Les méthodes de développement agile se sont répandues dans plusieurs industries depuis quelques années déjà, mais n'ont étrangement pas encore atteint le secteur événementiel. C'est là qu'intervient l'Event Success Management. Ce concept combine des méthodes agiles de développement de plateformes digitales avec les procédés de gestion événementielle traditionnelle. Cette méthodologie étant nouvelle, sa terminologie n'est sûrement pas encore familière pour tout le monde. C'est pourquoi nous souhaitons vous présenter les 15 mots les plus importants à connaître pour comprendre l'Event Success Management.
1. Event Success Management
- L'Event Success Management est une méthode qui aide les organisateurs d'événement à développer et améliorer systématiquement l'expérience des participants à leurs événements et à atteindre leurs objectifs.
- Tout est basé sur l'idée que tous les événements sont comparables grâce aux participants et à leur expérience.
- L'amélioration continue a lieue grâce à des processus qui suivent une approche agile.
2. Event Success Manager
- Une personne dans une entreprise qui organise des événements et qui est responsable de gérer le succès des événements.
- L'importance de son travail n'est pas la particularité de chaque événement mais la gestion de la "big picture", de la vision plus large.
- Un.e Event Success Manager est passionné.e par l'amélioration continue de l'expérience des participants et de fait des événements en eux-même.
- Cette personne peut aussi organiser des événements internes et externes, pas seulement des événements à large échelle.
3. Gestion traditionnelle d'événements
- Croire que tous les événements sont uniques.
- Se concentrer uniquement sur les événements à large échelle et complexes.
- Dans la gestion traditionnelle d'événement, il n'y a pas de procédé systématique pour l'amélioration d'événements.
4. Evénement
- l'Event Success Management définit un événement de manière plus large que la gestion traditionnelle des événements.
- Un événement peut avoir plusieurs formes et différentes tailles : interne, externe, en présentiel, virtuel, hybride...
5. Le Cycle des événements
- Selon l'Event Success Management, un événement consiste en 5 phases différentes qui, ensemble, forme Le Cycle d'un événement.
- Les phases sont les suivantes : 1. Planifier, 2. Organiser, 3. Mesurer, 4. Analyser, et 5. Partager.
- La gestion traditionnelle d'événements se concentre surtout sur la phase 2 (Organiser), ce qui signifie que l'accent est principalement mis sur les spécificités et les aspects pratiques de l'événement plutôt que sur un apprentissage systématique et continue.
- En répétant indéfiniment toutes les phases du Cycle d'un événement, vous ferez un petit pas dans la bonne direction et créerez de grands changements sur le long terme.
6. Etapes de l'événement
- Pré-événement : tout ce que vous faites avant l'événement : planification, définition des cibles, invitations, communication etc.
- Pendant l'événement : tout ce qui se passe pendant l'événement.
- Post-événement : tout ce que vous faites après l'événement : rassembler les retours, faire des sessions de rétrospective, mesurer et partager les résultats etc.
- Comme l'expérience participant commence au premier point de contact et continue pour un temps indéfini après que l'événement soit terminé, l'Event Success Management se veut impactant à toutes les étapes du cycle de vie de l'événement.
7. Développement agile
- L'Event Success Management s'appuie sur l'approche agile qui a été prouvée efficace dans le développement de plateforme digitale. Cette méthode agile s'assure que vous puissiez développer en permanence vos événements et atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés.
- En règle générale, le développement agile aide les équipes d'ingénierie à fournir de la valeur à leurs clients plus rapidement et avec moins de problèmes. Respectivement, il rend la tâche d'organisateur d'événement plus facile pour créer de meilleurs événements et améliorer l'expérience des participants.
8. Rétrospective
- On peut utiliser le terme Rétro ou Rétrospective.
- C'est une réunion organisée après chaque événement. s a meeting you organise after every event. Elle peut s'avérer inutile après un événement compliqué mais c'est LE moment qui va définir ce que vous avez appris et comment vous allez vous améliorer pour l'événement suivant.
- Pendant la réunion, vous discutez de ce qui s'est bien passé, ce qui n'a pas fonctionné, et ce que vous feriez différemment.
- Il est essentiel de comparer les résultats de l'événement avec les objectifs pré-définis dudit événement.
- Toute les parties prenantes devraient participer à cette réunion.
9. EVS
- Experience Value Score.
- La nouvelle métrique pour mesurer vos événements et savoir s'ils plaisent à vos participants.
- L'Event Success Management est basé sur l'idée que tous les événements sont comparables à travers l'expérience du participants. L'EVS est un outil qui permet de mesurer cette expérience.
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Après chaque événement, Lyyti envoie automatiquement un email à tous vos participants avec la phrase " Cet événement valait le temps que je lui ai accordé". Les participants doivent ensuite choisir entre cinq options pour répondre: Tout à fait d'accord; D'accord; Neutre; Pas d'accord; Pas du tout d'accord.
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Le score EVS se situe entre 0 et 100.
10. L'Expérience du Participant
- Une experience subjective de chaque participant et de la valeur qu'il/elle donne à votre événement.
- L'Event Success Management se concentre sur l'amélioration de l'expérience du participant.
- L'EVS mesure cette expérience à travers la phrase "Cette événement valait le temps que je lui ai accordé."
- Une meilleure expérience participant entraîne de meilleurs résultats commerciaux.
11. Succès
- Le Succès dans ce contexte c'est atteindre les objectifs fixés pour l'événement.
- Dans l'Event Success Management, le succès pointe toujours vers les participants et leur expérience.
12. Plateforme d'Event Success
- Une plateforme qui vous aide à atteindre le succès de vos événements.
- Ce n'est pas juste un outil d'organisation d'événements unique : une plateforme d'Event Success a pour objectif d'aider les entreprises à développer leurs événements.
13. Event Success Team
- Une équipe qui travaille avec les événements en implémentant la méthodologie d'Event Success Management.
- L'équipe peut être composée d'Event Success Managers, ainsi que d'autres experts de l'industrie.
- L'équipe est orientée vers ses objectifs et se concentre sur l'amélioration constante de l'expérience participant.
- L'EVS est la mesure la plus analysée.
- L'équipe voit les événements comme un ensemble et gère l'Event Success systématiquement.
14. Event Success Community
- Une communauté Facebook qui rassemble des personnes qui veulent changer l'industrie événementielle et développer des événements selon la méthodologie de l'Event Success.
15. Impact
- Les événements sont un bon moyen de créer un impact fort pour votre marque.
- L'Event Success Management aide les organisateurs d'événements à maximiser cet impact.
- Un impact est un concept abstrait basé sur l'expérience subjective de chaque participant, que l'on mesure grâce à l'EVS.
- Nous croyons qu'il est plus facile d'atteindre ses objectifs événementiels en créant un impact large et positif.
A vous de jouer ! Chez Lyyti, nous menons de front le changement de l'industrie événementielle vers l'Event Success Management et nous voulons vous guider à faire de même.