Kundcase - Riksmötet

Varje år arrangerar föreningarna Ladies Circle (LC) och Round Table (RT) Riksmötet, föreningarnas årsmöte. Riksmötet 2023 pågick i fyra dagar med olika aktiviteter och avslutades med årsmöte och en stor galamiddag. LC och RT är två nätverksföreningar som fokuserar på vänskap, välgörenhet och kontaktskapande bland unga människor upp till 45 år. Det finns cirka 300 LC och RT-klubbar runt om i Sverige men även internationellt, med ett medlemsantal på 10-20 personer per klubb.

En av medlemmarna är Anna Nöjd som i år var med och arrangerade Riksmötet 2023, där hon ansvarade för bland annat marknadsföringen och kommunikationen. Anna har flera års erfarenhet från marknadsföring och driver till vardags den digitala marknadsföringsbyrån Digitrooper.

Lyyti var ett självklart val

Varje år deltar cirka 1 100 deltagare på Riksmötet, vilket innebär stora mängder data som ska samlas in och hanteras. Anna kom i kontakt med Lyyti första gången för cirka sju år sedan och hade redan innan Riksmötet använt Lyyti för mindre event.

“Jag hade positiv erfarenhet av Lyyti sedan tidigare och det var därför ett självklart val att använda verktyget för Riksmötet, för att bland annat spara tid och förenkla hela eventprocessen.”
- Anna Nöjd, Marknad- och kommunikationsansvarig för Riksmötet 2023.

“Allt har fungerat väldigt bra! Med allt från att bygga upp eventet, registreringen, deltagarhanteringen och kommunikationen. Det var också väldigt effektivt med mobilappen där vi snabbt och enkelt kunde skanna in alla när de kom, istället för att behöva göra detta manuellt som vi gjort tidigare år. På 2 timmar scannade vi in 75 % av alla deltagare", säger Anna.

Smidig deltagarhantering och automatisk väntelista förenklade eventprocessen

Riksmötet är mycket populärt bland medlemmarna och det är alltid högt tryck på biljetterna, vilket det var även i år. På mindre än fem minuter anmälde sig cirka 600 personer, och efter någon timme var alla biljetter slutsålda. De har därefter haft en väntelista på 300-400 personer. 

“Feedbacken vi fått från deltagarna är att registreringen varit supersmidig! Många är stressade över att säkra sin plats, speciellt med tanke på att vi släpper biljetterna under arbetstid. Det är därför extra viktigt att det går snabbt och enkelt att registrera sig.” 
- Anna Nöjd, Marknad- och kommunikationsansvarig för Riksmötet 2023.

“Vi har även haft stor nytta av den automatiska väntelistan, då vi haft högt tryck på väntelistan. Tidigare år har det behövts skötas manuellt, vilket krävt mycket tid och energi", säger även Anna.

Eventets popularitet har även skapat en andrahandsmarknad för biljetterna. Tack vare möjligheten i Lyyti att deltagaren själv kan redigera sin information, har arrangörerna inte behövt blandas in alls i det momentet.

“De som sålt sina biljetter har enkelt kunnat hantera försäljningen helt på egen hand, eftersom att de själva kunnat gå in och uppdatera informationen med köparens uppgifter. Om vi i projektgruppen hade behövt vara en mellanhand för informationen och behövt göra alla ändringar, hade vi suttit med det där i timmar", säger Anna.

Bild: Riksmötet 2023

Personlig kommunikation anpassad efter deltagarnas val och intressen

Deltagarna på Riksmötet väljer själva om de vill delta alla dagar eller endast på specifika aktiviteter och möten.

“Här hade vi stor nytta av anmälningsformuläret i Lyyti och kunde bygga upp det precis efter vårt behov. Det var sedan enkelt att hantera all data vi fick in, genom att använda filtreringen. Detta gjorde att vi även kunde dela upp alla deltagare i grupper på ett enkelt sätt, och förenklade även bordsplaceringen vilket gjorde att vi sparade mängder av tid.”
- Anna Nöjd, Marknad- och kommunikationsansvarig för Riksmötet 2023.

För att skapa bästa möjliga bordsplacering kom Annas arrangörskollegor, som ansvarade för banketten, på en kreativ lösning.

“Vi frågade deltagarna om de till exempel identifierade sig som en bokmal eller partyprisse, för att därefter göra bordsplaceringen utefter deras svar.”

Med hjälp av Lyyti kunde de även på ett enkelt och smidigt sätt skapa personlig kommunikation anpassad efter varje enskild individ.

“Vi kunde på ett enkelt och personligt sätt kommunicera med deltagarna och även se till att rätt deltagare fick rätt kommunikation, till exempel praktisk information som rörde en eller flera av de aktiviteterna de valt", säger Anna.

Ett event med mycket låg no-show

Eftersom det är några månader mellan biljettsläpp och själva eventet, finns det alltid en risk för att vissa får förhinder. För att minska antalet no-show pushar organisatörerna därför de anmälda till att sälja vidare sina biljetter, om de inte har möjlighet att delta.

“Veckorna innan eventet var det en hel del som sålde sina biljetter i vår Facebook-grupp. Vi var därför oroliga ett tag för att det skulle bli en del no-shows. Men då eventet är så pass populärt löstes det utan problem, och vi hade en no-show på endast 2 %."
- Anna Nöjd, Marknad- och kommunikationsansvarig för Riksmötet 2023.

Anna och hennes kollegor i projektgruppen har även varit mycket aktiva i olika kanaler, som till exempel Instagram och Facebook. Redan innan eventet byggde de upp hypen kring eventet genom att släppa sneakpeaks, arrangera tävlingar och introducera projektgruppen. Även under och efter eventet uppdaterade de aktivt och skapade en hashtagg för att engagera deltagarna även på sociala medier. Även detta kan vara något som hjälpt minska deras no-show.

EVS-resultatet visade att Riksmötet 2023 blev succé!

Syftet med eventet är att skapa årets höjdpunkt för alla medlemsklubbar - vilket de verkligen lyckades med i år.

“Av 1 171 deltagare svarade nästan hälften av deltagarna på EVS-enkäten som skickades ut efteråt. Vi fick mycket bra feedback och hela 91 i EVS-score, vilket vi är väldigt glada och nöjda med!”, säger Anna.
Att få in feedback på vad deltagarna tyckte om eventet, men framförallt om eventet var värt deras tid, anser vi på Lyyti vara nyckeln till att kunna skapa framgångsrika event. Men vi är också medvetna om hur svårt det kan vara att få deltagarna att svara på ens enkäter. Därför tog vi fram Experience Value Score (EVS) som blivit ett standardverktyg i branschen, för att mäta framgången och lönsamheten av ett event. För webbenkäter brukar den normala svarsfrekvensen ligga runt 10-15 %, och 20-30 % bedöms vara en mycket bra svarsfrekvens. Riksmötet använde EVS för att följa upp sitt event och svarsfrekvensen var hela 43 %.

“Vi fick även in mycket feedback om hur organisationen som helhet kan bli bättre, vilket också är mycket värdefullt för medlemsklubbarna.”

Annas favoritfunktioner i Lyyti

1. Verktyget för utskick
   “Verktyget för utskicken har varit väldigt smidig, och det har enkelt gått att anpassa layouten efter Riksmötets grafiska profil.”
   
   
2. Online-rapporterna
   “Något som har varit väldigt smidigt och bra är online-rapporten. Att kunna välja vilken information som ska visas för vilken/vilka personer har sparat oss timtal och det har dessutom känts skönt och säkert att full kontroll över all data, så att inte fel person får tillgång till personuppgifter.”
   
   
3. Anmälningsformuläret
   “Flexibiliteten i anmälningsformuläret har jag verkligen gillat! Det var även smidigt att det fanns förslag på vilka frågor som man kan ställa, då det hjälpte oss på vägen med anmälningsformuläret.” 

“Det har varit många funktioner som vi tidigare saknat och som inte funnits i de system vi tidigare använt, men som Lyyti kunde erbjuda!”
- Anna Nöjd, Marknad- och kommunikationsansvarig för Riksmötet 2023.

Vill du veta mer om vilka funktioner Lyyti erbjuder? Klicka här.