Berättelsen om Lyyti

Hur började det hela?

Citat

               Lyyti fick sin början år 2006, då jag arbetade som marknadsföringschef på ett konferens- och rekreationscenter i Åbolands skärgård. Vi hade precis börjat med digital marknadsföring och nya kommunikationsverktyg. Vi erbjöd vår primära målgrupp, dvs företag och andra grupper, olika resepaket, mötespaket, boende och nöjesaktiviteter. När vi bokade en grupp, var praxisen den att försäljningsavdelningen hanterade gruppbokningen via en kontaktperson. Kontaktpersonen försåg oss med deltagarinformationen genom den kanal som hon eller han ansåg vara lämpligast.

2000 anmälningar på en dag - två veckors slit

I december 2006 började vi producera våra egna endagsevenemang, vilket betydde att vi även började hantera individuella anmälningar själva. Det första eventet var både en succé och en katastrof. Jag sände ut e-postinbjudan till hela vår kontaktlista och begärde anmälningar via e-post. Jag fick ca 2000 svar, största delen innehöll anmälningar till eventet!

Jag var helt överrumplad. Det var klart att jag måste svara på vartenda ett meddelande, men var ska man börja med en sån mängd? Exceltabellen var min enda lösning. Jag satte igång med att kopiera och klistra in namn, telefonnummer, e-postadress, matallergier, transportbehov och så vidare.

Jag bokade de 50 första anmälningarna och skickade deras bokningsbekräftelser. Jag bad om tilläggsinformation där något saknades. Jag delade mer information om evenemanget. Sen meddelade jag resten om att evenemanget redan var fullbokat. Allt detta via e-post! Under den första dagen klarade jag av ca 200 meddelanden, vid sidan om mina andra arbetsuppgifter. På ett par dagar skulle det vara klart om jag rappade på lite, trodde jag. Men nästa morgon hade jag ca 1000 nya meddelanden i min inkorg. De avsändare som jag inte hunnit kontakta än, skrev och undrade om de fått en plats i evenemanget eller ej! Slutligen tog det mig hela två veckor (och en extrahjälp från en personaluthyrningsfirma…) att arbeta mig igenom hela korrespondensen från detta endagsevenemang.

Det måste finnas en bättre lösning!

Jag kände mig lite fånig- så här kan väl inte professionella eventarrangörer hålla på? Självklart måste det ju finnas en lätthanterlig programvara som tar hand om anmälningar, deltagarinformation, bekräftelser och eventkommunikation! Till min överraskning kunde jag inte hitta en enda produkt som motsvarade vårt behov. De system som fanns på marknaden var antingen för ensidiga för oss eller så var de alltför dyra, tusentals euro per evenemang. Det var lite väl mycket för att organisera en busslast deltagare.

Är det bara vi som har det här problemet?

Jag kunde inte släppa tanken. Vi kan väl inte vara de enda som ordnar evenemang nu och då och får brottas med excelfiler och e-post, med deltagardata strödda lite här och där? Vi gjorde en online-enkät som delades med eventarrangörer, sekreterare och assistenter. De ca 3000 enkätsvaren avslöjade en häpnadsväckande sanning: 95% av finska företag ordnar och hanterar sina evenemang endast med hjälp av e-post och tabellprogram.

Detta fick mig att begrunda mängden arbetstimmar som folk måste lägga ner på att kopiera och klistra. För att inte tala om alla miljoner som slösats bort på event med dåligt resultat: No-show på grund av bristande eventkommunikation, ingen kanal för vidarekoppling av potentiella kunder till försäljningsavdelningen- något måste ju göras åt detta.

Vi byggde Lyyti för att fylla vårt eget behov -  att vi fick kunder var en trevlig överraskning

Vi gjorde således upp en plan för en programvara som skulle vara:

- enkel att använda

- webbaserad

- öppen 24/7

- förmånlig

- effektiv

- anpassningsbar

Namnet Lyyti är ett finskt flicknamn som figurerar i ordspråket “Lyyti kirjoittaa”, dvs “Lyyti skriver”. Det betyder ungefär att situationen löser sig, för att saker och ting börjar fungera som de skall. Läs förklaringen bakom ordspråket här!

Så jag började med att lösa mina egna problem, men märkte fort att andra i samma position hade liknande bekymmer. I början trodde jag att Lyyti kanske kunde intressera andra små företag, eftersom större koncerner brukar ha egna skräddarsydda system. Där hade jag fel… Bland våra första klienter fanns t.ex. Befolkningsregistercentralen i Finland. Vi fick veta att stora korporationer minsann hade egna skräddarsydda system, men att de utnyttjades främst i de för företagsverksamheten mest centrala funktionerna. Stödjande verksamhet, t.ex. evenemang, hanterades av någon som råkade ha tid för dem, och arbetsmetoderna var lika oraffinerade och e-postbaserade som våra.

Våra underbara kunder

Lyyti har idag kommit långt ifrån pilotversionen som lanserades 2007. 90% av produktutvecklingsidéerna kommer från aktiva användare, som dagligen hittar på nya sätt att utnyttja Lyyti. Våra kunder ger förbättringsförslag och ställer önskemål, och tack vare dem är Lyyti ett användarvänligt system både nu och framöver. Det är viktigt för oss att alla ska kunna få ut samma nytta av Lyyti. Ett komplicerat användargränssnitt får inte vara ett förhinder.

Vad har man Lyyti till?

Lyytis rötter finns i resebranschen, men idag kommer våra klienter från alla fält. Lyyti kan anpassas för olika uppgifter och projekt i all oändlighet. En av våra kunder kan ordna alla sina interna möten och utbildningstillfällen med hjälp av Lyyti, medan en annan anordnar frukostseminarier som är öppna för allmänheten. En tredje arrangerar en mässa för tusentals deltagare, där Lyyti har hand om både anmälningar, biljettförsäljning och biljettavläsning. Med Lyyti kan man faktist göra nästan vad som helst! Bevisligen också sälja stekpannor.

Petri Hollmén

Petri Hollmén, grundare och VD, Lyyti Oy

 

Vad är det för folk som jobbar på Lyyti? Ta en titt!

Tusentals nöjda Lyyti-användare världen över - bli en av dem!

Boka en pratstund eller demo med en av våra experter, det är det bästa sättet att få reda på hur Lyyti passar in i just din vardag. Det kostar inget och förbinder dig inte heller till något. Vi ser fram emot ditt meddelande!