Lyytis första kund i Sverige

För att kunna lägga allt fokus på sina kunder och skapa de bästa möjliga upplevelserna, behöver de minimera det administrativa arbetet så mycket som möjligt. De utvecklade därför deras egna eventplattform för att underlätta arbetet, men de insåg snart utmaningarna med att ha ett eget system. 

"Verktyget behövde hela tiden utvecklas, uppdateras och underhållas vilket gjorde det sårbart. Speciellt med tanke på att det endast var en person på bolaget som satt på kompetensen”, säger Tor Kjelstrup, kundansvarig projektledare på Aktiva Event.2012 valde därför Aktiva Event att gå över till Lyyti, och blev då även Lyytis första kund i Sverige.

“Att vi varit kunder i över 10 år tycker jag talar för sig själv. Vi är väldigt nöjda med Lyyti”, säger Tor. 

Event som verktyg för att bygga och stärka kundrelationer

Det var och är viktigt för Aktiva Event att ha ett verktyg som effektiviserar och automatiserar all administration och eventkommunikation. Detta för att kunna maximera deras resurser och hinna med alla sina projekt.

“Vi sliter ordentligt! Varje event kräver mycket tid och det är många delar som ska klaffa. Därför är det viktigt för oss att ha ett verktyg som stödjer oss i det arbetet, och med hjälp av Lyyti kan vi automatisera stora delar av eventprocessen”, säger Tor.

Tor har jobbat på Aktiva Event sedan 2011 och har lång erfarenhet inom både event och marknadsföring.

“Event är ett mycket kraftfullt och effektivt verktyg för att bygga och stärka relationer med både nya och befintliga kunder, och jag har därför alltid sett det som en viktig del i företags marknadsföringsstrategi”, säger Tor.

Aktiva Event tror starkt på det fysiska mötet mellan människor och att det är där man skapar bästa möjliga upplevelse, som involverar alla sinnen.

“Upplevelsedelen är otroligt viktig för både ett företags kunder och anställda. Det skapar både gemenskap och bidrar till individens utveckling”, menar Tor.

Trendspaning: Större fokus på intima och relationsbyggande event

Precis som många eventbyråer och företag inom eventbranschen, stod Aktiva Event inför betydande utmaningar under pandemin. De anammade onlinemöten i egen studio för att anpassa sig till situationen. Men de återvände ivrigt tillbaka till fysiska event så snart pandemin var över, då de såg en stor efterfrågan och längtan hos företag att ses live.

“Jag tycker att eventbranschen är tillbaka på någorlunda samma nivå som innan pandemin, men det har skett vissa förändringar. En del företag har hittat alternativa mötesmetoder såsom regionala mindre träffar (istället för ett stort möte där de samlar alla)och de digitala inslagen hänger fortfarande kvar i viss mån”, säger Tor. 

Tor menar att konsekvens av pandemin är att vi har vant oss vid mindre sammankomster.

“Jag skulle säga att flera företag prövar på mindre och mer intima event, med fokus på relationsbyggande.”

Kopieringsfunktionen sparar Aktiva Event många timmar

Aktiva Event arrangerar många kickoffer och resor för företag, både inom och utanför Sverige. Det rör sig om allt från mindre sällskap till stora grupper med uppemot 500 personer. Vid denna typen av event är det mycket som ska klaffa och stora mängder deltagardata som ska hanteras.

“Då vi har många återkommande kunder som åker på liknande resor varje år, är kopieringsfunktionen i Lyyti något som sparar oss väldigt mycket tid. Genom att kopiera upp ett gammalt event behöver vi endast uppdatera informationen och ändra lite i kommunikationen, för att sedan ha ett färdigt event som vi kan köra igång med direkt”, säger Tor.

Kopieringsfunktionen i Lyyti är ett populärt verktyg bland många av våra kunder, och gör att man sparar både tid och energi. Alla event lagras på ditt Lyyti-konto och det går därefter enkelt att kopiera upp vilket event du vill. Du väljer själv om du vill kopiera upp eventet rakt av eller endast vissa delar av det såsom meddelanden eller rapporter.

“Kopieringsfunktionen gör även att vi inte behöver skapa nya designer varje gång, utan kundens varumärkesanpassade layout hänger med. Något som sparar oss mycket tid, då vi jobbar med många olika kunder”, säger Tor.

Favoritfunktion i Lyyti: Onlinerapporterna

“Vi är väldigt hjälpta av onlinerapporterna, framförallt på resor där vi kan dela relevant information till den part som behöver den”, säger Tor. 

“Den är också bra när kunderna själva ska sköta kommunikationen, vilket de vill göra ibland. De kan komma åt onlinerapporterna som uppdateras i realtid och kunden kan enkelt se till exempel vilka som ännu inte anmält sig, och skicka ut en påminnelse till dessa."

Onlinerapporterna gör det även enkelt för Aktiva Event att hantera all persondata på ett GDPR-säkert sätt. Eftersom att rapporterna är online och du endast behöver dela en länk, kan du även välja hur länge rapporten ska vara tillgänglig och vilken information som ska finnas med. Till exempel kan cateringfirman få information om matpreferenser, medan busschauffören får reda på vilka som ska åka med på hens buss. Skulle informationen hamna i fel händer kan du enkelt stänga ner rapporten.

“En annan styrka Lyyti har är supporten, och den är viktig. Även jag som använt Lyyti i många år kontaktar supporten ibland för att jag fastnat i något, och den är bra”, säger Tor.

Vill du veta mer om vilka funktioner Lyyti erbjuder? Läs mer här om våra funktioner.

Lyyti - En viktig partner för Aktiva Event 

“Ni är och har varit oerhört viktiga för oss genom alla år. Det finns ingen annan som är i närheten av vad ni kan göra. Det är även oerhört prisvärt för det man får och ni utvecklas ständigt”, flikar Stefan Warell in med, VD på Aktiva Event.