Minska no-show på dina Event!

No-shows är varje eventarrangörs värsta mardröm, eftersom syftet med varje event är att få så många deltagare som möjligt. No-show innebär en person som registrerat sig på ett event, men som av någon anledning inte dyker upp och inte heller meddelar arrangören detta.

Att organisera, genomföra och följa upp ett event kräver ofta både tid och pengar. Till exempel så ska eventet marknadsföras, lokal ska fixas, kommunikation ska skapas och skickas ut, eventuellt behövs både mat och dryck och det behöver finnas personer på plats på eventet. Och detta anpassas såklart efter antalet deltagare som anmält sig. Det är därför tråkigt när antalet no-show blir alltför högt, eftersom både tid och pengar då går till spillo.

Vad kan du som eventarrangör göra för att minska no-shows? Och hur kan du istället dra nytta av dem som faktiskt inte dök upp?

Planera eventkommunikationen noggrant

Eventet närmar sig och deltagarlistan ser lovande ut. Du har lyckats locka deltagare från din målgrupp, och antalet anmälda har överträffat dina förväntningar. Men du står nu inför en av de största utmaningarna: hur ska du se till att deltagarna dyker upp?

Kommunikation är ett av dina viktigaste verktyg. Skicka personlig och riktad kommunikation veckorna innan eventet för att därefter öka frekvensen av meddelanden, när eventet börjar närmar sig. Påminnelser som Vi ses nästa vecka på eventet, Eventet närmar sig och Vi ses om en halvtimme är effektiva för öka deltagarnas engagemang.

Här är tips på innehåll i din kommunikation:

Skicka bilder och små förhandsvisningar på eventets innehåll - för att bygga förväntningar hos deltagarna.
Inkludera videohälsningar från eventets talare eller arrangörer, där de personligen tackar de registrerade och välkomnar dem till eventet.
Lyft fram möjligheterna för nätverkande genom att dela med dig av vilka andra företag som kommer delta.
Bygg upp förväntningarna genom att lyfta storleken eller exklusiviteten av eventet.

Låt hållbarhet stå i fokus

Hållbarhet är ett måste inom varje bransch i dagens företagsvärld, och event är inget undantag. Företag förväntas vidta ansvarsfulla åtgärder när de organiserar event.

Du behöver tänka på att använda hållbara resealternativ, miljövänliga produkter och servera ansvarsfullt producerad mat.

En aspekt som dock ofta får mindre uppmärksamhet är: Vad händer om en registrerad person som har anmält sig till evenemanget inte dyker upp? I slutändan matchas lokalens storlek och mängden mat och dryck efter antalet deltagare.

Om det är deltagare som inte dyker upp, kan detta bland annat innebära onödigt matsvinn och att lokalen blir onödigt stor. Det kan därför vara bra att trycka på just hållbarhetsaspekter, för att minska er no-show. Be era deltagare agera ansvarsfullt och avboka sin plats, om de inte har möjlighet att delta. Många företag tar även ut en avgift för deltagare som inte dyker upp.

Gör avbokningen enkel

Även fast det är tråkigt med avbokningar är det fortfarande viktigt att avbokningen är enkel, ifall deltagaren får förhinder. Det gynnar er mer att få reda på att en deltagare inte kan delta, än att ni råkar ut för en no-show under eventet.

De flesta eventsystemen erbjuder smidig hantering av bokningen, såsom att göra ändringar i anmälan eller avboka sin plats. Genom att lägga till en länk till avbokningen i varje utskick du skickar ut, gör du det enkelt för deltagaren att meddela om de inte kan delta. Ett tips är dock att inte lägga länken för högt upp i mejlet! Du ska inte uppmana till att avanmäla sig - bara göra det enkelt om de skulle få förhinder.

No-shows är inte hela världen

Ibland dyker situationer upp som gör att deltagaren inte kan delta, hur intresserad hen än är. Orsaken kan vara en plötslig sjukdom eller en annan anledning som deltagaren inte kan påverka. Men var inte ledsen för det! Personen har trots allt visat intresse för ditt event och varumärke.

Ta fram en kommunikation- och handlingsplan för de som inte hade möjlighet att delta, så att ni inte går miste om intressanta leads. Ring upp, skicka ut inspelning eller material från eventet och bjud in till kommande event som kan vara intressant för personen. Det hjälper er att skapa en relation till personen och öka varumärkeskännedomen.

Du kan också föreslå ett möte där deltagaren personligen kan diskutera ämnet för eventet - en metod som är effektivare än du tror.

Det kan även vara smart att skicka ut bilder eller videor från eventet, för att skapa känslan av att de inte vill missa ditt nästa event. Du kan även göra samma sak med guider eller rapporter som ni tagit fram. Hitta content som matchar temat på ditt event och uppmana din målgrupp att anmäla sig, för att efter eventet få ta del av materialet.

Avslutningsvis

No-shows är en tråkig del av eventarrangörens liv. Men det viktigaste är att se till att den är så låg som möjligt. Ta även vara på dina no-shows och hitta en egen strategi, för att engagera och fortsätta dialogen med dem som inte dök upp.

Här är några enkla tips för att minska antalet no-shows:

Påminn, påminn och påminn igen - väl genomtänkt kommunikation minskar no-shows.
Betona deltagarens ansvar och förklara konsekvensen av no-shows, till exempel som att det leder till matsvinn eller att personer på väntelistan inte får möjlighet att delta.
Underlätta avbokningen, så att du får in informationen i tid och kan planera eventet efter rätt antal deltagare.
Skapa en marknadsföringsstrategi efter eventet för de som inte dök upp.
Bygg upp känslan av FOMO (Fear of Missing Out) genom att dela bilder och videos från eventet - då vill de definitivt inte missa ditt nästa event!

Ta hjälp av vår steg-för-steg-mall för att skapa bättre Kommunikation som hjälper dig minska antalet no-shows!