<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1029501197232858&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Event Success Management – En ny era inom event management

Event Success Management

Planera ett event. Genomföra eventet. Följa upp eventet. Planera ett nytt event. Genomföra eventet. Följa upp eventet.

Låter det bekant? Traditionell eventplanering blir lätt ett ekorrhjul där man bara springer runt, runt utan att egentligen komma någonstans. Man uppnår målet för det enskilda eventet men inte mycket mer.

Organisationer som jobbar så här tvingas hantera samma problem gång på gång och förlorar både tid, resurser och möjligheter. Men när man väl har insett metodens begränsningar har man också tagit första steget mot en förändring.

Det vi tänker säga nu kan låta tufft, men vi tror verkligen att det är sant. Vi anser att event management-processen, så som den ser ut idag, har spelat ut sin roll. Den hör inte hemma i dagens värld, och vi ser hur alltfler letar efter något bättre. Event Success Management är en metod som kopplar samman alla event inom en organisation, oavsett hur olika de är. Den handlar om ständig förbättring och innebär en revolution för eventbranschen.

Det här betyder inte att det praktiska arbetet behöver förändras särskilt mycket. Till stor del är jobbet detsamma – du ska fortfarande marknadsföra eventet, planera det och genomföra det. Skillnaden är att du får ett annat mindset.

”Vi anser att event management-processen, så som den ser ut idag, har spelat ut sin roll.”

Istället för att varje event hanteras som ett fristående projekt tar du ett helhetsgrepp om alla event i organisationen. På så sätt kan du mäta och dra lärdom av varje event och se till att nästa blir ännu bättre.

Systematiska förbättringsprocesser är en självklarhet inom många andra områden, allt från industriproduktion till Formel 1, och nu finns det äntligen en metod för att tillämpa samma logik på eventplanering. Organisationer som tar till sig den kommer att vara de stora vinnarna framöver.

Under pandemin har digitaliseringen gått i expressfart och vi har vant oss vid virtuella möten. Det har också gjort att fler har fått ansvaret att ordna event. Även om det fortfarande finns behov av specialister, förväntas personer inom allt från HR till marknadsföring organisera event idag.

Företag som håller fast vid den gamla modellen där varje event betraktas som en engångshändelse kommer att hamna på efterkälken, det råder ingen tvekan om det. Lösningen stavas Event Success Management och går ut på att alla inom organisationen delar kunskap med varandra och hittar bättre vägar tillsammans för att få enhetliga resultat.

De fem hörnstenarna inom Event Success Management

Enkelt uttryckt är Event Success Management en praktisk och effektiv metod som säkerställer att varje event blir snäppet bättre än det förra. Den bygger på ett agilt och cirkulärt arbetssätt. Genom att hela tiden ta med sig kunskaper och erfarenheter låter man det ena eventet påverka nästa i en kontinuerlig förbättringscykel.

Det finns fem stora skillnader mellan traditionell event management och Event Success Management. Event Success Management kännetecknas av att:

  • Alla event är jämförbara
  • Fokus ligger på deltagarnas upplevelse
  • Eventprocessen förbättras kontinuerligt
  • Alla event omfattas – både digitala, fysiska och hybrid
  • Man skapar ett Event Success-team

Event Success Management  (1)

Event Success Management sätter deltagaren i fokus

Deltagarnas tid är den största kostnaden och den dyrbaraste resursen som förbrukas vid ett event. Den insikten gör att man får ett annat perspektiv. Plötsligt handlar det inte bara om att få det praktiska på plats eller att nå målen för eventet. Det handlar också om att deltagarna ska få en riktigt bra upplevelse.

Med bra upplevelse syftar vi inte på en lyxig gratisfika, utan på att deltagarna ska känna att de har använt sin tid på ett meningsfullt sätt. För att uppnå det måste man hela tiden förbättra sig så att varje event blir strået vassare än det förra.

”Det handlar inte bara om att få det praktiska på plats eller att nå målen för eventet. Det handlar också om att deltagarna ska få en riktigt bra upplevelse.”

Event Success Management innebär att du förändrar hela ditt sätt att se på event. Det är inte en snabblösning som ger resultat idag, men det är inte heller en trög metod som betalar sig först långt in i framtiden. Det är en ny inställning och ett nytt mindset som påverkar resultaten både på kort, medellång och lång sikt.

Eventvärlden förändras och du har chansen att ligga i framkant genom att börja med den här metoden redan nu, medan den håller på att bli en ny standard.

Vilket mervärde ger Event Success Management?

Oavsett typ av event eller målsättningar så finns det en gemensam nämnare för alla lyckade arrangemang: Ju nöjdare deltagare, desto bättre resultat.

Den som känner att eventet var givande är mycket mer benägen att engagera sig och bidra till att målen uppnås, oavsett om det är interna mål eller försäljningsmål.

När du har ett enhetligt och kvantifierbart sätt att mäta responsen på dina event kan du också jämföra dem med varandra. Du får veta både vad som fungerade och vad som inte fungerade. Det är här du har nytta av Experience Value Score.

En annan fördel som man kanske inte genast tänker på är att organisationskulturen förändras. Eventen organiseras inte längre i separata silos utan ingår i en och samma förbättringsprocess. När alla som ordnar event får ta del av värdefulla lärdomar blir de också motiverade att hitta nya sätt att lyfta resultaten ännu mer.

Många små förändringar gör stor skillnad i slutändan. Albert Einstein lär ha sagt att ränta på ränta-effekten är världens åttonde underverk. Om man för över den principen på eventplanering så förstår man att det finns en enorm potential att ta vara på.

Vad händer om vi håller fast vid traditionell event management?

Vi säger inte att du aldrig kommer att fixa lyckade event. Men svagheten i det gamla systemet ligger i att framgången blir en engångshändelse som inte tillvaratas när ni sedan ordnar nästa event.

Nya saker kan kännas skrämmande. Vi förstår att det är svårt att lämna invanda arbetssätt och system som utåt sett tycks fungera bra, men ibland måste man våga testa nya idéer. Eventbranschen har skakats om ordentligt, och det har öppnat möjligheter för de organisationer som är redo att dra nytta av situationen.

Enkelt uttryckt finns det fem konkreta skäl till att börja med Event Success Management nu:

1. Genom att kopiera och optimera dina framgångar skapar du bättre eventupplevelser för dina deltagare och du får bättre affärsresultat.

2. När du hela tiden arbetar på att bli bättre börjar du leverera event som tål att mätas och granskas.

3. När du utvecklar bästa praxis för din organisation lär du dig vad som fungerar bäst för er målgrupp.

4. När teamen delar lärdomar med varandra slipper ni upprepa tidigare misstag, och bra idéer får snabbt genomslag.

5. Genom att ni river era kunskapssilos slipper ni riskera att en anställd tar med sig all kunskap när hen slutar.

Hämta stöd hos andra – gå med i vårt community!

Vi har skapat en global community, Event Success Community, där du kan dela insikter och bästa praxis med andra. Syftet är att skapa samhörighet och revolutionera eventbranschen. Event Success-communityn är öppen för alla som brinner för att skapa större värde för sina deltagare, och därmed för alla intressenter i eventbranschen.

Låt nästa event bli början på något nytt.

Book a demo