Att leverera ett event kan vara som att springa ett maraton – när du korsar mållinjen är du helt slut, både fysiskt och mentalt. Det sista du vill göra när du står där och flåsar är att tänka på nästa steg. Och du har absolut ingen lust att sätta dig ner och utvärdera eventet.
Vad skulle hända om du släppte det här maratontänket och började se eventplanering som en cirkulär process istället?
När man utgår ifrån eventlivscykeln leder det ena eventet vidare till det andra, och man tar hela tiden med sig erfarenheter som gör att man kan finjustera sina processer. Då blir det också självklart att hålla retrospektiv, korta möten där man utvärderar och analyserar sina event.
Ett väl genomfört retrospektiv (eller retro) hjälper dig att se vad som gick bra och vad ni vill ta med er till framtida event, samtidigt som du identifierar problem som behöver hanteras annorlunda nästa gång. Det är en chans att både glädjas över det som funkade och fokusera på hur ni kan bli ännu bättre.
Faktum är att retrospektivet är en så viktig del av processen att man inte kan säga att man är i mål förrän man har hållit det. Det räcker att titta på Event Success Management-metoden för att förstå hur viktigt det är.
Hur håller man ett bra retrospektiv? Vi kommer att gå igenom bästa sättet att utvärdera ett evenemang, och vi har också fixat en färdig mall som du kan ladda ner för att komma igång.
Besegra din rädsla för feedback och utvärdering
Vi kan börja med att slå fast en sak: Det finns ingen som lyckas perfekt varje gång. I så fall hade det inte behövts några förbättringsprocesser. Så varför drar vi oss så för att hålla utvärderingsmöten och analysera event? Det finns två vanliga hinder:
- rädsla för negativ feedback
- rädsla för kritiska kollegor
Hemligheten med ett lyckat retrospektiv är att skapa en positiv atmosfär där alla känner sig trygga och bekväma. Du och dina kollegor måste känna att ni kan ge konstruktiv feedback och ta emot de andras synpunkter ärligt och öppet. Lyckas man inte med det är ingen mening att göra en retro.
”Så länge man inte mäter eventen eller håller retrospektiv kan man fortsätta att blunda för att det inte alltid blir så lyckat.”
Aleksi Kaunisto, strategi- och FP&A-ansvarig, Lyyti
Om du tar tjuren vid hornen och börjar hålla utvärderingsmöten efter varje event kommer du snart att märka vilken skillnad det gör och börja gilla det. Du kommer garanterat inte vilja vara utan dem igen.
Tänk också på att det inte bara handlar om att ni ska bli bättre, ni ska också fira det som redan är bra. Alla växer av erkännande och bekräftelse.
Att följa upp dina event sparar tid och ger bättre data
Något av det bästa med att lägga upp utvärderingen på det här sättet – förutom att du får massor av användbar feedback förstås – är att du sparar rejält med tid.
Tro det eller ej, men 30 minuter är allt som behövs för ett retro. Så tidsbrist är alltså ingen bra ursäkt. Har du lagt ner tiotals timmar på att organisera och genomföra eventet kan du alltid frigöra en halvtimme till.
Tänk efter hur du jobbar med uppföljning av event idag. De flesta skapar en särskild enkät för varje event, sedan skickar man ut den och därefter sammanställer man varje svar manuellt. Det är enormt tidskrävande.
Tänk dig sedan att du använder Lyyti för att skicka ut en automatiserad Experience Value Score (EVS)-enkät istället. Då får du all feedback du behöver med hjälp av en standardenkät, och sammanställningen sker helt automatiskt.
Svarsfrekvensen för vanliga eventenkäter brukar ligga på cirka 10%, men EVS-enkäten når ofta upp till 35–40%. Det betyder att du får mer komplett data. Och tiden du sparar räcker lätt till ett 30-minuters retro!
Testa att skapa en eventrapport för ett retrospektiv
Allt det här kan såklart kännas lite stort och omvälvande eftersom det skiljer sig mycket från hur man jobbar i branschen idag. Men tänk inte att du ska göra allt på en gång. Börja med att sätta upp ett litet mål och fortsätt sedan därifrån.
”Vi utmanar alla att organisera ett retro efter de närmaste fem eventen – efter fem retros förstår man hur viktigt det är.”
Aleksi Kaunisto, strategi- och FP&A-ansvarig, Lyyti
Ha ett tydligt mål med utvärderingen av era event
Nu ska vi se närmare på hur man genomför ett retrospektiv och använder tiden på bästa sätt. Första steget är alltid att definiera tydliga punkter för mötet:
- Vad har ni för mål?
- Vad använder ni som benchmark?
- Vad gick bra?
- Vad kunde ha gått bättre?
- Vilka idéer vill ni testa nästa gång?
Tanken är inte att ni ska göra om er eventprocess från grunden varje gång. Det har ni inte tid med, och risken är att ni tar er vatten över huvudet. Identifiera istället små förändringar som gör att ni blir lite bättre för varje gång. Snart får ni en slags ränta på ränta-effekt. Det är ett koncept som har visat sig fungera inom många områden.
”Principen bygger på tanken att man bryter ner alla moment som ingår i att cykla ett tävlingslopp, och sedan förbättrar man varje moment med 1 procent. Alla små vinster ger en rejäl förbättring när de plussas ihop.”
Dave Brailsford, coach för Storbritanniens olympiska cykelteam
Vilken info ska du samla in till din eventretro?
Det varierar från gång till gång eftersom alla event är olika. Tyvärr finns det ingen färdig checklista där du kan kolla att du har tänkt på allt.
Efter ett digitalt event är det till exempel viktigt att få veta om någon hade problem med att logga in.
Om det var ditt första hybridevent behöver du ta reda på om distansdeltagarna fick samma upplevelse som deltagarna på plats. Fick de se och höra allt de förväntade sig?
Vid ett fysiskt event är det viktigt att ta reda på om det uppstod några tekniska problem på eventplatsen som du bör känna till.
Allt detta påverkas också av ytterligare faktorer, som antalet deltagare, typ av publik och typ av aktiviteter.
Steg för ett lyckat retrospektiv
Du kommer säkert att vilja anpassa processen efter era specifika behov, men de här punkterna tycker vi alltid bör ingå:
- Skriv in retrospektivet i kalendern redan när ni planerar för eventet. Vänta inte till efteråt.
- Håll retrot 3–4 dagar efter eventet. Då har ni hunnit få perspektiv, men ni har inte börjat glömma saker än.
- Ett retro ska aldrig ta mer än 15–30 minuter, det räcker.
- Bjud in kärnteamet, de som har varit mest involverade i eventet. Du kan också bjuda in externa personer, till och med föreläsare, men försök att begränsa det till max 6 personer.
Dessutom har vi ett riktigt kanontips om du vill få med eventdeltagarna i feedbackprocessen.
När du inleder eventet kan du säga: ”Vi är tacksamma för feedbacken vi fick efter förra eventet, och den här gången har vi ändrat på ...”. Då märker deltagarna att deras feedback gör skillnad.
När du sedan avslutar eventet kan du följa upp det och säga: ”Vi är tacksamma för er feedback, vi behöver den för att skapa bättre event framöver. Och vi skulle bli jätteglada om ni ville skriva lite kommentarer i enkäten också, så att vi förstår vad som ligger bakom den där smileyn.”
Ladda ner vår retromall för att börja utvärdera dina event
Är du osäker på hur du ska komma igång? Då kan du ladda ner vår retromall och ta hjälp av den. Det är alltid lättare om man har ett färdigt exempel att utgå ifrån.
Du vill säkert anpassa den lite grann, men kom ihåg att ett retrospektiv ska vara enkelt och fokuserat. Det är nyckeln till framgång.
Glöm inte heller att retrospektivet handlar om att utbyta tankar och lära sig av varandra. Om alla på företaget håller retros kan ni lyfta varandra och leverera ännu starkare event. Det är guld värt både för dig och ditt företag, och viktigast av allt: för era eventdeltagare.
