"Eventet är vår leverans" – så driver Finsk-svenska handelskammaren fler event än någonsin med Lyyti
Finsk-svenska handelskammaren (FINSVE) genomför i snitt ett event per månad med ett team på bara tre personer och i år, under organisationens 90-årsjubileum, är kalkylen ännu tätare. Hemligheten är att ha rätt verktyg för att hantera allt från tvåspråkiga utskick till 2 500 mottagare, till att fånga upp vilka kontakter som håller på att tappa kontakten med organisationen.
Event är inte marknadsföring – det är produkten
FINSVE:s uppdrag är att skapa affärskontakter mellan finskt och svenskt näringsliv. Det gör de inte bara genom annonser eller rapporter, utan genom att samla rätt människor i samma rum.
– Event är avgörande för att skapa tillit och visa vad som finns, i Finland såväl som i Sverige. Det handlar om att knyta samman näringsliven och föra länderna närmre varandra.
Det säger Martin von Pfaler, kommunikationsansvarig på FINSVE sedan 1998.
Programmet spänner brett, från kultursamarbeten och exportforum till försvarsindustri, med event som samlar allt från 30 till 300 deltagare. Snittet ligger på 100–150 personer och formatet är nästan alltid lunch eller frukost. Det är ett medvetet val: minglet före och efter är lika viktigt som talarpunkterna.
– Mingeldelen är avgörande. Det är då kontakterna faktiskt knyts. Sitter alla tysta och lyssnar försvinner hela syftet, menar Emilia Lindh, eventkoordinator på FINSVE.
100% live - utan livestream
FINSVE livestreamar inte sina event. Det är en principfråga.
– Vårt primära syfte är att folk ska träffas, på plats. Vi vill inte att folk ska följa med halvdant från sitt kontor. Vi vill ha dem där så att de kan nätverka och skapa nya kontakter, säger Martin.
Det innebär att varje event måste vara professionellt genomfört med smidig registrering, rätt kommunikation och ett deltagarflöde som fungerar. Det är där Lyyti kommer in.
Lyyti: från administration till medlemsservice
FINSVE använder Lyyti för inbjudningar, registreringar, nyhetsbrev och löpande utvärderingar (EVS). Verktyget ersätter inte bara ett register, det ger teamet insikt i deltagarbasen på ett sätt som direkt stärker relationen med medlemmarna.
– Språkfiltreringen är jättebra. Vi kan direkt filtrera ut finska och svenska kontakter och anpassa kommunikationen. Och möjligheten att se vilka utskick som inte når fram, det hjälper oss att hålla registret aktuellt och ge bättre service till medlemmarna, säger Emilia.
Att skicka ut inbjudningar till 2 500 mottagare och se till att de faktiskt levereras var ett av de krav som styrde valet av plattform. När FINSVE jämförde Lyyti med konkurrenter 2024 var slutsatsen tydlig - Lyyti är bättre på alla punkter.
Nästa steg är att börja använda QR-incheckning och Lyytis deltagarapp som ger gästerna en samlad vy av kommande event, möjlighet att anmäla sig och ta emot påminnelser direkt i mobilen.
Resultatet: fler event, bättre uppföljning
Med Lyyti som grund kan ett litet eventteam köra ett högre tempo utan att tappa kvalitet i kommunikationen. Ju mer de lär sig om verktyget, desto smidigare går det.
– Det finns ingenting vi saknar just nu. Och ju mer man lär sig, desto smidigare går det efterhand.